3 Yếu tố chính khi xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp

Hiện nay, việc tiếp cận và làm việc với nhà cung cấp thông qua việc duy trì mối quan hệ bền vững đã và đang được nhiều Doanh nghiệp ứng dụng trong vận hành mua hàng và quản lý chuỗi cung ứng. Điều này đã giúp các Doanh nghiệp khai thác triệt để được những lợi ích mà nhà cung cấp mang lại. Sau đây, chúng ta hãy cùng phân tích những yếu tố chính khi xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp của doanh nghiệp theo mô hình 2W1H.

What

Yếu tố này cho phép các nhà quản trị mua hàng xác định được những lợi ích, giá trị mà Doanh nghiệp sẽ đạt được khi khai thác những giá trị dựa trên việc xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp. Để phân tích yếu tố này, người mua hàng cần áp dụng mô hình VIPER để hỗ trợ xác định giá trị mà Doanh nghiệp cần và muốn thực hiện từ mạng lưới nhà cung cấp. VIPER là viết tắt của Value, Innovation, Performance improvements, Effectiveness và Risk. 

•  Value (Giá trị): Doanh nghiệp có thể nhận được những giá trị bổ sung (Value Added) có thể có từ các mối quan hệ bền chặt với nhà cung cấp. Giá trị này bao gồm giảm chi phí, đổi mới, lợi ích khác… Từ những giá trị cơ bản này, Doanh nghiệp có thể khai thác một cách triệt để nhằm tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường. 
• Innovation (Đổi mới): Doanh nghiệp có thể tận dụng những thay đổi từ phía nhà cung cấp để cải thiện quy trình mua hàng của mình. Mặc khác, Doanh nghiệp có thể thuyết phục nhà cung cấp thay đổi hoặc cùng phát triển theo chiến lược kinh doanh của mình để nâng cao hiệu suất làm việc. Đây chính là cơ hội để Doanh nghiệp giữ thế độc quyền trên thị trường. 
• Performance improvements (cải thiện hiệu suất): Doanh nghiệp có cơ hội cải thiện năng lực từ mối quan hệ với nhà cung cấp. Năng lực sản xuất của Doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào năng lực cung ứng của nhà cung cấp. Do vậy, nhà quản trị cần đánh giá năng lực của nhà cung cấp dựa trên các yếu tố như chất lượng, thời gian, giá thành, hiệu suất, rủi ro,… 

Khi Doanh nghiệp xác định các yếu tố chính khi xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp sẽ tạo điều kiện để nhà cung cấp tham gia vào quá trình cải thiện hiệu suất, nâng cao năng lực cho Doanh nghiệp, hướng đến mục tiêu tiết kiệm chi phí, giảm thiểu rủi ro và mở rộng quy mô cung ứng. 

• Effectiveness (Hiệu quả): Lợi ích tiếp theo mà Doanh nghiệp cần đạt được khi thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp đó là đảm bảo vận hành trơn tru và hiệu quả. Trong hầu hết trường hợp thực tế, thành công của Doanh nghiệp hoàn toàn phụ thuộc vào mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp. 
• Risk (Rủi ro): Quản lý rủi ro là một trong những lợi ích hàng đầu mà Doanh nghiệp đạt được khi xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp. Những rủi ro cung ứng xảy ra với mức độ nghiệm trọng khác nhau. Do đó, việc tạo dựng mối quan hệ với nhà cung cấp sẽ giúp Doanh nghiệp kiểm soát được các vấn đề liên quan trong quá trình cung ứng hàng hóa, từ đó hạn chế được những rủi ro từ đối tác cung ứng.

yếu tố chính khi xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp

Who

Một Doanh nghiệp sẽ phải làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau. Tuy nhiên, không phải nhà cung cấp nào cũng thật sự quan trọng, một số họ chỉ đóng vai trò thực hiện đơn hàng tức thời, không can thiệp đến sự phát triển kinh doanh của Doanh nghiệp trong tương lai. Vì vậy, yếu tố chính khi xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp chính là việc Doanh nghiệp cần xác định rõ đâu là nhà cung cấp chiến lược để phát triển mối quan hệ với họ. 

Theo trụ cột WHO, các nhà cung cấp được phân thành 3 cấp bậc:

Nhà cung cấp giao dịch (Transactional supplier): Nhà cung cấp trong nhóm này chỉ đơn thuần hoàn thành một giao dịch của Doanh nghiệp, không có tiềm năng phát triển lâu dài. Những sản phẩm được cung cấp thường sẽ không ảnh hưởng đến lợi nhuận của Doanh nghiệp. Trường hợp này, người mua sẽ có tiếng nói hơn so với nhà cung cấp.

Nhà cung cấp quan trọng (Important suppliers): việc xây dựng mối quan hệ với nhóm nhà cung cấp này sẽ mang lại một số lợi ích nhất định cho Doanh nghiệp trong tương lai. Những nhà cung cấp này tuy không mang lại lợi nhuận cho Doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại nhưng nếu có định hướng và chiến lược phát triển rõ ràng, Doanh nghiệp có thể khai thác các giá trị từ họ và tạo điều kiện để phát triển lâu dài.

