Thu mua là hoạt động mua sắm hàng hóa, dụng cụ, nguồn nguyên vật liệu cần thiết giúp duy trì hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp. Nếu quá trình thu mua không được kiểm soát và quản lý chặt chẽ, minh bạch có thể dẫn đến tốn kém chi phí và nguồn lực, gây ảnh hưởng lớn đến quá trình vận hành của Doanh nghiệp. Do đó, vai trò của bộ phận thu mua rất quan trọng, cần có hệ thống quản lý thu mua tối ưu để có thể quản trị mua hàng hiệu quả.

Khó khăn trong quản lý thu mua của Doanh nghiệp

Hệ thống quản lý thu mua E-Procurement

Với phương pháp quản lý thu mua truyền thống, hoạt động mua sắm hàng hóa, dụng cụ, nguồn nguyên vật liệu của Doanh nghiệp gặp một số khó khăn như sau:

• Chi phí thấp kéo theo chất lượng sản phẩm không đảm bảo, thời gian bảo quản ngắn và dễ hỏng hóc. Điều này gây tốn kém nhiều chi phí bảo trì, sửa chữa cũng như ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Các thông số kỹ thuật của sản phẩm không rõ ràng gây khó khăn trong công tác quản lý, kiểm kê sản phẩm sau này.
• Không đánh giá nhà cung cấp trước khi hợp tác sẽ dễ dẫn đến tình trạng làm việc với nhà cung cấp kém chất lượng, không đủ uy tín hoặc mua sản phẩm với giá cao. Đây là vấn đề mà nhiều Doanh nghiệp gặp phải nhưng lại thường bị bỏ qua vì một vài yếu tố chủ quan (người quen, trục lợi, tham ô…).
• Quy trình thu mua không rõ ràng và thực hiện không đúng trình tự sẽ khiến việc quản lý không được chặt chẽ, gây ra những phát sinh không đáng có. 
• Dữ liệu khó lưu trữ chính là điểm yếu của phương pháp quản lý mua hàng truyền thống do những tài liệu giấy rất khó bảo quản, dễ hư hỏng và thất lạc. Việc này sẽ tác động trực tiếp đến người quản lý khi phải chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu để mất thông tin.
• Thiếu minh bạch ngay từ ban đầu có thể dẫn đến những rủi ro không mong muốn sau này như: xảy ra sự cố trong quá trình sử dụng sản phẩm nhưng nhà cung cấp không chịu trách nhiệm do không có điều khoản quy định trong hợp đồng, sản phẩm không đạt chất lượng nhưng lại không có giấy tờ để xác minh và đối chứng…
• Không có kế hoạch mua sắm cụ thể và chỉ tiến hành hoạt động mua sắm khi có nhu cầu phát sinh sẽ khiến quy trình thu mua trở nên hỗn loạn và khó kiểm soát.

Tối ưu hóa mua hàng Doanh nghiệp với hệ thống quản lý thu mua 

Hệ thống quản lý thu mua E-Procurement

Hệ thống quản lý thu mua là gì?

Quản lý thu mua là việc tìm kiếm các nguồn nguyên vật liệu, hàng hóa và theo dõi việc giao – nhận nhằm đảm bảo đúng thời gian, chất lượng và số lượng hàng hóa. Công việc này còn bao gồm cả quản lý, điều phối và kiểm kê cùng với các nghiệp vụ kế toán liên quan đến mua hàng.

Hệ thống quản lý thu mua có thể hiểu là một hệ thống được số hóa dựa trên quy trình mua hàng truyền thống giúp Doanh nghiệp tối ưu quy trình mua hàng, có thể theo dõi, kiểm soát hoạt động thu mua một cách dễ dàng, minh bạch và hiệu quả hơn.

Lợi ích của việc triển khai hệ thống quản lý thu mua 

Việc quản lý thu mua truyền thống đã xuất hiện những hạn chế và gây ra nhiều rủi ro. Do đó, các Doanh nghiệp cần nhanh chóng tìm kiếm hệ thống quản lý thu mua thích hợp. Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc áp dụng công nghệ vào quản lý thu mua là xu thế tất yếu. Các tập đoàn đa quốc gia như Pepsi, Unilever, Mercedes… cũng đang áp dụng hệ thống quản lý thu mua vào quá trình vận hành mua hàng Doanh nghiệp bởi họ nhận thấy được những lợi ích to lớn từ việc tối ưu hóa quản lý thu mua bằng công nghệ.

