Trách nhiệm của Nhân viên thu mua vật tư xây dựng

Nhân viên thu mua vật tư xây dựng thường sẽ đảm nhận các công việc tìm kiếm, đặt mua các loại vật liệu, máy móc, trang thiết bị phục vụ cho mục đích thương mại hoặc xây dựng công trình của Doanh nghiệp. Do vậy, có thể nhận định hoạt động thu mua chính là khâu quan trọng nhất của mỗi Doanh nghiệp và trách nhiệm của nhân viên thu mua vật tư xây dựng là vô cùng lớn.

Nhân viên thu mua vật tư xây dựng là gì?

trách nhiệm của nhân viên thu mua vật tư xây dựng

Nhân viên thu mua vật tư xây dựng là người chịu trách nhiệm toàn bộ các hoạt động thu mua hàng hóa/ dịch vụ của Doanh nghiệp để đáp ứng nhu cầu cho quá trình xây dựng các công trình, dự án. Có thể hiểu đơn giản, công việc thu mua vật tư trong xây dựng sẽ bao gồm việc chuẩn bị và xem xét nguyên vật liệu cần mua. Sau đó, tiến hành mua và thanh toán chi phí cho hoạt động. Trách nhiệm của nhân viên thu mua vật tư xây dựng bao gồm:

Lập kế hoạch thu mua.
Tìm kiếm, phân tích, so sánh, thương lượng, đàm phán với nhà cung cấp.
Đưa ra lựa chọn nhà cung cấp và ký kết hợp đồng.
Theo dõi xuất nhập hàng hóa và ghi chép số liệu hàng ngày theo quy định.
Kiểm soát hàng tồn kho.

Công việc thu mua vật tư có tác động rất lớn đến hoạt động xây dựng của Doanh nghiệp. Chất lượng của công trình sẽ phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng nguyên vật liệu đầu vào. Do vậy, nhân viên thu mua cần phải có kiến thức tổng quan và sự am hiểu nhất định về các loại vật tư Doanh nghiệp sử dụng. Trong quá trình thu mua, người mua hàng cần cân nhắc về giá cả và chất lượng của vật tư, nhưng chất lượng vật tư vẫn phải là tiêu chí được đặt lên trên hết.

Trách nhiệm của nhân viên thu mua vật tư xây dựng :

Thiết lập chiến lược, kế hoạch thu mua

trách nhiệm của nhân viên thu mua vật tư xây dựng

Nhân viên thu mua vật tư xây dựng sẽ tiếp nhận yêu cầu từ các bộ phận và tiến hành phân tích, xác định rõ các thông tin bao gồm số lượng, chủng loại, kích thước, thông số kỹ thuật,… của các vật tư cần đặt mua.

Sau khi đã xác định được các thông tin chi tiết về vật tư cần mua, nhân viên mua hàng sẽ lập kế hoạch các trang thiết bị, nguyên liệu vật tư cần dùng để phục vụ cho quá trình xây dựng.

Tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp

trách nhiệm của nhân viên thu mua vật tư xây dựng

Trong quá trình tìm kiếm, đối với nhà cung cấp mới, nhân viên mua hàng cần phải lưu ý:

Với những mặt hàng như vật tư xây dựng, nhà cung cấp phải đảm bảo chất lượng đạt tiêu chuẩn TCVN.
Nhân viên mua hàng tiến hàng tiến hành liên hệ với nhà cung cấp để yêu cầu gửi báo giá.
Tiến hành so sánh giá và lựa chọn một số nhà cung cấp tiềm năng (giá tốt, chất lượng đạt chuẩn, đầy đủ CO, CQ…)
Đàm phán, thương lượng hoặc tổ chức đấu thầu với nhà cung cấp để đưa ra mức giá tốt nhất.
Cuối cùng, yêu cầu nhà cung cấp cho sử dụng hàng mẫu để test chất lượng.

Đối với những nhà cung cấp có sẵn, đã nhiều lần hợp tác, nhân viên mua hàng chỉ cần liên hệ lại và cung cấp thông tin yêu cầu. Tuy nhiên, bạn vẫn cần tham khảo giá từ các nguồn cung ứng khác để tránh bị nhà cung cấp “qua mặt”, phải đặt mua hàng với giá cao.

Tiến hành thu mua vật tư

trách nhiệm của nhân viên thu mua vật tư xây dựng

Sau khi chọn được nhà cung cấp phù hợp, nhân viên thu mua vật tư xây dựng và bên nhà cung cấp tiến hành thỏa thuận ký hợp đồng.

Theo dõi tiến độ giao hàng của bên nhà cung cấp, nếu chậm trễ so với dự kiến và không có lý do chính đáng thì bên thu mua có quyền chấm dứt hợp đồng.

