Chuỗi cung ứng nói chung và mua hàng nói riêng đang thay đổi từng ngày. Để tăng trưởng và phát triển, Doanh nghiệp cần phải chuyển mình để bắt kịp xu hướng của thời đại. Trong đó, việc chuyển đổi mua hàng với hệ thống E-Procurement sẽ là bước đột phá cho các Doanh nghiệp. Cùng khám phá những lợi ích của việc triển khai hệ thống E-Procurement qua bài viết sau.

Chuyển đổi mua hàng E-Procurement là gì?

Chuyển đổi mua hàng là đề cập đến sự đổi mới công nghệ và số hóa quy trình mua hàng của Doanh nghiệp. Bằng cách này, Doanh nghiệp có thể kiểm soát mua hàng hiệu quả và kịp thời phản ứng trước bất kỳ rủi ro tiềm ẩn làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp. Nhờ đó, nâng cao năng lực cạnh tranh của Doanh nghiệp trên thương trường. 

E-Procurement là giải pháp công nghệ được sử dụng để quản lý mua hàng phổ biến hiện nay trên thế giới. Hệ thống là cổng kết nối hiệu quả giữa các phòng ban bên trong nội bộ của Doanh nghiệp và giữa Doanh nghiệp với nhà cung cấp. E-Procurement tự động hóa các hoạt động trong quy trình mua hàng bao gồm tất cả các hoạt động tạo yêu cầu mua hàng, phê duyệt, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, mua hàng và quản lý đơn hàng. 

Lợi ích của việc triển khai hệ thống E-Procurement 

Tối ưu quy trình mua hàng 

Nhằm tối ưu hóa trải nghiệm của người dùng, E-Procurement đã được tích hợp tính năng quản lý yêu cầu báo giá. Theo đó, người dùng có thể tự động tạo yêu cầu mua hàng, gửi xét duyệt và gửi yêu cầu báo giá đến nhà cung cấp dựa theo những thông số đã thiết lập một cách nhanh chóng mà không cần phải trao đổi trực tiếp như trước. 

Bên cạnh đó, tính năng quản lý đơn hàng cho phép người mua hàng có thể theo dõi đơn hàng và lịch sử mua hàng theo từng nhà cung cấp. Nhờ đó, nhân viên mua hàng sẽ tiết kiệm tối đa thời gian xử lý dữ liệu, đảm bảo hiệu suất công việc. 

Quản lý nhà cung cấp dễ dàng 

Nhà cung cấp là đối tác chiến lược của bộ phận mua hàng. Quản lý nhà cung cấp hiệu quả và khoa học sẽ giúp Doanh nghiệp phát huy tốt khả năng của nhà cung ứng, đảm bảo cho chuỗi cung ứng được phát triển bền vững. Theo quy trình truyền thống, việc quản lý nhà cung cấp của nhân viên mua hàng thường gặp phải nhiều khó khăn do không đồng nhất về dữ liệu dẫn đến những sai sót trong quá trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp.  

Để cải thiện tình trạng trên, hệ thống E-Procurement đã tích hợp tính năng quản lý nhà cung cấp thông qua Suppliers Database. Tính năng này sẽ hỗ trợ cho người mua hàng trong quá trình tìm kiếm và chọn lựa nhà cung cấp phù hợp. Người dùng có thể thêm/sửa/xóa/cập nhật thông tin của nhà cung cấp, tìm kiếm và quản lý nhà cung cấp theo danh mục ngành hàng. 

Ngoài ra, hệ thống còn tích hợp thêm các tính năng khác như so sánh giá, thương lượng tự động, đấu thầu trực tuyến,… để người mua hàng thỏa thuận với nhà cung cấp và căn cứ vào đó để lựa chọn phù hợp. 

