Phương pháp quản lý hàng tồn kho cho Doanh nghiệp

Hàng tồn kho là một trong những tài sản ngắn hạn của Doanh nghiệp. Việc quản lý hàng tồn kho là một nhiệm vụ rất quan trọng, nếu thực hiện không hiệu quả có thể gây ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức. Do vậy, áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho cho Doanh nghiệp là một trong những cách thức giúp nhà quản trị có thể duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả. 

1. Thiết lập mức tồn kho 

Phương pháp quản lý hàng tồn kho cho Doanh nghiệp

Thiết lập các mức độ tồn kho cho mỗi sản phẩm để quản lý dễ dàng hơn. Mức tồn kho là số lượng sản phẩm tối thiểu cần phải có trong kho mọi lúc. Khi số lượng tồn kho của bạn giảm đến mức quy định, bạn cần biết đó là thời điểm nhập để nhập bổ sung hàng hóa. 

Tốt nhất là bạn nên đặt số lượng hàng tồn kho tối thiểu. Mức tồn kho của mỗi sản phẩm là khác nhau, dựa trên nhu cầu thị trường và thời gian bảo quản để đặt và nhận hàng. Thiết lập mức tồn kho cần đòi hỏi sự phân tích, nghiên cứu và ra quyết định. Việc đặt mức tồn kho sẽ hệ thống hóa quá trình đặt hàng, dễ dàng đưa ra quyết định và thay đổi khi cần thiết. 

2. Cảnh báo mức tồn kho tối thiểu 

Mức tồn kho tối thiểu có thể thay đổi theo thời gian. Do đó bạn cần kiểm tra và cân nhắc định kỳ trong năm để xác định mức tồn khi kho phù hợp với từng thời điểm. 

3. Nguyên tắc “Nhập trước, bán trước” (FIFO) 

Phương pháp quản lý hàng tồn kho cho Doanh nghiệp

Đây là nguyên tắc hàng đầu khi quản lý hàng tồn kho. “Nhập trước, bán trước” tức có nghĩa là hàng tồn kho cũ nhất (nhập trước) phải được xuất trước. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm có hạn sử dụng ngắn ngày. Nhờ đó, Doanh nghiệp bạn sẽ tránh được những tổn thất không đáng có. 

Ngay cả với những sản phẩm có hạn sử dụng dài hạn, FIFO vẫn là một phương pháp tốt bởi các sản phẩm cũ đặt ở phía sau sẽ rất dễ bị hao hụt. Thêm vào đó, thiết kế bao bì và các tính năng sản phẩm sẽ luôn được cải tiến và thay đổi theo thời gian. Để quản lý theo nguyên tắc FIFO, Doanh nghiệp bạn cần sắp xếp nhà kho một cách có tổ chức. 

4. Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp 

Phương pháp quản lý hàng tồn kho cho Doanh nghiệp

Trong quá trình  kinh doanh, bạn sẽ phải trả lại một số mặt hàng bán chậm để nhập các sản phẩm mới theo kịp nhu cầu của thị trường, khắc phục các sự cố sản xuất hoặc tạm thời mở rộng không gian lưu trữ hàng hóa. Trong những tình huống đó, bạn cần sự hỗ trợ từ phía nhà cung cấp để giải quyết các vấn đề này.

Do vậy, việc thiết lập mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp là cực kỳ quan trọng. Số lượng đặt mua hàng hóa thường được thỏa thuận trước đó với nhà cung cấp. Tuy nhiên, nếu Doanh nghiệp không đủ kho chứa vì quá nhiều hàng tồn kho, bạn có thể làm việc với nhà cung cấp để yêu cầu mức tối thiểu thấp hơn so với thỏa thuận ban đầu. 

5. Lập kế hoạch dự phòng 

Phương pháp quản lý hàng tồn kho cho Doanh nghiệp

Rất nhiều vấn đề có thể phát sinh trong quá trình quản lý hàng tồn kho, dẫn đến Doanh nghiệp không kịp ứng phó, gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như: 

• Nhu cầu hàng hóa tăng cao, doanh số tăng đột biến và Doanh nghiệp bán quá mức hàng hóa trong kho. 
• Doanh nghiệp thiếu dòng tiền, không thể thanh toán cho hàng hóa cần thiết. 
• Tính toán sai trong lưu trữ hàng tồn kho và Doanh nghiệp có ít sản phẩm hơn mức cần thiết.
• Sản phẩm không bán được chiếm hết không gian lưu trữ trong kho. 
• Nhà sản xuất đã hết sản phẩm Doanh nghiệp cần và bạn cần có đơn hàng thay thế.
• Nhà sản xuất ngừng sản xuất sản phẩm đột ngột mà không thông báo trước. 

