Kỹ năng đàm phán trong thu mua dành cho nhân viên mua hàng NextPro

Với vai trò người mua hàng, nhân viên mua hàng sẽ phải tiến hành đàm phán với nhà cung cấp để chia sẻ thông tin, yêu cầu với nhà cung cấp để nhận lại những giá trị cung ứng tốt nhất. Do đó, kỹ năng đàm phán trong thu mua là điều bắt buộc mà […]

Tại sao nhân viên mua hàng cần có kỹ năng đàm phán

Đàm phán là một phần quan trọng khi thực hiện quy trình mua hàng Doanh nghiệp. Với một số đơn hàng nhất định, nhân viên mua hàng cần tiến hành đàm phán với nhà cung cấp để trình bày những yêu cầu, mong muốn của Doanh nghiệp cho nhà cung cấp, từ đó đưa ra quyết định lựa chọn nguồn cung ứng phù hợp cho Doanh nghiệp.

Đàm phán với nhà cung cấp sẽ mang lại những lợi ích cho Doanh nghiệp như:

Chi phí: giảm chi phí mua hàng bằng việc có được mức giá tốt nhất.
Giá trị: tạo thêm được giá trị như giảm thời gian chờ đợi
Thực hiện hợp đồng: nâng cao hiệu quả thực hiện hợp đồng thông qua KPI và SLA.
Xung đột: giải quyết xung đột thông qua đàm phán đi tới sự đồng thuận.
Vấn đề: giải quyết vấn đề thông qua các cuộc trao đổi mở.
Chất lượng: đạt được chất lượng tối ưu thông qua giảm thiểu lỗi.
Thỏa thuận: đạt được thỏa thuận chung theo cách thức hợp tác, hai bên đều hài lòng.

Kỹ năng đàm phán trong thu mua dành cho nhân viên mua hàng

Thông thường, để tiến hành thương lượng với nhà cung cấp, nhân viên mua hàng cần tập trung vào 6 yếu tố chính:

Hiểu rõ Doanh nghiệp mình cần gì?

Trong một cuộc đàm phán, nếu bạn không biết rõ mình cần gì thì rất khó để đối phương có thể hiểu và đáp ứng cho bạn. Không những thế, việc không hiểu rõ Doanh nghiệp mình sẽ khiến cho cuộc đàm phán không đạt kết quả tốt như mong muốn. Vấn đề này có vẻ đơn giản nhưng rất dễ bị bộc lộ trong quá trình thương lượng, từ đó sẽ khiến cho đối tác không đánh giá nghiệp vụ của bạn cũng như mất thiện chí hợp tác với Doanh nghiệp.

Một số câu hỏi bạn có thể đặt ra để “tự hỏi” trước khi thương lượng với nhà cung cấp là:

Ngân sách mua hàng là bao nhiêu?
Ai là người chịu trách nhiệm pháp lý ký kết hợp đồng và khi nào họ cần có mặt?
Hạn chót để thỏa thuận là khi nào?
Các điều khoản, điều kiện bắt buộc nhà cung cấp phải có là gì?
Lựa chọn thay thế nếu các yêu cầu đưa ra không được đáp ứng?
Doanh nghiệp có đủ khả năng “thoát khỏi” những ràng buộc trong hợp đồng không?
Nếu hợp đồng xảy ra tranh chấp thì giải quyết như thế nào?

Biết đối phương muốn gì?

Để có một cuộc đàm phán thành công, bạn cũng cần hiểu rõ đối tác tiềm năng của bạn muốn gì. Để xác định điều này, bạn có thể xem xét các thông tin sau:

Bạn hợp đồng hoặc các tài liệu đề xuất
Những ghi chú trong các cuộc họp, cuộc gọi trước
Các cuộc trò chuyện qua email, message trước đây
Trang web, fanpage trên mạng xã hội của nhà cung cấp
Đánh giá từ các đối tác khác của nhà cung cấp

Tất cả những nguồn tin này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin trực tiếp và tình hình thực tế về đối tác tiềm năng của bạn, từ đó giúp bạn trang bị tốt hơn để đàm phán.

Giao tiếp và trình bày rõ ràng

Giao tiếp rõ ràng là chìa khóa để giúp bạn truyền tải những mong muốn, yêu cầu cho nhà cung cấp. Bằng cách thỏa thuận với một đầu mối liên hệ, bạn có thể tập trung xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp dựa trên sự tin tưởng và minh bạch. Khi các thông tin liên lạc rõ ràng và được thiết lập hiệu quả, bạn có thể làm việc với nhà cung cấp một cách dễ dàng.

