+5 Vai trò của phòng mua hàng trong chuỗi cung ứng

Hoạt động mua hàng gắn liền với những mục tiêu chung và trách nhiệm với chuỗi cung ứng của Doanh nghiệp. Vai trò của phòng mua hàng trong chuỗi cung ứng là vô cùng quan trọng, không chỉ dừng lại ở việc tiết kiệm chi phí. Để quá trình mua hàng hiệu quả, bộ phận mua hàng cần xây dựng mạng lưới kết nối với các bên liên quan trong và ngoài chuỗi cung ứng nhằm cải thiện và phát triển quy trình mua hàng. 

Phòng mua hàng là gì?

Phòng mua hàng (Purchasing /phòng thu mua) thường được lý giải là một bộ phận có vai trò thu mua hàng hóa theo yêu cầu của Doanh nghiệp. Lý giải này không sai, tuy nhiên, nó chỉ áp dụng cho những công ty nhỏ, khi mà hoạt động mua hàng chỉ là công việc mà bất kỳ phòng ban nào cũng có thể làm, không có chiến lược mua hàng rõ ràng. 

Đối với các Doanh nghiệp lớn, tập đoàn đa quốc gia, phòng mua hàng là một bộ phận chiến lược, là mấu chốt giúp Doanh nghiệp tối ưu chi phí đầu vào hiệu quả và góp phần hoàn thành mục tiêu kinh doanh của tổ chức. Do vậy, trách nhiệm cùng phòng mua hàng không chỉ dừng lại ở việc tiết kiệm chi phí mà còn kết nối các phòng ban với nhau, kết nối quan hệ với các nhà cung cấp, phát triển quy trình mua hàng, lên kế hoạch, chiến lược mua hàng hiệu quả nhất dành cho Doanh nghiệp. 

>> Xem thêm: Ứng dụng giải pháp công nghệ quản lý phòng mua hàng hiệu quả

vai trò của phòng mua hàng trong chuỗi cung ứng

5 vai trò của phòng mua hàng trong chuỗi cung ứng

Giúp hoàn thiện yêu cầu mua hàng

Để lên kế hoạch thu mua cho Doanh nghiệp, trước hết, phòng mua hàng sẽ nhận được yêu cầu mua hàng (PR – Purchase Request) từ các phòng ban khác nhau. Nhiệm vụ của phòng mua hàng lúc này là xem xét, hỗ trợ các phòng ban đánh giá và hoàn thiện các thông tin mua hàng phù hợp như số lượng, thông số kỹ thuật, …

Quản trị quy trình mua hàng hiệu quả

Một quy trình mua hàng hiệu quả, ngoài việc quản lý tốt các thông tin và hoạt động của nhà cung cấp, quy trình mua hàng nội bộ cũng cần được quản lý chặt chẽ. Hoạt động mua hàng bị chậm trễ chủ yếu thường xuất phát từ sự gián đoạn thông tin giữa các phòng ban nội bộ. Vì thế, phòng mua hàng cần đánh giá và cải thiện quy trình mua hàng nội bộ như cải thiện quá trình trao đổi thông tin, đồng bộ hóa dữ liệu mua hàng, tiết kiệm thời gian phê duyệt yêu cầu,… 

Bên cạnh đó, các cấp quản lý cần phối hợp với các phòng ban để triển khai các hoạt động đào tạo nhằm nâng cao hiệu quả cho quy trình mua hàng của Doanh nghiệp, tối ưu được thời gian và chi phí đầu vào. Không những thế, việc đầu tư vào các hệ thống thu mua cũng góp phần giúp nâng cao hiệu quả và hiệu suất mua hàng Doanh nghiệp. 

vai trò của phòng mua hàng trong chuỗi cung ứng

Quản lý nền tảng cung ứng

Ngoài việc quản lý nhà cung ứng hiện hành, bộ phận mua hàng thường phải tìm kiếm và tạo danh sách các nhà cung cấp tiềm năng dựa trên các đánh giá về chất lượng, uy tín, giá thành, … nhằm mục đích khai thác và lên kế hoạch hợp tác với các nhà cung cấp có năng lực trong tương lai. 

