Phòng mua hàng là phòng ban sử dụng ngân sách của Doanh nghiệp nhiều nhất, vì thế họ cần xây dựng chiến lược mua hàng hiệu quả nhằm tối ưu chi phí cho Doanh nghiệp.

Ứng dụng E-Procurement để quản lý phòng mua hàng hiệu quả

Phòng mua hàng đóng vai trò như bộ phận xương sống, gắn liền với hoạt động của các phòng ban khác, hướng đến việc hoàn thiện và phát triển quy trình, hiệu quả mua hàng, mang lại hiệu suất cho toàn Doanh nghiệp. Do đó, mỗi Doanh nghiệp cần có một giải pháp quản lý phòng mua hàng hiệu quả giúp tối ưu chi phí chuỗi cung ứng và góp phần cho việc hoàn thành mục tiêu cuối cùng của mình.

Tổng quan về phòng mua hàng trong Doanh nghiệp

quản lý phòng mua hàng hiệu quả

Phòng mua hàng có nhiệm vụ theo dõi, tổng hợp yêu cầu thu mua nguyên vật liệu, hàng hóa, tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp và đưa ra mức giá tốt nhất nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng như các hoạt động hàng ngày của Doanh nghiệp được diễn ra một cách suôn sẻ.

Sau đây là 5 vai trò chủ chốt của phòng mua hàng:

Hoàn thiện yêu cầu mua hàng

Trước khi xây dựng kế hoạch mua hàng, phòng mua hàng sẽ nhận được yêu cầu mua hàng từ các phòng ban khác. Lúc này phòng mua hàng sẽ xem xét và hỗ trợ các phòng ban khác đánh giá và hoàn thiện các thông tin mua hàng như số lượng, chất lượng sản phẩm…

Quản lý quy trình mua hàng

Việc ngắt quãng thông tin giữa các phòng ban thường gây ra sự chậm trễ trong hoạt động mua hàng. Do đó, phòng mua hàng cần thường xuyên đánh giá và cải thiện các quy trình nội bộ như việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban, quá trình phê duyệt hóa đơn mua hàng…

Quản lý nguồn cung ứng

Không dừng ở việc quản lý và phát triển các nhà cung ứng hiện tại, phòng mua hàng còn cần thường xuyên tìm kiếm và lập danh sách các nhà cung ứng tiềm năng dựa trên việc đánh giá về chất lượng, giá cả và thương hiệu… nhằm mục đích lưu trữ, khai thác và lên kế hoạch hợp tác trong tương lai.

Tạo dựng mối quan hệ thân thiết giữa các phòng ban

Mỗi phòng ban sẽ có những mục tiêu và kế hoạch riêng nên ai cũng muốn yêu cầu của mình được giải quyết trong thời gian ngắn nhất. Điều này thường dẫn đến xung đột giữa các phòng ban và gây ảnh hưởng đến quy trình mua hàng. Vì thế, các phòng ban cần thấu hiểu kế hoạch và quy trình làm việc của nhau, tạo dựng nhiều cơ hội để các nhân sự có thể tương tác, chia sẻ về công việc của nhau. Từ đó, công việc sẽ được giải quyết dễ dàng hơn.

Xây dựng chiến lược mua hàng dựa trên mục tiêu của Doanh nghiệp

Chiến lược của bất kỳ phòng ban nào cũng cần xây dựng dựa trên mục tiêu chung của Doanh nghiệp. Đặc biệt, phòng mua hàng là phòng ban sử dụng ngân sách của Doanh nghiệp nhiều nhất, vì thế họ cần xây dựng chiến lược mua hàng hiệu quả nhằm tối ưu chi phí cho Doanh nghiệp.

Quản lý phòng mua hàng hiệu quả với giải pháp E-Procurement

quản lý phòng mua hàng hiệu quả

E-Procurement là gì?

E-Procurement hay còn được hiểu là mua hàng điện tử, đây là hệ thống quản lý mua hàng, giúp Doanh nghiệp có thể kết nối với nhà cung cấp thông qua nền tảng kỹ thuật số. Với xu hướng chuyển đổi số, mua hàng điện tử dần được ưa chuộng hơn vì những lợi ích mà nó mang lại.

Quản lý phòng mua hàng hiệu quả với E-Procurement của NextPro

E-Procurement của NextPro là công cụ hỗ trợ đắc lực cho Doanh nghiệp trong việc kiểm soát và quản lý mua hàng. Với các tính năng ưu việt được tích hợp trong E-Procurement sẽ giúp cho quá trình mua hàng được vận hành trơn tru và ít tốn thời gian hơn so với quy trình mua hàng truyền thống.

Một số tính năng nổi bật như:

Quản lý vận hành mua hàng một cách nhanh chóng và minh bạch.
Làm việc với nhà cung cấp dễ dàng thông qua mạng lưới nhà cung cấp Suppliers Database.
Đồng bộ hóa dữ liệu, thống nhất giữa các bên liên quan.
Quản lý và tiết kiệm chi phí mua hàng hiệu quả.

E-Procurement của NextPro chắc chắn sẽ là giải pháp giúp Doanh nghiệp quản lý phòng mua hàng hiệu quả, từ đó thúc đẩy việc mua hàng trở nên nhanh chóng, dễ dàng và minh bạch hơn.