Hiện nay, nghề mua hàng (Procurement/Purchasing) đang là công việc đáng mơ ước của nhiều người với mức thu nhập khá cao. Tuy nhiên, nghiệp vụ của nhân viên thu mua trong Doanh nghiệp khá cao và đòi hỏi ứng viên phải nắm vững kiến thức cũng như kỹ năng chuyên môn tốt. Vậy để trở thành nhân viên thu mua chuyên nghiệp cần trau dồi kiến thức và nâng cao những kỹ năng nghiệp vụ nào, cùng NextPro khám phá trong bài viết sau. 

Nhân viên thu mua là gì? Nghiệp vụ của nhân viên thu mua 

Phòng mua hàng (Procurement/Purchasing) trong Doanh nghiệp là bộ phận thực hiện các hoạt động liên quan đến giao dịch hàng hóa/dịch vụ. Nhân viên thu mua sẽ đóng vai trò tìm kiếm, chọn lựa nhà cung cấp để duy trì nguồn cung cấp chất lượng với giá thành tốt nhất. Ngoài việc tối ưu hóa lợi nhuận cho công ty, nguồn cung ứng cần phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu, mong muốn của khách hàng. 

nghiệp vụ của nhân viên thu mua

Như vậy, những nghiệp vụ của nhân viên thu mua bao gồm: 

Lập kế hoạch mua hàng 

Trước khi tiến hành mua hàng, nhân viên thu mua phải xác định rõ nhu cầu từ các bộ phận liên quan, từ đó xác định rõ đối tượng và mục tiêu mua hàng. Tiếp theo, nhân viên mua hàng cần có một bản kế hoạch thu mua đảm bảo đủ về mặt chất lượng và số lượng phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất và kinh doanh của Doanh nghiệp. 

Tìm kiếm nguồn cung ứng 

Đối với hàng hóa/dịch vụ đã nhập nhiều lần, nhân viên thu mua cần đánh giá hiệu suất và giá cả của nhà cung cấp để nắm được giá cả thị trường. Trong một số trường hợp, có nhiều nguồn cung ứng tốt hơn bạn cũng có thể kết nội với họ nhằm tránh tình trạng “quen mặt đắt hàng”.

Đối với mặt hàng mới, nhân viên mua hàng cần tiến hành chọn lựa danh sách nhà cung cấp tiềm năng để liên hệ trao đổi, yêu cầu gửi báo giá. Sau đó, bạn có thể tiến hành đàm phán về giá cả, các điều khoản về đơn hàng và yêu cầu gửi hàng mẫu. 

Đàm phán, thỏa thuận hợp đồng thu mua 

Khi đã chọn được nhà cung cấp phù hợp đáp ứng đủ nhu cầu của Công ty, nhân viên thu mua tiến hành thỏa thuận và ký kết hợp đồng. Không chỉ vậy, nhân viên thu mua còn phải tiếp tục theo dõi tiến độ đơn hàng để đảm bảo cung ứng đúng thời hạn, đảm bảo số lượng và chất lượng, đồng thời kiểm soát các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa. 

Các công việc khác 

Bên cạnh các công việc liên quan đến đầu vào của chuỗi cung ứng, nghiệp vụ của nhân viên thu mua còn bao gồm các công tác tham gia đánh giá chất lượng, xử lý các hóa đơn, giấy tờ liên quan đến mua bán và chuyển giao cho bộ phận kế toán, tạo mối quan hệ với những nhà cung cấp chiến lược. Bên cạnh đó, nhân viên thu mua trong một số Doanh nghiệp còn đóng vai trò quản lý đội ngũ logistics, tài chính, tiếp nhận xử lý đơn hàng sai lệch, đề xuất những ý tưởng nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất. 