Áp dụng hệ thống quản lý thu mua giúp các Doanh nghiệp rút ngắn quy trình mua hàng, tiết kiệm thời gian. Đồng thời, hạn chế được các vấn đề như tham ô, hối lộ, tư lợi cá nhân… giúp tăng tính minh bạch, rõ ràng trong quá trình mua hàng. Thêm vào đó, hệ thống còn giúp tạo mạng lưới và quản lý nhà cung cấp một cách dễ dàng thông qua việc trao đổi trực tuyến. Đặc biệt, việc lưu trữ tài liệu không còn là công việc khó khăn vì tất cả dữ liệu sẽ được đồng bộ trên hệ thống.

Hệ thống quản lý thu mua tốt nhất hiện nay 

Hệ thống quản lý thu mua E-Procurement

Hiện nay, trên thị trường có nhiều đơn vị cung cấp các hệ thống quản lý thu mua với chức năng và giá dịch vụ khác nhau. Điều này gây khó khăn cho các Doanh nghiệp trong việc tìm kiếm và lựa chọn hệ thống quản lý thu mua phù hợp cho mình. Do đó, để tránh mất thời gian và lãng phí, đầu tư giải pháp nhưng không hiệu quả, mỗi Doanh nghiệp cần xác định tiêu chí về nhu cầu, chi phí rõ ràng để đánh giá và lựa chọn giải pháp phù hợp.

Tự tin là một trong những hệ thống quản lý thu mua tốt nhất hiện nay, E-Procurement của NextPro là hệ thống được phát triển dựa trên quy trình mua hàng chuẩn quốc tế. Từng bước trong quy trình, từ tạo yêu cầu mua hàng, duyệt yêu cầu cho đến đánh giá chọn thầu, nhận hàng và thanh toán đều được số hóa dựa trên nền tảng kỹ thuật số.

Các dữ liệu của Doanh nghiệp trên hệ thống sẽ được đồng bộ hóa và lưu trữ trên nền tảng đám mây với tính bảo mật cao hàng đầu thế giới – AWS (Amazon web service). Do đó, với hệ thống quản lý thu mua –  E-Procurement tốt nhất của Nextpro sẽ giúp quá trình quản lý mua hàng Doanh nghiệp trở nên dễ dàng, minh bạch và hiệu quả hơn. 

>> Các chức năng chính bên trong hệ thống E-Procurement của NextPro—Tại đây!

• Điều chỉnh hệ thống theo yêu cầu để tương thích với quy trình của từng doanh nghiệp.
• Thiết lập và bàn giao hệ thống theo đúng lộ trình đã cam kết. 
• Tối ưu chi phí chuyển đổi và cam kết không phát sinh thêm bất kỳ phụ phí nào trong quá trình xây dựng hệ thống.
• Với giao diện thân thiện, giúp người dùng dễ dàng triển khai và sử dụng ngay.
• Nhiều tính năng thông minh được tích hợp như tự động thương lượng giá, email thông báo theo định mức phê duyệt, so sánh và tự động đưa ra mức giá tốt nhất cho mỗi đơn hàng,…
• Hỗ trợ chi phí triển khai lên đến 10% cho Doanh nghiệp.

Đó là những điểm nổi bật khi bạn chọn sử dụng hệ thống quản lý thu mua E-procurement tốt nhất của NextPro. Quý Doanh nghiệp có nhu cầu, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ trải nghiệm.

Bài viết liên quan:

Bài viết liên quan:

Top 3 phần mềm E-Procurement tốt nhất hiện nay

Khám phá các tính năng của hệ thống E-Procurement

Tầm quan trọng của Hệ thống thu mua tích hợp trong Doanh nghiệp

Lợi ích của việc triển khai hệ thống E-Procurement

_________________________________________________________________________________________________________

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CUNG ỨNG QUỐC TẾ NEXTPRO 

• Hotline: 0903 799 826
• Địa chỉ: 57 Lê Thị Hồng Gấm, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TPHCM.
• Email: info@nextpro.io
• LinkedIn: NextPro Intelligent Procurement & Auction Platform