6 Bước trong quy trình triển khai chiến lược tìm nguồn cung ứng NextPro

Hiểu được những lợi thế khi xây dựng chiến lược tìm nguồn cung ứng cho Doanh nghiệp sẽ giúp Người mua hàng có thể thiết lập được quy trình mua hàng hiệu quả cho tổ chức. Mặc dù một quy trình không thể phù hợp với yêu cầu của mọi tổ chức nhưng về cơ bản, có thể phác thảo một cấu trúc nhằm hướng dẫn thực hiện quy trình triển khai chiến lược tìm nguồn cung ứng cho tổ chức.

Tại sao cần xây dựng chiến lược tìm nguồn cung ứng?

Chiến lược tìm nguồn cung ứng là quy trình phân tích, nghiên cứu, đánh giá để lựa chọn nguồn cung ứng phù hợp với nhu cầu của Doanh nghiệp. Việc xây dựng chiến lược tìm nguồn cung ứng đúng đắn sẽ giúp cho Doanh nghiệp kiểm soát được các yếu tố đầu vào của tổ chức, vận hành thu mua một cách hiệu quả và tối đa hóa chi phí mua hàng của Doanh nghiệp.

quy-trinh-trien-khai-chien-luoc-tim-nguon-cung-ung

quy trình triển khai chiến lược tìm nguồn cung ứng

6 bước trong quy trình triển khai chiến lược tìm nguồn cung ứng

Bước 1: Đánh giá nhu cầu của tổ chức

Trước khi bắt đầu chiến lược tìm nguồn cung ứng cho Doanh nghiệp, nhân viên mua hàng cần phân tích nhu cầu của từng bộ phận bằng cách kiểm tra nguồn lực hiện có. Điều này có liên quan đến việc xác định tổng các chi phí hiện có với các chi phí bổ sung mà Doanh nghiệp phải chi trả khi mua hàng cho tổ chức.

Bước 2: Nghiên cứu thị trường

Nghiên cứu và phân tích thị trường là giai đoạn rất quan trọng trong quá trình tìm nguồn cung ứng. Quá trình này sẽ giúp cho nhân viên mua hàng hiểu được thị trường cung ứng hoạt động như thế nào, sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp và xác định danh sách các nhà cung cấp chính. Từ đó, nhân viên mua hàng sẽ dễ dàng hơn trong việc lựa chọn nguồn cung ứng phù hợp với nhu cầu của Doanh nghiệp cũng như “biết người biết ta” để dễ dàng thỏa thuận về giá cả, các điều khoản với nhà cung cấp.

quy trình triển khai chiến lược tìm nguồn cung ứng

Bước 3: Xác định chiến lược tìm nguồn cung ứng phù hợp

Chiến lược tìm nguồn cung ứng cho Doanh nghiệp cần được triển khai dựa trên mục tiêu của tổ chức, có thể là tối ưu chi phí, nguồn lực hoặc đảm bảo chất lược nguồn hàng. Căn cứ vào những mục tiêu đó, người mua hàng ra quyết định chọn lựa chiến lược mua hàng phù hợp. Một số vấn đề khi lập chiến lược mua hàng mà người mua hàng cần cân nhắc như:

Chọn một hoặc nhiều nhà cung cấp cho một danh mục hàng hóa: Việc hợp tác với một nhà cung ứng khác nhau sẽ giúp Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhờ vào việc đặt hàng có giá trị lớn. Mặc khác, việc chia nhỏ đơn hàng sẽ giúp Doanh nghiệp hạn chế rủi ro đứt gãy nguồn cung ứng.
Nhà cung ứng cung cấp một hay nhiều dịch vụ: Vấn đề này thường xảy ra với các Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng các dịch vụ như tổ chức sự kiện, đóng gói, vận chuyển… Dựa vào việc cân đối chi phí và nguồn lực mà người mua hàng sẽ quyết định chọn đơn vị có thể cung cấp bao thầu dịch vụ hoặc sử dụng dịch vụ từ nhiều nhà cung cấp riêng lẻ.
Hợp đồng ngắn hạn hay dài hạn: Việc ký hợp đồng dài hạn sẽ mang lại cho Doanh nghiệp một số ưu thế về giá hoặc các giá trị gia tăng. Tuy nhiên, việc ký hợp đồng dài hạn cũng sẽ mang lại những rủi ro nhất định như nhà cung cấp không còn năng lực để đáp ứng yêu cầu của Doanh nghiệp.
Nhà cung cấp trong hay nước ngoài: Việc hợp tác với các đơn vị trong hay ngoài nước phụ thuộc rất lớn vào sản phẩm chủ lực của Doanh nghiệp. Nếu sản phẩm đặc thù kỹ thuật cao, năng lực của các nhà cung cấp trong nước không đủ đáp ứng thì tốt nhất nên ưu tiên chọn lựa các nhà cung cấp nước ngoài. Mặc khác, việc lựa chọn nhà cung cấp trong nước cũng sẽ tiết kiệm thời gian, hạn chế các thủ tục giấy tờ rườm rà hơn.