Nhà cung cấp chiến lược (Strategic suppliers): Đây là những nhà cung cấp có tầm quan trọng mang tính chiến lược của Doanh nghiệp. Việc xây dựng mối quan hệ bền chặt với họ sẽ là bệ phóng giúp Doanh nghiệp đạt được những mục tiêu của mình, thậm chí còn vượt xa mong đợi. Những nhà cung cấp này thường có vị thế cao và sẽ không dễ tìm kiếm trên thị trường. Do đó, việc xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp trong nhóm này sẽ mang lại nhiều giá trị lâu dài cho Doanh nghiệp.  

How

Đây cũng là một yếu tố chính khi xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp khi đây là chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp đề ra những phương án để phát triển với các nguồn lực sẵn có. Quản lý mối quan hệ nhà cung cấp không phải là một quy trình bao gồm các bước xây dựng mối quan hệ mà là cơ sở để xác định cách tiếp cận phù hợp cho 3 nhóm đối tác cung ứng đã xác định trên. Dưới đây là 5 cách tiếp cận xây dựng mối quan hệ với từng nhóm nhà cung cấp của Doanh nghiệp.

• Mối quan hệ hợp tác chiến lược (Strategic collaborative relationships – SCR): Đây là cách tiếp cận thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp chiến lược, mang lại nhiều giá trị cho Doanh nghiệp. 
• Đo lường hiệu suất nhà cung cấp (Supplier performance measurement – SPM): Tập trung vào việc đo lường hiệu suất của nhà cung cấp và chia sẻ ý kiến để cải thiện hiệu suất chung. 
• Cải tiến và phát triển nhà cung cấp (Supplier improvement and development – SI&D) Hợp tác với nhà cung cấp để cải thiện và phát triển năng lực của nhà cung cấp. 
• Quản lý chuỗi cung ứng (Supply chain management – SCM): Tiếp cận để hiểu và quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng, sắp xếp đảm bảo các luồng thông tin, điều phối, lưu trữ hàng hóa thông qua chuỗi cung ứng. 
• Quản lý nhà cung cấp (Supplier management – SM): Giải quyết các vấn đề liên quan đến nhà cung cấp như quản lý hợp đồng mua hàng, quản lý hiệu suất, xem xét và thực hiện các yêu cầu, quản lý mối quan hệ…

Đối với SPM, SI&D và SM sẽ tập trung vào mối quan hệ với một số nhà cung cấp quan trọng. SCM sẽ xem xét chuỗi cung ứng nằm ngoài mối quan hệ hợp đồng, trong khi đó, SI&D có xu hướng tập trung vào các nhà cung cấp trực tiếp. SCR là cách tiếp cận nhà cung cấp chiến lược, có khả năng mở ra giá trị lớn nhất khi tập trung vào một số nhà cung cấp chiến lược. Trên đây chính là điểm chú ý trong các yếu tố chính khi xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp.

yếu tố chính khi xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp

Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp hiệu quả 

Quản lý mối quan hệ nhà cung cấp không phải một quy trình mà là quá trình xác định 3 yếu tố WHAT (giá trị mà Doanh nghiệp cần và muốn đạt được từ mối quan hệ nhà cung cấp), WHO (xác định nhóm nhà cung cấp quan trọng của Doanh nghiệp để phát triển) và HOW (cách tiếp cận đối với từng nhóm nhà cung cấp khác nhau).

3 chi tiết sẽ cùng kết nối để tạo nên các yếu tố chính khi xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp. Nhà quản trị mua hàng có thể ứng dụng mô hình này để xác định và lựa chọn chiến lược để xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp hiệu quả. 

Ngoài việc xác định các yếu tố chính khi xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp như trên, người mua hàng có thể sử dụng giải pháp E-Procurement để thực hiện quản lý nhà cung cấp hiệu quả. E-Procurement là giải pháp mua hàng trực tuyến được NextPro phát triển để hỗ trợ người mua hàng trong việc quản lý dữ liệu mua hàng, quản lý nhà cung cấp và thực hiện quy trình mua hàng hiệu quả.

Với những tính năng ưu việt như so sánh giá, thương lượng tự động, đấu thầu trực tuyến được tích hợp trong hệ thống, E-Procurement chắc chắn sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho người mua hàng trong việc kiểm soát và thực thi mua hàng hiệu quả cho Doanh nghiệp. 

Bài viết liên quan:

5 Kỹ năng cần thiết trong quản lý thu mua

Giải pháp quản lý rủi ro trong thu mua

__________________________________________________________________________________________________________

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CUNG ỨNG QUỐC TẾ NEXTPRO 

• Hotline: 0903 799 826
• Địa chỉ: 57 Lê Thị Hồng Gấm, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TPHCM.
• Email: info@nextpro.io
• LinkedIn: NextPro Intelligent Procurement & Auction Platform