Với nhu cầu chuyển đổi số trong Doanh nghiệp mạnh mẽ như hiện nay, xu hướng E-Procurement ngày càng được nhiều Doanh nghiệp Việt quan tâm. Nắm bắt được nhu cầu đó, NextPro đã phát triển hệ thống E-Procurement với những tính năng ưu việt giúp cho quá trình mua hàng của Doanh nghiệp được tối ưu hiệu quả. Vậy hệ thống E-Procurement hoạt động như thế nào? Tối ưu hiệu quả mua hàng ra sao? Cùng khám phá thông qua bài viết dưới đây.

E-Procurement là gì?

E-Procurement là giải pháp mua hàng thông minh được số hóa từ quy trình mua hàng truyền thống của Doanh nghiệp giúp quản lý mua hàng và chi phí đầu vào hiệu quả. Bên trong hệ thống được tích hợp các tính năng ưu việt như thương lượng tự động, so sánh giá, đấu thầu trực tuyến, thông báo phê duyệt,… giúp cho người dùng dễ dàng kiểm soát và vận hành hiệu quả. Một số chức năng nổi bật của hệ thống E-Procurement như:

• Thực hiện quy trình mua hàng: Hệ thống đáp ứng quy trình mua hàng doanh nghiệp theo từng bước, đảm bảo quá trình diễn ra dễ dàng, nhanh chóng và minh bạch.
• Quản lý nhà cung cấp: Đơn giản hóa việc quản lý nhà cung cấp thông qua Suppliers Database và đánh giá hiệu suất nhà cung cấp trên mỗi đơn hàng bên trong hệ thống. 
• Quản lý ngân sách: Hệ thống tự động khấu trừ các chi phí dự án/ thường niên tương ứng sau khi yêu cầu mua hàng đã được duyệt. Đồng thời, hệ thống còn cho phép cân đối, điều chỉnh các mã chi phí. Nhờ đó mà người mua hàng có thể quản lý chi phí hiệu quả và đưa ra kế hoạch, chiến lược mua hàng phù hợp cho doanh nghiệp. 
• Kiểm soát hoạt động mua hàng: Hệ thống biểu thị trực quan các báo cáo phân tích mua hàng và hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên mua hàng. Nhờ đó, nhà quản lý có thể kiểm soát và theo dõi tiến độ công việc một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Hệ thống E-Procurement hoạt động như thế nào? 

E-Procurement là giải pháp thích hợp cho các Doanh nghiệp đang có nhu cầu chuyển đổi số trong mua hàng. Với E-Procurement, quy trình mua hàng sẽ được chuyển đổi từ thủ công, giấy tờ sang nền tảng trực tuyến với các bước:

• Tạo yêu cầu mua hàng (PR): Đây là bước đầu tiên trong quy trình mua hàng. Người yêu cầu mua hàng sẽ đăng nhập vào hệ thống để tạo yêu cầu mua hàng. Trong phiếu yêu cầu cần phải xác định rõ là loại yêu cầu mua hàng bởi mỗi loại sẽ có quy trình hoạt động khác nhau.
• Duyệt yêu cầu: Sau khi tạo yêu cầu mua hàng, hệ thống sẽ tự động gửi email phê duyệt đến các cấp phê duyệt theo định mức đã thiết lập trước đó. Đây là điểm vượt trội của hệ thống so với cách làm việc truyền thống.
• Mua hàng: Ở bước này, nhân viên mua hàng sẽ tiếp nhận thông tin đơn hàng, tạo đơn đặt hàng. Người mua hàng sẽ dựa vào Suppliers Database trên hệ thống để lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng và gửi yêu cầu chào giá. Hệ thống sẽ tự động gửi email yêu cầu báo giá đến các nhà cung cấp đã được chọn. Đặc biệt, E-Procurement cho phép nhân viên mua hàng có thể mở rộng yêu cầu chào giá đến các nhà cung cấp khác trong cùng ngành hàng.
• Sau khi nhận được báo giá, nhân viên mua hàng sẽ tiến hành đánh giá kỹ thuật và giá thành giữa các nhà cung cấp. Nếu bạn thấy giá vẫn chưa hợp lý, có thể yêu cầu thỏa thuận với nhà cung cấp thông qua tính năng thương lượng giá tự động hoặc tổ chức đấu thầu. Cuối cùng, nhân viên mua hàng sẽ chọn lựa nhà cung cấp và ký hợp đồng mua hàng.
• Nhận hàng hóa, dịch vụ: Căn cứ theo ngày giao hàng đã thỏa thuận với nhà cung cấp để nhận hàng. Sau khi nhận hàng và kiểm tra, người yêu cầu sẽ tiến hành đánh giá nhà cung cấp.
• Thanh toán: Nhân viên mua hàng sẽ căn cứ vào căn cứ hóa đơn nhà cung cấp, điều khoản hợp đồng và các chứng từ giao nhận hàng hóa để lập hóa đơn thanh toán online. Nếu hóa đơn được duyệt thì phòng kế toán sẽ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp.

Triển khai hệ thống E-Procurement cho Doanh nghiệp Việt

Nhằm thúc đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp Việt, đội ngũ NextPro sẽ cùng đồng hành và hỗ trợ triển khai hệ thống E-Procurement theo lộ trình được hoạch định kỹ lưỡng. Chúng tôi đảm bảo trong thời gian ngắn có thể giúp doanh nghiệp chuyển đổi mua hàng hiệu quả mà không ảnh hưởng đến quá trình vận hành của tổ chức.

Chi phí triển khai hệ thống E-Procurement được NextPro đề xuất đến Quý Khách hàng với nhiều gói dịch vụ khác nhau. Quý Khách hàng có thể căn cứ vào quy mô và số lượng người dùng để lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với doanh nghiệp. Ngoài ra, NextPro còn cam kết:

• Không phát sinh chi phí nào trong quá trình triển khai
• Triển khai sử dụng hệ thống theo đúng lộ trình cam kết 
• Hỗ trợ đào tạo và chuyển đổi bởi đội ngũ chuyên gia có kinh nghiệm
• Hỗ trợ chi phí triển chuyển đổi hệ thống lên đến 10%

Qúy Doanh nghiệp có nhu cầu trải nghiệm hệ thống, vui lòng liên hệ Hotline:0903 799 826 để được NextPro hỗ trợ.

*Bài viết gần đây: 

6 Sai lầm khi lựa chọn nhà cung cấp mà Doanh nghiệp cần lưu ý

Những điều nên và không nên làm khi quản lý mối quan hệ giữa nhà cung cấp và Doanh nghiệp

Vai trò của nhà cung cấp đối với Doanh nghiệp

___________________________________________________________________________________________________________

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CUNG ỨNG QUỐC TẾ NEXTPRO 

• Hotline: 0903 799 826
• Địa chỉ: 57 Lê Thị Hồng Gấm, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TPHCM.
• Email: info@nextpro.io
• LinkedIn: NextPro Intelligent Procurement & Auction Platform
• Sàn TMĐT B2B NextPro