Thiết lập mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng ban

Quá trình mua hàng có thể bị ảnh hưởng bởi những xung đột từ các bên liên quan. Mỗi phòng ban nội bộ sẽ có những kế hoạch và mục tiêu khác nhau, ai cũng muốn được giải quyết các yêu cầu của mình trong thời gian ngắn nhất. Tuy nhiên, điều này sẽ gây ảnh hưởng đến quy trình mua hàng. Mặc khác, vấn đề giữa phòng ban tài chính với nhà cung cấp, trường hợp thanh toán chậm trễ cũng sẽ gây ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa Doanh nghiệp và nhà cung cấp. 

Để tránh những trường hợp xung đột như trên, bộ phận mua hàng cần thiết lập cách làm việc hiệu quả với các bên nội bộ liên quan. Đồng thời, các phòng ban nội bộ cần phải thấu hiểu quy trình và kế hoạch làm việc của nhau, xây dựng mối quan hệ tương tác, chia sẻ để giải quyết vấn đề một cách dễ dàng hơn. 

Thực hiện mục tiêu mua hàng gắn liền với mục tiêu của Doanh nghiệp

Mục tiêu chiến lược của bất kỳ phòng ban nào cũng phải dựa trên mục tiêu chung của Doanh nghiệp. Thông thường, bộ phận mua hàng sẽ sử dụng ngân sách của công ty nên họ cần phải có kế hoạch sử dụng nguồn tiền một cách hợp lý và hiệu quả nhất. Tuy nhiên trong một vài trường hợp, tối ưu chi phí không còn là mục tiêu của phòng mua hàng mà sẽ thay đổi theo mục tiêu chung của Doanh nghiệp. 

Ví dụ như mục tiêu chung của Doanh nghiệp là mở rộng thị trường thay vì tăng doanh số. Lúc này, mục tiêu của bộ phận mua hàng sẽ thay đổi từ tối ưu chi phí sang tìm nhà cung ứng đủ năng lực đáp ứng nhu cầu của Doanh nghiệp. 

Tối ưu vai trò của phòng mua hàng trong chuỗi cung ứng với hệ thống E-Procurement của NextPro

Doanh nghiệp muốn có một quy trình mua hàng hiệu quả thì đòi hỏi nhân viên mua hàng phải có nhiều kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn. Do đó, để đơn giản hóa và thống nhất hóa quy trình mua hàng, các giải pháp công nghệ hỗ trợ mua hàng đã ra đời và cung cấp cho Doanh nghiệp quy trình mua hàng tự động hóa. Trong đó, E-Procurement của NextPro được xem là một trong những giải pháp mua hàng tốt nhất dành cho Doanh nghiệp. 

E-Procurement là một trong những giải pháp mua hàng tốt nhất hiện nay. Hệ thống này giúp hỗ trợ Doanh nghiệp vận hành và tối ưu hóa chi phí đầu vào hiệu quả thông qua việc hệ thống hóa quy trình mua hàng. Điểm đặc biệt của hệ thống mua hàng này đó là việc thực hiện mua hàng được tuân thủ theo một quy trình nhất định và có sự tham gia của các phòng ban khác nhau lên trên hệ thống. Đồng thời, tính năng so sánh giá, thương lượng tự động và đấu thầu trực tuyến cho phép người mua hàng có thể thỏa thuận và chọn lựa nhà cung cấp với mức giá tốt nhất. 

Quý Khách hàng có nhu cầu trải nghiệm thực tế hệ thống E-Procurement, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ và tư vấn nhanh nhất nhé! 

vai trò của phòng mua hàng trong chuỗi cung ứng

Bài viết liên quan:

Thực trạng chuỗi cung ứng tại Việt Nam và 5 biện pháp hạn chế những thách thức

Quy trình 4 bước giúp quản trị rủi ro chuỗi cung ứng hiệu quả

__________________________________________________________________________________________________________

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CUNG ỨNG QUỐC TẾ NEXTPRO 

• Hotline: 0903 799 826
• Địa chỉ: 57 Lê Thị Hồng Gấm, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TPHCM.
• Email: info@nextpro.io
• LinkedIn: NextPro Intelligent Procurement & Auction Platform