Những kiến thức và kỹ năng cần có của nhân viên thu mua 

Bên cạnh những kiến thức chuyên môn liên quan đến nghề mua hàng, hợp đồng, xuất nhập khẩu hàng hóa, thủ tục Hải quan, chính sách mặt hàng khi nhập khẩu, nhân viên thu mua cần trang bị thêm các kỹ năng và kiến thức khác như:

Hiểu biết về thị trường

Am hiểu thị trường sẽ giúp bạn lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp với mức giá tốt nhất. Đặc biệt, nếu bạn làm tại các tập đoàn đa quốc gia, hiểu biết về thị trường quốc tế sẽ là một lợi thế lớn cho công việc của bạn. Ví dụ, nếu nhân viên mua hàng có hiểu biết về các chính sách, quy định về thương mại quốc tế sẽ giúp bạn cập nhật được những sản phẩm mới, kết nối với nhiều nhà cung cấp tốt hơn, Doanh nghiệp luôn có nhiều lựa chọn tối ưu nhất. 

nghiệp vụ của nhân viên thu mua

Kỹ năng giải quyết vấn đề 

Quá trình làm việc với nhà cung cấp không phải lúc nào cũng suôn sẻ, thuận lợi. Nếu trong quá trình làm việc với nhà cung cấp xảy ra vấn đề, chuyên gia mua hàng cần có kỹ năng để đưa ra các phương án xử lý thích hợp. Tùy vào trường hợp và mức độ rủi ro mà người mua hàng có thể chọn cách cứu vãn mối quan hệ với nhà cung cấp hoặc chấm dứt hợp đồng. Dĩ nhiên, bạn cần hiểu được kết quả và những rủi ro mà phương án đó mang lại. 

Ngoài ra, xung đột giữa các bên liên quan bên trong nội bộ cũng là điều khó tránh khỏi. Dưới góc độ là nhân viên mua hàng, bạn cần phải giải quyết để tránh ảnh hưởng tiêu cực đến chiến lược thu mua.

Kỹ năng đàm phán

nghiệp vụ của nhân viên thu mua

Đàm phán là kỹ năng hàng đầu của một nhân viên thu mua cần phải có. Kết quả của cuộc đàm phán có thể mang lại nhiều lợi ích cho Doanh nghiệp, việc này phụ thuộc rất nhiều vào kỹ năng của một nhân viên mua hàng. Dưới góc độ là người mua và người bán đều mong muốn có lợi cho Doanh nghiệp của mình. Vì vậy, để có một cuộc đàm phán thành công, hai bên cần đạt được thỏa thuận chung. Trong một số tình huống, nhân viên mua hàng cần phải có sự nhượng bộ nhất định để đạt được kết quả về lâu dài cho tổ chức. 

Để trở thành một nhân viên thu mua ưu tú và chuyên nghiệp, ngoài việc nắm chắc nghiệp vụ trong công việc, bạn cần phải liên tục trau những kiến thức, kỹ năng liên quan. Đồng thời, bạn cũng nên biết cách ứng dụng các giải pháp công nghệ vào mua hàng Doanh nghiệp để hạn chế những rủi ro và cải thiện quy trình mua hàng của Doanh nghiệp. Một trong những giải pháp đang được khá nhiều Công ty lớn áp dụng đó là phần mềm mua hàng trực tuyến E-Procurement. Khám phá những chức năng chính mà phần mềm này có thể hỗ trợ cho Doanh nghiệp trong quá trình mua hàng — TẠI ĐÂY! 

>> Dùng thử MIỄN PHÍ giải pháp E-Procurement: ĐĂNG KÝ NGAY! 

Bài viết liên quan:

Cơ hội và thách thức khi theo đuổi nghề BUYER

Chuẩn mực đạo đức nghề mua hàng

___________________________________________________________________________________________________________

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CUNG ỨNG QUỐC TẾ NEXTPRO 

• Hotline: 0903 799 826
• Địa chỉ: 57 Lê Thị Hồng Gấm, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TPHCM.
• Email: info@nextpro.io
• LinkedIn: NextPro Intelligent & Auction Platform