+6 Bước trong quy trình thanh toán cho nhà cung cấp NextPro

Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp là quá trình thanh toán các khoản chi phí mua hàng cho nhà cung cấp được thực hiện theo một trình tự nhất định. Việc tuân thủ theo quy trình thanh toán này nhằm tránh sai sót thông tin, sai lệch dữ liệu dẫn đến thất thoát […]

Các bên tham gia vào quy trình thanh toán nhà cung cấp

Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp thường được thiết lập nhằm đảm bảo cho quá trình thanh toán các khoản chi phí với nhà cung cấp được thực hiện theo một hệ thống nhất định và có sự kiểm soát dựa trên mục đích kinh doanh của Doanh nghiệp. Quy trình này thường được áp dụng khá nhiều trong các Doanh nghiệp.

Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp sẽ bao gồm các bên liên quan như

Nhà cung cấp (người có nhu cầu thanh toán)
Giám đốc
Kế toán
Thủ quỹ
Kế toán trưởng
Trưởng đơn vị

Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp

6 bước trong quy trình thanh toán cho nhà cung cấp

Bước 1: Lập chứng từ

Nhà cung cấp là đối tượng cần được thanh toán trong quy trình này. Do vậy, nhà cung cấp phải lập chứng từ hoặc giấy đề nghị thanh toán để gửi về bộ phận kế toán làm căn cứ thanh toán. Chứng từ thanh toán sẽ bao gồm:

Phiếu đề nghị thực hiện thanh toán
Chứng từ gốc + bản sao
Tờ trình đã được giám đốc ký duyệt
Hợp đồng
Một số chứng từ khác

quy trình thanh toán cho nhà cung cấp

Bước 2: Tiếp nhận và thẩm định chứng từ

Đối tượng trách nhiệm chính trong bước này là kế toán. Tại đây, mọi chứng từ đều phải được tập trung tại bộ phận kế toán để họ tiến hành kiểm tra và xác minh pháp lý của các chứng từ. Khi các chứng từ đã được xác nhận, thủ tục thanh toán sẽ được tiến hành và trình lên ban lãnh đạo để xét duyệt thanh toán theo quy định.

Bước 3: Duyệt chứng từ

Trong giai đoạn này, kế toán trưởng và giám đốc sẽ chịu trách nhiệm ký xét duyệt. Trường hợp không đồng ý với chứng từ thì họ sẽ trả lại cho nhà cung cấp và ghi rõ lý do. Trường hợp đồng ý, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu và hạch toán dựa vào chứng từ đề nghị thanh toán đã phê duyệt.

quy trình thanh toán cho nhà cung cấp

Bước 4: Tiến hành thanh toán

Trong quá trình này, kế toán, thủ quỹ, nhà cung cấp là các đối tượng có trách nhiệm chính. Kế toán sẽ lập phiếu chi đã được ký duyệt, tiến hành việc thu chi tiền và ghi vào sổ quỹ. Cuối cùng là thủ quỹ sẽ chi tiền hoạc kế toán thanh toán bằng hình thức chuyển khoản ngân hàng.

Bước 5: Đối chiếu

Đối chiếu số liệu báo cáo là bước không thể thiếu khi tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp. Mỗi ngày, kế toán sẽ phải đối chiếu số dư tiền mặt với thủ quỹ thông qua sổ quỹ và chứng từ đối chiếu. Kế toán ngân hàng sẽ phải đối chiếu với sổ phụ của ngân hàng. Thủ quỹ sẽ phải báo cáo phần tồn quỹ mỗi ngày cho kế toán trưởng và giám đốc.

Bước 6: Lưu trữ hồ sơ

Lưu trữ hồ sơ chính là bước cuối cùng trong quy trình thanh toán. Tại đây, kế toán sẽ phải lưu các hóa đơn cung như các chứng từ liên quan đến thanh toán. Đặc biệt là đối với những trường hợp hàng hóa/dịch vụ không có hóa đơn chứng từ thì nhà cung cấp phải lập bảng kê khai mua hàng hóa không có hóa đơn theo mẫu có sẵn 01/TNDN của Thông tư 78/2014.TT-BTC, kèm theo đề nghị thanh toán.

Quản lý mua hàng hiệu quả với E-Procurement của NextPro

Theo quy trình truyền thống, các bước từ mua hàng đến thanh toán của Doanh nghiệp đều được tiến hành một cách thủ công nên không tránh khỏi sai sót. Điều này khiến nhà quản trị rất khó kiểm soát chi phí và đầu vào của Doanh nghiệp một cách hiệu quả. Nắm bắt được những khó khăn đó, NextPro đã phát triển giải pháp mua hàng trực tuyến E-Procurement.

E-Procurement là giải pháp mua hàng Doanh nghiệp được số hóa từ quy trình mua hàng truyền thống. Đây là công cụ hỗ trợ đắc lực cho phòng mua hàng đồng thời, hỗ trợ Ban lãnh đạo kiểm soát hoạt động thu mua hiệu quả. Với những tính năng ưu việt như thương lượng tự động, đấu thầu trực tuyến,…hệ thống sẽ tạo ra một “không gian” mua hàng số hoàn toàn mới, đem đến trải nghiệm mua hàng tốt nhất và tiết kiệm chi phí hiệu quả nhất.

>>> Khám phá hệ thống mua hàng trực tuyến E-Procurement của NextPro: TẠI ĐÂY!

Liên hệ ngay với NextPro để được hỗ trợ tư vấn giải pháp mua hàng phù hợp cho Doanh nghiệp mới nhất!