Bước 4: Xác định tiêu chí đánh giá và danh sách nhà cung cấp tiềm năng

Người mua hàng cần tạo một bộ tiêu chí đánh giá nhà cung cấp, có thể bao gồm 3 tiêu chí chung cho các sản phẩm như chất lượng hàng hóa/ dịch vụ; đặc điểm, thông số kỹ thuật; chi phí và hiệu suất giao hàng. Mỗi tiêu chí sẽ chiếm tỷ lệ khác nhau và có thể thêm một số tiêu chí khác đối với từng loại sản phẩm nhất định.

Sau khi đã thiết lập xong bộ tiêu chí đánh giá và chiến lược, dựa vào việc nghiên cứu thị trường trước đó, người mua hàng tiến hành đánh giá và chọn ra những cung cấp tiềm năng có khả năng đáp ứng được các tiêu chí của Doanh nghiệp.

quy trình triển khai chiến lược tìm nguồn cung ứng

Bước 5: Đánh giá và chọn lựa nhà cung cấp phù hợp

Sau khi đã có danh sách nhà cung cấp tiềm năng, người mua hàng có thể tiến hành liên hệ đánh giá, kiểm chứng lại những thông tin đã thu thập trước đó thông qua việc gặp mặt trực tiếp hoặc nhận phản hồi đánh giá từ những đối tác của nhà cung cấp.

Sau khi hoàn thành, người mua hàng tiến hành đánh giá xếp hạng các nhà cung cấp và lựa chọn ra nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất tất cả các yêu cầu của Doanh nghiệp. Đối với các nhà cung cấp không được chọn, người mua hàng vẫn nên lưu lại hồ sơ để dự phòng trong trường hợp cần thiết.

Bước 6: Đàm phán và ký kết hợp đồng

Đối với các đơn hàng thông thường, người mua hàng chỉ cần liên hệ và gửi yêu cầu đặt hàng cho nhà cung cấp. Tuy nhiên, với những đơn hàng lớn, người mua hàng nên có một cuộc đàm phán trao đổi chi tiết về các điều khoản, điều kiện, các yêu cầu cần phải thực hiện trong đơn hàng.

Một hợp đồng thành công cần đảm bảo yếu tố win-win, cả Doanh nghiệp và nhà cung cấp đều nhận được những lợi ích và giải quyết được nhu cầu theo mong muốn. Thậm chí, nếu người mua hàng có thể thiết lập được hợp đồng công bằng, bình đẳng sẽ góp phần tạo dựng mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp, nhờ đó, doanh nghiệp cung sẽ nhận được những lợi ích nhất định.

E-Procurement – Giải pháp hỗ trợ Doanh nghiệp tìm nguồn cung ứng hiệu quả

Nguồn cung ứng uy tín sẽ mang lại những giá trị giúp Doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả. Do đó, Doanh nghiệp cần chú trọng hơn nữa trong quá trình làm việc và quản lý nguồn cung ứng, đồng thời, sử dụng các giải pháp công nghệ nhằm hỗ trợ mua hàng hiệu quả cho tổ chức.

quy trình triển khai chiến lược tìm nguồn cung ứng

E-Procurement của NextPro là một giải pháp mua hàng trực tuyến hỗ trợ đắc lực cho các Doanh nghiệp trong việc quản lý nguồn cung ứng dễ dàng và tiện lợi nhất. Với hệ thống này, người mua hàng có thể theo dõi và thống kê chi tiết về hồ sơ năng lực của nhà cung ứng, dễ dàng tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp cho mỗi đơn hàng. Bên cạnh đó, hệ thống còn cho phép thêm và tạo mới danh sách nguồn cung ứng cũng như theo dõi hiệu suất của mỗi nhà cung cấp trên từng đơn hàng.

Thêm vào đó, các tính năng đấu thầu trực tuyến, thương lượng tự động, so sánh giá, bên trong E-Procurement sẽ hỗ trợ người mua hàng trong quá trình thỏa thuận và đưa ra lựa chọn nguồn cung ứng phù hợp.

>>> Đăng ký tham gia trải nghiệm hệ thống E-Procurement — TẠI ĐÂY!

Quý Khách hàng có nhu cầu trải nghiệm hệ thống E-Procurement, vui lòng liên hệ với NextPro để được hỗ trợ và tư vấn ngay!

Bài viết liên quan:

Lợi ích tìm nguồn cung ứng chiến lược là gì?

Các tiêu chí quan trọng để lựa chọn nhà cung ứng phù hợp dành cho Doanh nghiệp

4 Mô hình chuỗi cung ứng phổ biến trong Doanh nghiệp

_________________________________________________________________________________________________________

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CUNG ỨNG QUỐC TẾ NEXTPRO