Quy trình xuất nhập kho hàng hóa dành cho Doanh nghiệp

Quy trình xuất nhập kho hàng hóa là một trong những hoạt động quan trọng giúp Doanh nghiệp có thể vận hành hàng hóa một cách thuận lợi và dễ dàng. Một quy trình xuất nhập kho hàng hóa cụ thể và rõ ràng sẽ giúp cho Doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, nguồn lực và dễ dàng hơn trong việc kiểm toán sau này. 

Quy trình xuất nhập kho hàng hóa là gì? 

Quy trình xuất nhập kho hàng hóa là hoạt động nhập hàng và xuất hàng theo một quy trình nhất định được đồng bộ hóa trước đó. Quy trình này sẽ giúp cho hoạt động xuất nhập hàng hóa diễn ra thuận lợi và trôi chảy hơn, tạo điều kiện cho Doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm kê và theo hàng hóa một cách dễ dàng. 

Quy trình xuất nhập kho hàng hóa của Doanh nghiệp 

Quy trình xuất kho 

Bước 1: Lên kế hoạch nhập kho

Các bộ phận khi có nhu cầu nhập kho hàng hóa sẽ tiến hành viết một bản báo cáo về mục đích, chi tiết các nguyên liệu cần nhập để chuyển về bộ phận kho hoặc bộ phận liên quan. Trong báo cáo phải ghi rõ số lượng, ngày giờ để bộ phận kho có thể sắp xếp và bố trí hợp lý nguồn lực. Đối với những Doanh nghiệp sử dụng hình thức thuê kho, cần phải thông báo trước 2-3 ngày để có kế người phụ trách nắm thông tin và thông báo đến các bộ phận khác xử lý kịp thời. 

Bước 2: Bố trí hàng hóa trong kho 

Khi đã xác định được thời gian và số lượng cụ thể của hàng hóa, người quản lý kho sẽ tiến hành sắp xếp, bố trí khu vực lưu trữ hợp lý. Vị trí để hàng có thể áp dụng các nguyên tắc sắp xếp khác nhau như FIFO, LIFO,… để đạt được hiệu quả nhất. 

Bước 3: Kiểm kê, đối chiếu hàng hóa 

Khi nhân được hàng, nhân viên giao hàng sẽ xuất phiếu yêu cầu nhập kho và thủ kho sẽ dựa vào đó để đối chiếu thông tin. Nếu phát hiện sai sót thì sẽ có biên bản báo cáo với đơn vị để đề xuất phương án giải quyết kịp thời. 

Bước 4: Kế toán kho kiểm tra và lập phiếu nhập kho

Khi đã hoàn thành tất cả các bước và hàng hóa cũng đã được kiểm tra kỹ càng trước khi nhập kho, kế toán kho sẽ kiểm tra các giấy tờ liên quan trước khi giao dịch và lập phiếu nhập kho. 

Bước 5: Hoàn thành việc nhập kho 

Thủ kho sẽ tiến hành bố trí và nhập hành hóa đúng nơi quy định trước đó, sau đó cập nhật lên hệ thống quản lý kho của Doanh nghiệp. 

Quy trình nhập kho 

Bước 1: Yêu cầu xuất hàng hóa 

Khi có nhu cầu sử dụng hành hóa hay nguyên vật liệu trong kho, nhân viên của bộ phận sẽ tiến hành lập yêu cầu xuất kho gửi kế toán để kiểm tra quyết định. Bản yêu cầu cần ghi rõ ràng về thời gian, số lượng và mục đích xuất hàng. 

Bước 2: Kiểm tra số lượng hàng tồn kho 

Kế toán kho sẽ tiến hành kiểm kê số lượng hàng tồn kho. Nếu số lượng không đủ với yêu cầu cần đề xuất với bộ phận liên quan để tìm cách xử lý. Nếu như hàng hóa đủ thì có thể tiến hành xuất kho. 

Bước 3: Lập phiếu xuất kho

Sau khi tiến hành xác nhận yêu cầu xuất kho, kế toán khi sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho. Phiếu này sẽ được in thành nhiều liên, một bản được chuyển xuống cho thủ kho để sắp xếp hàng hóa, bản còn lại sẽ được kế toán lưu trữ (Tùy vào quy định của Doanh nghiệp để quy định số liên phiếu xuất kho).

Bước 4: Tiến hành xuất kho 

Thủ kho sau khi nhận phiếu xuất kho sẽ tiến hành xuất hàng theo đúng với yêu cầu. Cùng với đó, nhân viên nhận hàng cũng sẽ ký xác nhận vào phiếu xuất kho và nhận một liên. 

Bước 5: Cập nhật thông tin

Thủ kho nhận lại một liên phiếu xuất kho để ghi thẻ kho, sau đó trả lại cho kế toán kho. Kế toán kho sẽ tiến hành ghi sổ kho và hạch toán hàng đã xuất. 

Khi xuất nhập kho hàng hóa, Doanh nghiệp nên lưu ý điều gì? 

Khi tiến hành thực hiện quy trình xuất nhập kho hàng hóa, Doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề:

*Quy trình nhập kho: Nhận thông tin về đơn hàng trễ dẫn đến việc lưu trữ thông tin có những sai sót nhất định. Doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc quản lý và theo dõi hàng hóa đầu vào. Không những thế, việc ghi nhớ nhãn hiệu của từng loại hàng hóa là yếu tố quan trọng và phụ thuộc vào kinh nghiệm của thủ kho.

*Quy trình xuất kho: Trong quá trình nhập kho lưu trữ hàng hóa, nếu diện tích tích kho nhỏ mà Doanh nghiệp không thể tối ưu hóa không gian lưu trữ có thể gây cản trở việc kiểm tra và bố trí hàng hóa. Điều này cũng dẫn đến việc khó điều tra được các nguyên nhân nếu xuất hiện các rủi ro về mất mát, hư hỏng hay sự cố. 

Nắm rõ quy trình xuất nhập kho hàng hóa sẽ giúp nhà quản trị có thể kiểm soát được đầu ra và đầu vào của Doanh nghiệp nhanh chóng từ đó có kế hoạch vận hành sản xuất, kinh doanh hiệu quả.

Hiện nay, một số Doanh nghiệp tại Việt Nam đã ứng dụng hệ thống E-Procurement trong việc quản trị nhu cầu đầu vào của Doanh nghiệp, kiểm soát chi phí mua hàng và quản lý nhà cung cấp. Với các tính năng nổi bật được tích hợp bên trong hệ thống như thương lượng tự động, so sánh giá, đấu thầu trực tuyến,… E-procurement chắc chắn sẽ là một công cụ hỗ trợ tuyệt vời cho các nhà quản trị trong kiểm soát và vận hành mua hàng Doanh nghiệp hiệu quả. 

>> Tìm hiểu thêm về hệ thống E-Procurement:TẠI ĐÂY!

__________________________________________________________________________________________________________

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CUNG ỨNG QUỐC TẾ NEXTPRO 

• Hotline: 0903 799.826
• Địa chỉ: 57 Lê Thị Hồng Gấm, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TPHCM.
• Email: info@nextpro.io
• LinkedIn: NextPro Intelligent & Auction Platform