Thu mua đóng vai trò mấu chốt đảm bảo các hoạt động tiếp theo của chuỗi cung ứng được diễn ra. Theo các chuyên gia chuỗi cung ứng, chi phí cho hoạt động thu mua chiếm khoảng 70% chi phí toàn Doanh nghiệp.

Khám phá 5 bước quy trình thu mua trong chuỗi cung ứng

Trong chuỗi cung ứng, hoạt động thu mua đóng vai trò là tiền đề vật chất để cung cấp cho hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp. Mua hàng góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh Doanh nghiệp trên thị trường. Do vậy, các Doanh nghiệp thường rất chú trọng đến bộ phận này và luôn mong muốn có thể tối ưu quy trình thu mua trong chuỗi cung ứng hiệu quả nhất.

Tầm quan trọng đối với quy trình thu mua trong chuỗi cung ứng

Thu mua là một quy trình quan trọng, đóng vai trò mấu chốt trong chuỗi cung ứng vì nó là yếu tố đầu vào đảm bảo các hoạt động tiếp theo của chuỗi cung ứng được diễn ra. Theo các chuyên gia chuỗi cung ứng, chi phí cho hoạt động thu mua chiếm khoảng 70% chi phí toàn Doanh nghiệp.

Chi phí thu mua có ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận của Doanh nghiệp. Nó bao gồm các loại chi phí khác nhau như giá mua hàng hóa, chi phí phát sinh khác như đặt hàng, vận chuyển, kho… Khi chi phí đầu vào tăng cao sẽ làm cho giá thành của sản phẩm tăng, dẫn đến giảm sức mua của người tiêu dùng.

Bên cạnh đó, việc mua hàng chất lượng kém, thông số kỹ thuật không phù hợp sẽ khiến các sản phẩm đầu ra không đạt chuẩn, gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp. Do vậy, Doanh nghiệp cần có một quy trình thu mua rõ ràng, để việc thu mua đảm bảo tối ưu nhất về cả chất lượng và chi phí hàng hóa.

Quy trình thu mua trong chuỗi cung ứng

Xác định và tạo yêu cầu mua hàng

Bộ phận yêu cầu sẽ kết hợp với nhân viên mua hàng để xác định loại hình mua hàng phù hợp. Trong quy trình thu mua trong chuỗi cung ứng, thường có 6 loại hình mua hàng chính bao gồm Đơn gọi hàng, Hợp đồng nguyên tắc (HĐNT), đơn hàng nhỏ, mua hàng thông thường, mua hàng đặc biệt, mua hàng khẩn cấp. Mỗi loại hình mua hàng sẽ có cấp độ phê duyệt và quy trình thu mua khác nhau.

Sau khi xác định loại hình mua hàng, bộ phận yêu cầu sẽ tiến hành tạo yêu cầu mua hàng (PR – Purchase Request). Trong PR thường bao gồm các thông tin về mô tả sản phẩm, số lượng, tên nhà cung cấp (nếu có), giá bán, tên và bộ phận mua hàng…

Phê duyệt yêu cầu

Sau khi tạo yêu cầu mua hàng, PR sẽ được gửi đến các cấp phê duyệt theo định mức được quy định ở mỗi Công ty. Thông thường, những cấp phê duyệt sẽ bao gồm quản lý, trưởng bộ phận, phòng Tài chính/Kế toán.

Việc phê duyệt PR nhằm đảm bảo các bộ phận yêu cầu không sử dụng chi phí vượt mức cho phép. Đồng thời, việc phê duyệt và theo dõi PR còn giúp Doanh nghiệp tránh sự trùng lặp của các đơn hàng, kiểm soát chi phí đầu vào hiệu quả.

Tạo PO và mua hàng

Sau khi yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt, nhân viên mua hàng phụ trách sẽ tiến hành tạo đơn đặt hàng (PO – Purchase Order). Căn cứ trên thông tin đơn hàng, người mua hàng sẽ tiến hành lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và gửi yêu cầu báo giá.

Sau khi nhận được báo giá từ nhà cung cấp, nếu giá cả chưa hợp lý, người mua hàng có thể tiến hành đàm phán, thương lượng với phía nhà cung cấp. Nếu giá cả hợp lý, người mua hàng tiến hành soạn thảo hợp đồng và đặt mua hàng hóa/dịch vụ.

Nhận hàng hóa/dịch vụ

Thông thường, bộ phận yêu cầu sẽ là người nhận và kiểm tra hàng hóa. Nhân sự quản lý phòng ban đó sẽ chịu trách nhiệm xác nhận khi nhận được hàng.

Thanh toán

Sau khi hoàn tất giao nhận hàng hóa/dịch vụ, nhà cung cấp tiến hành đề nghị thanh toán. Phòng mua hàng căn cứ hóa đơn nhà cung cấp, điều khoản hợp đồng và các chứng từ giao nhận hàng hóa để lập hồ sơ thanh toán. Nếu hồ sơ được duyệt thì phòng kế toán sẽ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp.

Hệ thống hóa quy trình thu mua Doanh nghiệp với E-Procurement

E-Procurement là giải pháp mua hàng được hệ thống hóa từ quy trình mua hàng truyền thống. Đây là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhân viên mua hàng trong việc quản lý và vận hành mua hàng. Đồng thời, hệ thống này còn hỗ trợ Ban lãnh đạo kiểm soát mua hàng hiệu quả.

Với E-Procurement của NextPro, toàn bộ quy trình thu mua đều được chúng tôi chuẩn hóa trên nền tảng kỹ thuật số. Mỗi bước trong quy trình thu mua đều được tích hợp các tính năng ưu việt, hỗ trợ cho quá trình vận hành mua hàng được tối ưu và hiệu quả nhất. Đặc biệt, tính năng thương lượng tự động và đấu thầu trực tuyến được NextPro tích hợp vào bên trong hệ thống giúp cho quá trình đàm phán với nhà cung cấp trở nên thuận tiện và hạn chế các hành vi vi phạm pháp chế.

>>> Xem thêm: Các tính năng nổi bật của hệ thống E-Procurement