4 Bước trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Kiểm kê hàng tồn kho là một phần quan trọng trong quá trình quản lý kho hàng của Doanh nghiệp. Nó có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh cung như hướng phát triển của Doanh nghiệp. Do vậy, nó đòi hỏi người quản lý kho phải có những kinh nghiệm và những kiến thức về quy trình kiểm kê hàng tồn kho trong Doanh nghiệp.

Tại sao cần tiến hành kiểm kê hàng tồn kho?

Kiểm kê hàng tồn kho là hoạt động không thể thiếu trong quá trình hoạt động của các Doanh nghiệp sản xuất hiện nay. Việc này sẽ được thực hiện theo quy trình kiểm kê hàng tồn kho của mỗi Doanh nghiệp và thường theo chu kỳ hằng tháng, quý, năm. Thường xuyên kiểm kê hàng tồn kho sẽ mang lại những lợi ích đáng kể cho Doanh nghiệp như:

• Nắm bắt được số lượng sản phẩm, các mẫu sản phẩm hết hạn hoặc sắp lỗi thời… để có những biện pháp xử lý hàng tồn kho nhanh chóng, hạn chế thiệt hại.
• Tiết kiệm các chi phí lưu kho và chi phí nhân công, giải phóng không gian lưu trữ. 
• Phát hiện sai số trên thực tế và trong báo cáo để điều chỉnh, tránh sai sót dữ liệu. 
• Tối ưu dòng vốn lưu động của Doanh nghiệp vào các hoạt động khác cần thiết. 

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho 

Bước 1: Lập kế hoạch chi tiết 

Người quản lý cần tiến hành lập kế hoạch chi tiết và phân chia công việc đến các nhân sự liên quan để dễ thực hiện và kiểm soát quy trình. Người chịu trách nhiệm bao gồm: Quản lý kho, thủ kho, kế toán kho. 

Bảng kiểm kê cần đầy đủ các danh mục như khu vực, mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng thực tế, số lượng báo cáo, ghi chú.  

Bước 2: Tiến hành kiểm kê

Các nhân sự liên quan sẽ tiến hành kiểm kê theo khu vực được phân công, so sánh hàng thực tế và số lượng trong sổ sách, cập nhật thông tin những hàng hóa sắp hết hạn hoặc có số lượng hàng tồn kho lớn. Nếu đủ nhân lực, cần bố trí 2 người cùng kiểm kê một khu vực, một người kiểm tra thực tế và một người ghi số liệu độc lập để tăng tính khách hàng và độ chính xác. 

Lưu ý: Cần thông báo thời gian và khu vực kiểm kế để tránh các bộ phận khác xuất nhập hàng đột xuất gây nhầm lẫn, sai sót. 

Bước 3: Cập nhật kết quả

Tiến hành đối chiếu kết quả giữa thực tế và kết quả trong sổ sách, nếu có sự chênh lệch, cần tiến hành báo cáo và giải trình, sau đó cập nhật kết quả vào sổ sách theo số liệu thực tế. 

Bước 4: Lưu trữ và báo cáo 

Sau khi đã lập biên bản kiểm kê hàng hóa, nhân viên tiến hành lưu trữ bản cứng và báo cáo bằng file lên cấp trên, các bên liên quan sẽ ký xác nhận để hoàn tất quy trình. Trong trường hợp bị sai lệch, người quản lý cần tìm hiểu nguyên nhân để tiến hành cải thiện quy trình, đào tạo lại hoặc phát hiện gian lận sẽ có những biện pháp xử lý kịp thời. 

Một số lỗi dễ mắc phải trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho 

Không chuẩn bị không gian lưu trữ: Đây là một sai lầm khá phổ biến khi Doanh nghiệp tiến hành quy trình kiểm kê hàng tồn kho. Việc không chuẩn bị không gian lưu trữ sẽ gây mất thời gian trong khi bốc dỡ hàng hóa, hàng hóa kiểm kê đặt lộn xộn gây khó khăn trong việc tìm kiếm. 

Thiếu nhân sự: Người thực hiện kiểm kê cần có sự ám hiểu về kho, chuyên nghiệp và được đào tạo kỹ lưỡng nhằm đảm bảo quy trình kiểm kê hàng tồn kho được diễn một cách chính xác. 

Không xử lý các lỗi phát sinh: Trong quá trình kiểm kê hàng hóa sẽ phát sinh ra một số vấn đề về sản phẩm, nhân sự, phương án kiểm kê,… Các lỗi này cần phải được khắc phục kịp thời trước khi đưa ra kết quá kiểm kê nếu không sẽ ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng. 

Không có kế hoạch tiêu hủy hàng kém chất lượng: Việc xử lý hàng tồn kho cần có sự chuẩn bị về các thủ tục liên quan. Hoạt động này nhằm giải phóng không gian lưu trữ trong kho để quá trình quản lý kho được hiệu quả hơn. 

Quản lý hàng tồn kho nói riêng và quản lý đầu vào của Doanh nghiệp nói chung đòi hỏi người quản lý phải có những kiến thức và kinh nghiệm dày dặn để có thể xử lý được các tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện. Để quản lý được nhu cầu đầu vào của Doanh nghiệp hiệu quả, nhà quản trị không nên bỏ qua giải pháp E-Procurement. 

E-Procurement là giải pháp mua hàng Doanh nghiệp trực tuyến được số hóa từ quy trình mua hàng chuẩn. Áp dụng giải pháp này sẽ giúp nhà quản trị kiểm soát hiệu quả nhu cầu và chi phí đầu vào của Doanh nghiệp. Người mua hàng có thể quản lý toàn diện nhu cầu nội bộ, tiến hành trao đổi và làm việc với nhà cung cấp một cách nhanh chóng. Đặc biệt, dữ liệu mua hàng được đồng bộ hóa và lưu trữ bên trong hệ thống, dễ dàng điều chỉnh và tránh sai sót dữ liệu. 

Tham khảo các tính năng chính bên trong hệ thống E-Procurement: TẠI ĐÂY!

Bài đọc thêm:

8 Phương pháp quản lý hàng tồn kho cho Doanh nghiệp

Ưu và nhược điểm của việc lưu trữ hàng tồn kho 

4 Mô hình quản lý hàng tồn kho tiêu biểu cho Doanh nghiệp

__________________________________________________________________________________________________________

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CUNG ỨNG QUỐC TẾ NEXTPRO 

• Hotline: 0903 799.826
• Địa chỉ: 57 Lê Thị Hồng Gấm, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TPHCM.
• Email: info@nextpro.io
• LinkedIn: NextPro Intelligent & Auction Platform