6. Kiểm tra kho thường xuyên 

Phương pháp quản lý hàng tồn kho cho Doanh nghiệp

Hiện nay, nhiều Doanh nghiệp đã tích hợp công nghệ vào quản lý hàng tồn kho, từ dữ liệu phần mềm, bạn có thể biết được hiện tại số lượng hàng tồn kho của mình là bao nhiêu. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải đảm bảo số liệu trên hệ thống và thực tế trung khớp với nhau. Có một số phương pháp để bạn có thể khắc phục điểm này như 

• Hàng tồn kho vật lý: Kho vật lý thực chất là đang đếm tất cả hàng tồn kho của bạn trong một lúc. Việc kiểm kê kho vật lý thường được nhiều Doanh nghiệp thực hiện vào cuối năm vì nó liên quan đến kế toán và nộp thuế thu nhập. 
• Kiểm kê tại chỗ: Thực hiển kiểm kê vật lý vào cuối năm thường gặp nhiều khó khăn và tốn nhiều thời gian. Mặc khác trong kho của bạn có khá nhiều sản phẩm và bạn muốn kiểm kê định kỳ trong suốt cả năm, bạn có thể chọn một sản phẩm, đếm và so sánh với số lượng thực tế. Và điều này cần được thực hiện theo lịch trình cụ thể. 
• Kiểm kê theo chu kỳ: Thay vì hình thức kiểm kê vật lý đầy đủ vào cuối năm, một số Doanh nghiệp áp dụng tính chu kỳ để kiểm kê hàng tồn kho. Mỗi ngày, tuần, tháng Doanh nghiệp có thể kiểm kê một sản phẩm khác nhau theo lịch xoay vòng. Những mặt hàng giá trị cao hơn sẽ được kiểm kê thường xuyên hơn.   
• Đặt thứ tự ưu tiên: Sử dụng phương pháp phân tích ABC cho phép bạn ưu tiên các sản phẩm đặc biệt trong quá trình quản lý hàng tồn kho. Thực hiện bằng cách xem qua danh sách sản phẩm và phân loại theo thứ tự:

A: Sản phẩm có giá trị cao và tần suất bán hàng thấp 

B: Sản phẩm có giá trị và tần suất bán hàng vừa phải

C: Sản phẩm có giá trị thấp và tần suất bán hàng cao

7. Dự báo nhu cầu 

Phương pháp quản lý hàng tồn kho cho Doanh nghiệp

Dự báo nhu cầu là một phần trong quá trình quản lý hàng tồn kho và điều này rất khó để thực hiện. Có rất nhiều biến số liên quan và bạn không thể biết chính xác những gì có thể xảy ra. Dưới đây là một vài dự kiến về doanh số như:

• Xu hướng thị trường 
• Tốc độ tăng trưởng trong năm 
• Tính thời vụ của nền kinh tế chung
• Các chương trình khuyến mãi sắp tới 
• Chi phí quảng cáo theo kế hoạch

8. Dropshipping 

Dropshipping là kịch bản lý tưởng để quản lý hàng tồn kho cho Doanh nghiệp. Bạn có thể loại bỏ hoàn toàn việc quản lý hàng tồn kho cho Doanh nghiệp. Loại hình này được khá nhiều nhà buôn và nhà sản xuất áp dụng. Mặc dù giá thành sản phẩm có xu hướng cao hơn nhưng bù lại, Doanh nghiệp bạn không cần lo lắng về các chi phí liên quan.

Phương pháp quản lý hàng tồn kho cho Doanh nghiệp

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp cho nhân viên mua hàng có thể nắm bắt được nhu cầu cần thiết của Doanh nghiệp trong từng thời điểm, hỗ trợ tốt cho việc lên kế hoạch mua hàng. Việc kiểm soát nhu cầu đầu vào cho Doanh nghiệp thường được nhân viên mua hàng thực hiện theo phương pháp truyền thống nên khó tránh khỏi những sai sót về dữ liệu.

Trong khi đó, ứng dụng giải pháp công nghệ E-Procurement sẽ giúp người mua hàng có thể kiểm soát được chi phí và nhu cầu hiệu quả, quản lý và làm việc với nhà cung cấp cũng trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, với các tính năng nổi bật như so sánh giá, thương lượng tự động, đấu thầu trực tuyến, người mua hàng có thể tiết kiệm thời gian đàm phán và chi phí mua hàng cũng được tối ưu hóa một cách tốt nhất. 

> Khám phá các chức năng chính bên trong hệ thống E-Procurement: TẠI ĐÂY! 

Đọc thêm:

4 Mô hình quản lý hàng tồn kho tiêu biểu cho Doanh nghiệp

Nghiệp vụ của Nhân viên thu mua trong Doanh nghiệp

__________________________________________________________________________________________________________

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CUNG ỨNG QUỐC TẾ NEXTPRO 

• Hotline: 0903 799 826
• Địa chỉ: 57 Lê Thị Hồng Gấm, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TPHCM.
• Email: info@nextpro.io
• LinkedIn: NextPro Intelligent & Auction Platform