Procurement và Purchasing khác nhau như thế nào? 2023

Quy trình mua hàng truyền thống tại các Doanh nghiệp hiện nay gây không ít bất cập cho phòng mua hàng và Ban lãnh đạo trong công tác quản lý và vận hành mua hàng. Dữ liệu bị phân mảnh nên khó kiểm soát được nhu cầu, chi phí đầu vào của Doanh nghiệp. Thêm vào đó, tình trạng “cửa sau” luôn là vấn đề nan giải khiến Nhà lãnh đạo khá “đau đầu”.

Trong chuỗi cung ứng, hai khái niệm Procurement và Purchasing đều sử dụng để nói về hoạt động thu mua của Doanh nghiệp. Do vậy, có rất nhiều người, thậm chí là người trong lĩnh vực mua hàng vẫn thường nhầm lẫn, không nhận biết điểm khác nhau giữa Procurement và Purchasing, nên sử dụng luân phiên hai khái niệm này. Thực chất, hai khái niệm này vẫn có sự khác biệt đáng kể. Vậy Procurement và Purchasing khác nhau như thế nào?

Procurement là gì?

Procurement và Purchasing khác nhau như thế nào?

Procurement (thu mua) là quá trình bao gồm việc lên kế hoạch, xây dựng chiến lược mua hàng và duy trì hoạt động mua hàng của Doanh nghiệp. Đối tượng của hoạt động thu mua là các loại hàng hóa/dịch vụ để sản xuất sản phẩm, trang thiết bị, máy móc phục vụ cho sản xuất hoặc hàng hóa cần thiết cho hoạt động Doanh nghiệp.

Hiện nay, quá trình Procurement không chỉ đơn thuần là hoạt động thu mua hàng hóa mà còn là chiến lược sản xuất, kinh doanh của Doanh nghiệp. Với vai trò là tiền đề trong chuỗi cung ứng, hoạt động Procurement cần được tính toán kỹ lưỡng, đảm bảo tuân thủ theo mục tiêu và quy trình kinh doanh của Doanh nghiệp, đồng thời hạn chế các sai lệch về số lượng sản xuất và chi phí hàng hóa.

Purchasing là gì?

Procurement và Purchasing khác nhau như thế nào?

Purchasing là một phần bên trong Procurement. Purchasing đơn giản là hoạt động đặt mua một loại hàng hóa và dịch vụ, nhận hàng và thanh toán. Do đó, Purchasing giới hạn trong chức năng giao dịch mua hàng là chủ yếu. Hoạt động Purchasing hiệu quả phải đảm bảo các tiêu chí: chi phí thấp, thời gian giao hàng nhanh, chất lượng chuỗi cung ứng.

Quy trình mua hàng cơ bản bao gồm:

Nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận, phòng ban
Tạo đơn hàng và đặt mua hàng
Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa/dịch vụ
Thanh toán cho nhà cung cấp

Procurement và Purchasing khác nhau như thế nào?

Khác nhau giữa Procurement và Purchasing chủ yếu là Procurement bao quát cả các hoạt động của Purchasing.

Purchasing	Procurement
Đề cập đến việc hàng hóa/dịch vụ được đặt mua ra sao.	Đề cập đến lý do hàng hóa/dịch vụ được đặt và đơn vị cung cấp.
Mang tính chất giao dịch, trao đổi mua hàng giữa B2B	Mang tính chất chiến thuật
Thường làm việc với các nhà cung cấp sẵn có	Tìm kiếm và phát triển mạng lưới nhà cung cấp dựa trên các mối quan hệ hiện tại
Ít liên kết với các bên nội bộ liên quan	Xây dựng mối quan hệ với các bên nội bộ liên quan
Mức độ thành công được đo lường bằng mua hàng có đúng yêu cầu, đúng thời điểm, giá tốt hay không	Mức độ thành công được đo bằng mức tiết kiệm chi phí mua hàng, rủi ro và các yếu tố khác.
Yêu cầu kỹ năng chính: tổ chức, cẩn thận, chú trọng tiểu tiết	Yêu cầu kỹ năng chính: hoạch định chiến lược, lập kế hoạch, xây dựng mối quan hệ, đàm phán, nghiên cứu thị trường.
Tập trung vào yếu tố giá cả và chi phí thấp nhất trên một đơn hàng	Tập trung về giá trị và tổng chi phí sở hữu (TCO)
Mức bồi thường quá thấp, dễ bị ảnh hưởng trước quá trình tự động hóa	Mức bồi thường cao hơn, ít khả năng được tự động hóa

(Procurement và Purchasing khác nhau như thế nào?)

Nâng cấp quy trình Procurement trong Doanh nghiệp

Quy trình mua hàng truyền thống tại các Doanh nghiệp hiện nay gây không ít bất cập cho phòng mua hàng và Ban lãnh đạo trong công tác quản lý và vận hành mua hàng. Với nhân viên mua hàng, họ thường gặp khó khăn trong việc quản lý nhà cung cấp, chi phí mua hàng và quy trình mua hàng bị kéo dài. Dữ liệu về đơn hàng, nhà cung cấp thường được lưu trữ nhiều file, nhiều nền tảng khác nhau, không được đồng bộ hóa nên khó tránh khỏi sai sót.

Với Ban lãnh đạo, vì dữ liệu bị phân mảnh nên họ khó kiểm soát được nhu cầu, chi phí đầu vào của Doanh nghiệp. Thêm vào đó, tình trạng “cửa sau” luôn là vấn đề nan giải khiến Nhà lãnh đạo khá “đau đầu”.

Triển khai chuyển đổi số với E-Procurement sẽ là giải pháp tối ưu mua hàng hiệu quả cho Doanh nghiệp ngay lúc này. E-Procurement của NextPro là hệ thống mua hàng được số hóa từ quy trình mua hàng truyền thống.

Các tính năng yêu cầu báo giá, thương lượng tự động, đấu thầu trực tuyến,… cho phép người mua hàng có thể làm việc với nhà cung cấp nhanh chóng mà không cần phải gặp trực tiếp. Dữ liệu đơn hàng, nhà cung cấp được lưu trữ trên hệ thống giúp cho quá trình quản lý được tiện lợi và dễ dàng. Chi phí mua hàng cũng được hệ thống biểu thị trực quan giúp cho Nhà quản lý, lãnh đạo có thể kiểm soát hoạt động mua hàng hiệu quả.