Kết hợp với bộ phận kỹ thuật liên quan để kiểm tra chất lượng hàng hóa và đề ra phương án xử lý kịp thời nếu phát hiện sản phẩm không đạt chuẩn.

Các công việc khác liên quan đến trách nhiệm của nhân viên thu mua vật tư xây dựng

Sau khi thu mua vật tư cho Doanh nghiệp, để đảm bảo hiệu suất, nhân viên thu mua vật tư xây dựng cần thực hiện một số công tác hỗ trợ quá trình thu mua như:

Đánh giá nhà cung cấp định kỳ
Xử lý các loại giấy chứng từ xuất nhập hàng hóa, chứng từ thanh toán cho các bộ phận khác.
Đề xuất những ý tưởng, kế hoạch thu mua để nâng cao hiệu suất công việc.
Lập báo cáo công việc thường xuyên và tham gia các cuộc họp liên quan.

Yêu cầu đối với trách nhiệm của nhân viên thu mua vật tư xây dựng

Nhân viên thu mua là công việc đòi hỏi rất nhiều kiến thức chuyên môn và kỹ năng liên quan. Đặc biệt là ngành vật tư xây dựng, nhân viên thu mua buộc phải có những hiểu biết nhất định về các loại vật tư xây dựng và nắm bắt được giá cả thị trường. Bên cạnh đó, trách nhiệm của nhân viên thu mua vật tư xây dựng là phải nâng những kỹ năng thiết yếu như khả năng giao tiếp và đàm phán tốt để làm việc với nhà cung cấp hiệu quả. Khả năng nhạy bén và bắt kịp xu hướng của thị trường để đưa ra được những kế hoạch, chiến lược mua hàng tốt nhất.

Ngoài ra, đối với yêu cầu dành cho trách nhiệm của nhân viên thu mua nói chung, họ cần có những kỹ năng liên quan đến quản lý nguồn cung ứng, quản lý tài chính và xây dựng mối quan hệ. Đặc biệt, vì công việc thu mua phải xử lý toàn bộ yêu cầu mua hàng của công ty cũng như là các báo giá, thông tin từ phía nhà cung cấp nên khối lượng công việc rất nhiều. Do vậy, không chỉ đối với nhân viên thu mua vật tư xây dựng, các nhân viên thu mua phải có khả năng chịu áp lực công việc cao và thật sự yêu thích công việc này.

Quản lý thu mua vật tư xây dựng hiệu quả với E-Procurement

Thu mua nói chung và hoạt động thu mua vật tư nói riêng thường đối mặt với khối lượng công việc nhiều và áp lực cao. Nếu một nhân viên thu mua không có đủ kinh nghiệm sẽ rất khó xử lý nhiều yêu cầu từ các phòng ban khác nhau, chưa kể vật tư xây dựng số lượng rất nhiều và thông tin kỹ thuật mang tính “chuyên môn” cao. Do vậy, người nhân viên thu mua vật tư sẽ rất cần một công cụ để hỗ trợ vận hành thu mua hiệu quả. Doanh nghiệp cũng cần một công cụ để kiểm soát và quản lý nhu cầu mua hàng toàn diện.

Với E-Procurement của NextPro, Nhà quản trị hoàn toàn có thể giảm sát và theo dõi hoạt động mua hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. E-Procurement là giải pháp mua hàng Doanh nghiệp được NextPro phát triển dựa trên việc số hóa quy trình thu mua thủ công. Với các tính năng ưu việt, hệ thống sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhân viên mua hàng trong việc kiểm soát yêu cầu, đặt mua hàng hóa và quản lý nhà cung cấp hiệu quả.

Dữ liệu đơn hàng, yêu cầu mua hàng, nhà cung cấp sẽ được hệ thống lưu trữ và đồng bộ trên nền tảng đám mây AWS (Amazon Web Services) giúp loại bỏ rủi ro sai sót thông tin trong quá trình mua hàng. Thêm vào đó, các tính năng thương lượng tự động, đấu thầu trực tuyến được tích hợp trong hệ thống sẽ khởi tạo một “không gian số” để người mua hàng và nhà cung cấp trao đổi với nhau một cách dễ dàng.

>>> Tham khảo thêm các tính năng tích hợp trong hệ thống E-Procurement của NextPro— TẠI ĐÂY!

Qúy Doanh nghiệp có nhu cầu trải nghiệm thực tế giải pháp mua hàng Doanh nghiệp E-Procurement, vui lòng liên hệ với NextPro để được hỗ trợ và tư vấn ngay!

“Kiến tạo không gian mua hàng số với E-Procurement của NextPro”