Xây dựng sự đồng cảm

Điều này phụ thuộc vào việc bạn có tập trung lắng nghe những gì mà đối phương trao đổi với bạn trong quá trình thương lượng. Chìa khóa để xây dựng sự đồng cảm là việc lắng nghe hiệu quả, đặc biệt là trong các cuộc đàm phán phức tạp. Việc thấu hiểu những gì đối tác đang nói sẽ giúp bạn có thể suy nghĩ về quan điểm tiếp theo hoặc phản bác ý kiến với những gì đối phương trình bày.

Một kỹ thuật đơn giản là tập trung lắng nghe và lặp lại những điểm chính mà đối phương vừa nói để xác nhận lại với họ. Điều này sẽ tạo ra một vòng phản hồi tích cực và đối phương cũng đánh giá cao việc bạn đang lắng nghe họ.

Hiểu rõ về người đàm phán của đối phương

Hoạt động đàm phán được tiến hành bởi con người, việc tương tác giữa họ sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả. Bạn cần cân nhắc xem mình có thể thương lượng với ai, bạn biết gì từ họ thông qua các cuộc thảo luận trước hoặc tương tác trên mạng xã hội. Bạn không nhất thiết phải trở thành bạn thân với họ nhưng việc xây dựng mối quan hệ tốt cũng sẽ rất có lợi cho bạn.

Tránh “mệt mỏi”

Sự mệt mỏi có thể xuất hiện trong các cuộc đàm phán, đặc biệt là khi nó mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Nếu bạn đã lường trước vấn đề này thì có thể áp dụng để có lợi nhất cho mình vì đối phương có thể nhượng bộ để kết thúc cuộc đàm phán một cách nhanh chóng hơn. Ví dụ trường hợp đối phương đang bị áp lựa thời gian do cần bắt chuyến bay đã đặt trước hoặc ngồi hợp lâu và đang rất cần một tách cà phê. Bạn có thể đặt mình vào vị trí tốt nhất bằng cách chuẩn bị theo những gợi ý:

Kéo dài cuộc thương lượng hơn lời mời trên lịch
Đảm bảo có đủ đồ ăn/thức uống của riêng mình để duy trì năng lượng
Trong quá trình đàm phán có thể xin nghỉ giải lao để giữ mức độ tập trung cao nhất
Duy trì sự điềm tĩnh sẽ giúp đốt cháy năng lượng ít hơn cũng như xây dựng được lòng tin đối với nhà cung cấp.

Tóm lại, không nên tham gia một cuộc thỏa thuận khi chưa chuẩn bị kỹ lưỡng vì sau đó, có thể bạn sẽ phải mất nhiều thời gian hơn để tìm một nhà cung cấp thay thế khác.

Để trở thành một nhân viên thu mua ưu tú và chuyên nghiệp, ngoài việc nắm chắc nghiệp vụ trong công việc, bạn cần phải liên tục trau những kiến thức, kỹ năng liên quan. Đồng thời, bạn cũng nên biết cách ứng dụng các giải pháp công nghệ vào mua hàng Doanh nghiệp để hạn chế những rủi ro và cải thiện quy trình mua hàng của Doanh nghiệp. Một trong những giải pháp đang được khá nhiều Công ty lớn áp dụng đó là phần mềm mua hàng trực tuyến E-Procurement. Khám phá những chức năng chính mà phần mềm này có thể hỗ trợ cho Doanh nghiệp trong quá trình mua hàng — TẠI ĐÂY!

>> Dùng thử MIỄN PHÍ giải pháp E-Procurement: ĐĂNG KÝ NGAY!

________________________________________________________________________________________________________

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CUNG ỨNG QUỐC TẾ NEXTPRO

Hotline: 0903 799 826
Địa chỉ: 57 Lê Thị Hồng Gấm, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TPHCM.
Email: info@nextpro.io
LinkedIn: NextPro Intelligent Procurement & Auction Platform

Ứng dụng các giải pháp công nghệ vào mua hàng Doanh nghiệp để hạn chế những rủi ro và cải thiện quy trình mua hàng của Doanh nghiệp. Một trong những giải pháp đang được khá nhiều Công ty lớn áp dụng đó là phần mềm mua hàng trực tuyến E-Procurement.