Nhân viên mua hàng là một trong những bộ phận quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Họ có trách nhiệm tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp để đảm bảo nguồn cung ứng hàng hóa/dịch vụ đáp ứng được yêu cầu của công ty. Tuy nhiên, việc tìm kiếm nhà cung cấp không phải lúc nào cũng dễ dàng và đòi hỏi sự tỉ mỉ, tập trung và kỹ năng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về công thức tìm nhà cung cấp chuẩn dành cho nhân viên mua hàng.

Khó khăn của nhân viên mua hàng khi tìm kiếm nhà cung cấp 

Khi bắt đầu kinh doanh hoặc muốn mở rộng sản xuất, việc tìm kiếm nhà cung cấp là một trong những bước quan trọng và không thể thiếu. Tuy nhiên, việc tìm kiếm nhà cung cấp không phải là điều dễ dàng đối với người mua hàng. Khi nhân viên mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp, có thể gặp phải một số khó khăn sau:

Đa dạng và phức tạp về tùy chọn: Thị trường hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp và sản phẩm khác nhau. Việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và đáng tin cậy có thể trở nên khó khăn khi có quá nhiều tùy chọn để xem xét và so sánh.

Đánh giá độ tin cậy và chất lượng: Để đảm bảo nhà cung cấp có độ tin cậy và chất lượng cao, nhân viên mua hàng cần thực hiện quá trình đánh giá và xem xét các thông tin liên quan, bao gồm uy tín của nhà cung cấp, chứng chỉ chất lượng, đánh giá từ khách hàng trước đây và các thông tin khác.

Đàm phán giá cả và điều kiện hợp đồng: Việc thương lượng giá cả và các điều kiện hợp đồng có thể là một quá trình phức tạp và tốn nhiều thời gian. Nhân viên mua hàng cần có kỹ năng đàm phán và hiểu rõ về các yêu cầu và điều khoản của hợp đồng để đảm bảo sự hợp tác thuận lợi với nhà cung cấp.

Kiểm tra và đảm bảo tuân thủ quy định: Nhân viên mua hàng phải đảm bảo rằng nhà cung cấp tuân thủ các quy định pháp luật, quyền lợi lao động và các quy định khác liên quan. Điều này yêu cầu việc nắm vững các quy định và tiêu chuẩn liên quan đến ngành công nghiệp và loại hàng hóa cụ thể.

Quản lý rủi ro: Khi chọn nhà cung cấp, nhân viên mua hàng cần đánh giá và quản lý rủi ro liên quan đến việc đảm bảo nguồn cung, chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng và các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến quá trình mua hàng và hoạt động kinh doanh của công ty.

Thẩm định và đánh giá: Để đảm bảo sự lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất, nhân viên mua hàng phải thực hiện quá trình thẩm định và đánh giá các yếu tố quan trọng như khả năng cung cấp, năng lực sản xuất, hệ thống quản lý, hiệu suất và khả năng đáp ứng yêu cầu của công ty.

Công thức tìm nhà cung cấp uy tín dành cho nhân viên mua hàng 

Bước 1. Xác định nhu cầu và tiêu chí tìm nhà cung cấp

Để tìm được nhà cung cấp phù hợp, việc đầu tiên cần làm là xác định rõ nhu cầu của công ty. Nhân viên mua hàng cần phải biết rõ các sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty đang cần để có thể lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Điều này giúp cho quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Sau khi đã xác định được nhu cầu của công ty, nhân viên mua hàng cần phải xác định các tiêu chí để tìm kiếm nhà cung cấp. Các tiêu chí đánh giá có thể bao gồm:

• Chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ: Đây là yếu tố quan trọng nhất khi lựa chọn nhà cung cấp. Nhân viên mua hàng cần phải đảm bảo rằng nhà cung cấp có khả năng cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ đạt chất lượng cao và đáp ứng được yêu cầu của công ty.
• Giá cả: Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng khi lựa chọn nhà cung cấp. Nhân viên mua hàng cần phải tìm hiểu và so sánh giá cả của các nhà cung cấp khác nhau để có thể đưa ra quyết định đúng đắn.
• Thời gian cung ứng: Việc đảm bảo nguồn cung ứng hàng hóa và dịch vụ đúng thời hạn là rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Nhân viên mua hàng cần phải tìm hiểu và đánh giá khả năng cung ứng của nhà cung cấp để có thể đưa ra quyết định chính xác.