Quản lý chi phí mua hàng hiệu quả

Đối với các Doanh nghiệp có nhu cầu mua hàng lớn, việc kiểm soát chi phí mua hàng là điều không dễ. Nếu chỉ dùng cách mua hàng truyền thống rất khó để quản lý chi phí của từng đơn hàng mà không tránh khỏi sai sót, hơn nữa còn gây khó khăn trong quá trình kiểm toán của Doanh nghiệp. Do vậy, chuyển đổi mua hàng với E-Procurement sẽ là giải pháp hữu hiệu giúp các Doanh nghiệp giải quyết bài toán khó này. 

Áp dụng E-Procurement sẽ giúp Doanh nghiệp quản lý chi phí mua hàng hiệu quả. Thông qua các mã chi phí đã được thiết lập trước đó, cứ mỗi đơn hàng được duyệt, hệ thống sẽ tự động khấu trừ vào mã chi phí tương ứng. Ngoài ra, hệ thống còn cho phép cân đối các mã chi phí với nhau giúp cho người dùng có thể điều chỉnh kế hoạch mua hàng phù hợp với từng thời điểm. Dữ liệu đơn hàng, chi phí được lưu trữ vào trong hệ thống tạo thuận lợi cho Doanh nghiệp nếu muốn kiểm toán cuối năm. 

Hạn chế “Dark purchasing”

Vấn đề “Dark purchasing” luôn là nỗi lo của Nhà lãnh đạo trong quá trình điều hành Doanh nghiệp. Do vậy, minh bạch trong tất cả hoạt động mua hàng sẽ giúp chủ Doanh nghiệp có thể kiểm soát và nắm bắt tốt hơn tình hình đầu vào của Doanh nghiệp. 

Chuyển đổi mua hàng lên trên nền tảng số, các hoạt động yêu cầu mua bán, trao đổi, giao dịch đều được lưu trữ. Các nhà cung cấp đều được cung cấp cùng một thông tin, hồ sơ và các thông tin về giá sẽ được bảo mật tuyệt đối. Nhà cung cấp nào có chính sách giá tốt sẽ được cân nhắc để hợp tác. Từ đó, hệ thống sẽ tạo ra một môi trường cạnh tranh công bằng giữa các nhà cung cấp với nhau. 

Bắt nhịp xu hướng mua hàng số với E-Procurement của NextPro

Những Doanh nghiệp phát triển vượt bậc là những đơn vị biết tận dụng công nghệ để tăng khả năng kiểm soát, quản lý đầu vào. Với những công nghệ tiên tiến hiện nay, các phần mềm quản lý mua hàng trở nên thông minh, minh bạch và kết nối người dùng tốt hơn. 

NextPro là đơn vị đi đầu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp chuyển đổi số mua hàng cho các Doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Với hệ thống mua hàng E-Procurement của NextPro, Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa phương thức vận hành và quản lý mua hàng. Áp dụng E-Procurement sẽ đảm bảo quá trình vận hành mua hàng trở nên dễ dàng, tối ưu và tiện lợi hơn so với quy trình mua hàng truyền thống.

>>> Tìm hiểu thêm về hệ thống mua hàng E-Procurement của NextPro — TẠI ĐÂY!

Quý Khách hàng quan tâm và có nhu cầu trải nghiệm hệ thống mua hàng E-Procurement, vui lòng liên hệ với NextPro để được hỗ trợ.

“NextPro: Kiến tạo không gian mua hàng số E-Procurement cho Doanh nghiệp” 

Bài viết liên quan:

Tối ưu quản lý mua hàng doanh nghiệp với giải pháp E-Procurement tốt nhất

Khám phá các tính năng của hệ thống E-Procurement

Top 3 phần mềm E-Procurement tốt nhất hiện nay

Tầm quan trọng của Hệ thống thu mua tích hợp trong Doanh nghiệp

______________________________________________________________

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CUNG ỨNG QUỐC TẾ NEXTPRO 

• Hotline: 0903 799 826
• Địa chỉ: 57 Lê Thị Hồng Gấm, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TPHCM.
• Email: info@nextpro.io
• LinkedIn: NextPro – Intelligent Procurement and Auction Platform