Bước 2. Tìm kiếm nhà cung cấp

Hiện nay, internet đã trở thành một công cụ hữu ích trong việc tìm kiếm thông tin và kết nối với các nhà cung cấp. Nhân viên mua hàng có thể sử dụng các công cụ tìm kiếm trực tuyến như Google, Alibaba, Global Sources, NextPro.io… để tìm kiếm các nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu của công ty.

Tham gia các hội chợ, triển lãm là cách tốt để nhân viên mua hàng có thể gặp gỡ và kết nối với các nhà cung cấp trực tiếp. Đây cũng là cơ hội để nhân viên mua hàng có thể tìm hiểu về sản phẩm hoặc dịch vụ của các nhà cung cấp và đánh giá khả năng cung ứng của họ.

Bước 3. Đánh giá và lựa chọn nguồn cung ứng 

Đánh giá chất lượng sản phẩm/dịch vụ

Sau khi đã tìm được các nhà cung cấp phù hợp, nhân viên mua hàng cần phải tiến hành đánh giá chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của họ. Điều này có thể được thực hiện bằng cách yêu cầu mẫu sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ thử để kiểm tra chất lượng.

Đánh giá khả năng cung ứng

Khả năng cung ứng là một trong những yếu tố quan trọng khi lựa chọn nhà cung cấp. Nhân viên mua hàng cần phải đánh giá khả năng cung ứng của nhà cung cấp bằng cách xem xét các yếu tố như quy mô sản xuất, công nghệ, quy trình sản xuất,…

Đánh giá uy tín và thời gian hoạt động của nhà cung cấp

Uy tín và thời gian hoạt động của nhà cung cấp cũng là những yếu tố quan trọng khi lựa chọn. Nhân viên mua hàng cần phải tìm hiểu về uy tín và kinh nghiệm của nhà cung cấp để có thể đưa ra quyết định chính xác.

Bước 4. Thương lượng và ký hợp đồng

Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, việc tiếp theo là thương lượng và ký hợp đồng. Trong quá trình thương lượng, nhân viên mua hàng cần phải đảm bảo rằng các điều khoản trong hợp đồng đáp ứng được yêu cầu của công ty và đảm bảo quyền lợi của hai bên.

Bước 5. Theo dõi và đánh giá hiệu quả của nhà cung cấp

Sau khi đã ký hợp đồng, việc theo dõi và đánh giá hiệu quả của nhà cung cấp là rất quan trọng để đảm bảo nguồn cung ứng hàng hóa và dịch vụ đáp ứng được yêu cầu của công ty. Nhân viên mua hàng cần phải thường xuyên liên hệ và đánh giá khả năng cung ứng và chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của nhà cung cấp để có thể đưa ra các biện pháp cải thiện nếu cần thiết.

Trên đây là công thức tìm nhà cung cấp chuẩn dành cho nhân viên mua hàng. Việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp là rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Chính vì vậy, nhân viên mua hàng cần phải có sự tỉ mỉ, tập trung và kỹ năng để có thể tìm được nhà cung cấp đáp ứng được yêu cầu của công ty và đảm bảo nguồn cung ứng hàng hóa và dịch vụ đúng thời hạn và chất lượng cao. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn trong quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp.

*Bài viết gần đây:

Cách tìm nhà cung cấp nươc ngoài hiệu quả dành cho nhân viên mua hàng 

Kênh tìm kiếm nhà cung cấp uy tín dành cho Purchaser