Quy trình 4 bước giúp quản trị rủi ro chuỗi cung ứng hiệu quả

Quản trị rủi ro chuỗi cung ứng là hoạt động không thể thiếu trong chuỗi cung ứng và cần được tiến hành theo quy trình từng bước. Tùy vào mô hình chuỗi cung ứng của từng Doanh nghiệp sẽ có cách tiếp cận rủi ro khác nhau. Doanh nghiệp luôn phải đặt ra những tình huống khác nhau để kiểm soát tối đa những rủi ro có thể xảy ra và sớm đề ra những phương án giải quyết phù hợp để giải quyết vấn đề. 

Quy trình quản trị rủi ro chuỗi cung ứng hiệu quả

1. Xác định rủi ro

Mặc dù các rủi ro trong chuỗi cung ứng xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, thậm chí có thể xuất phát từ những nguyên nhân mà Doanh nghiệp không lường trước được. Tuy nhiên, đa phần rủi ro đến từ những vấn đề có thể ngăn chặn được. Vì thế, trong quá trình quản trị rủi ro chuỗi cung ứng không thế bỏ qua bước xác định rủi ro. Đây là bước đầu tiên cần được theo dõi và cập nhật liên tục để đảm bảo chuỗi cung ứng không bị ảnh hưởng. 

Trong bước này, Doanh nghiệp cần thiết lập danh mục rủi ro có thể xảy ra và sau đó phân loại chúng vào nhóm tương ứng để đưa ra những phương án giải quyết phù hợp. Việc phân loại rủi ro sẽ dựa theo mức độ ảnh hướng, phân loại theo tính chất của rủi ro hoặc rủi ro theo từng chức năng trong chuỗi cung ứng. 

Để lập được danh mục rủi ro toàn diện, nhà quản trị cần nắm bắt thông tin từ các bộ phận khác nhau tham gia trong chuỗi cung ứng. Cụ thể, nhà quản trị cần thu thập các ý kiến, báo cáo, đánh giá từ các bộ phận chịu trách nhiệm vận hành cụ thể trong chuỗi cung ứng như thu mua, sản xuất, kho vận,…để xác định danh sách những vấn đề có thể ảnh hưởng đến hoạt động của chuỗi cung ứng một cách chi tiết. 

2. Phân tích rủi ro

Sau khi đã phân loại rủi ro, Doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá cho từng nhóm rủi ro để thiết lập phương án giải quyết phù hợp. Mục tiêu của quá trình này là chỉ ra những vấn đề có nguy cơ xảy ra nhất để từ đó đưa ra thứ tự ưu tiên và phân bổ nguồn lực hợp lý để giải quyết rủi ro. 

Việc đánh giá rủi ro thường dựa trên 2 yếu tố là mức độ tác động và xác suất có thể xảy ra của rủi ro đó. Trong bài viết này, NextPro sẽ đề cập 3 phương pháp đánh giá rủi ro bằng cách áp dụng các mô hình sau:

Failure Mode Effect Analysis (FMEA): Đây là phương pháp được ứng dụng nhiều nhất trong việc đánh giá mức độ tương đối của các rủi ro. Để thực hiện, nhà quản trị cần trả lời 3 câu hỏi chính: (Occurrence score) Khả năng rủi ro có thể xảy ra? (Severity score) Hệ quả rủi ro mang lại là gì? và (Detection score) Liệu rủi ro có thể dễ phát hiện trước khi ảnh hướng đến chuỗi cung ứng không? 

Sau khi có đáp án, kết quả của 3 câu hỏi kia sẽ nhân với nhau để được số rủi ro ưu tiên (RPN – Risk Priority Number). RPN = Occurrence score * Severity score * Detection score.

Dựa trên kết quả RPN, các nhà quản trị có thể sắp xếp các rủi ro để giải quyết theo thứ tự ưu tiên. 

Fault tree analysis: Đây là mô hình xác định nguyên nhân có thể dẫn đến một rủi ro cụ thể. FTA sử dụng cách tiếp cận bằng cách bắt đầu với một rủi ro, sau đó xác định nguyên nhân có thể dẫn đến rủi ro đó. Các nguyên nhân sẽ được phân nhánh theo mức độ ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng của Doanh nghiệp. Mô hình này sẽ giúp nhà quản lý hiểu rằng bất kỳ vấn đề nào có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho toàn bộ chuỗi cung ứng. 

Event tree analysis (ETA): Đây là kỹ thuật phân tích để xác định và đánh giá các chuỗi sự kiện trong kịch bản rủi ro tiềm năng. Mục tiêu của ETA là xác định rủi ro ban đầu có phát triển thành sự cố nghiêm trọng hơn không hoặc rủi ro đã được kiểm soát chưa. Một ETA có thể dẫn đến các kết quả khác nhau từ một sự kiện khởi tạo duy nhất và nó cung cấp để có xác suất cho mỗi kết quả. 

3. Xử lý rủi ro

Bao gồm 4 giải pháp hữu dụng:

Tránh rủi ro: Là những hoạt động nhằm phòng tránh các khả năng có thể mang lại rủi ro cho chuỗi cung ứng. Ví dụ nếu nhận thấy sản phẩm không mang lại lợi nhuận kinh doanh, ngược lại còn ẩn chứa nhiều rủi ro cho Doanh nghiệp nên nhà quản trị có thể chọn phương án ngừng sản xuất. Hay trường hợp khác khi nhận thấy nhà cung cấp không có khả năng đảm bảo nguồn nguyên liệu cho chuỗi cung ứng, Doanh nghiệp có thể thay thế bằng nguồn cung ứng khác. Đây là những hành động giúp Doanh nghiệp có thể tránh được những rủi ro về sau cho chuỗi cung ứng. 

Phòng ngừa rủi ro: hoạt động này bao gồm những nỗ lực hạn chế rủi ro xảy ra hoặc giảm mức độ ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp thường áp dụng phương pháp này cho những rủi ro đã từng xảy ra đối với chuỗi cung ứng. Một trong những cách phòng ngừa rủi ro là xây dựng phương án để dự phòng. Ví dụ để đề phòng những rủi ro về nguồn cung ứng, Doanh nghiệp có thể hợp tác với nhiều nhà cung cấp để giảm nguy cơ gián đoạn chuỗi cung ứng. 

Chia sẻ rủi ro: có thể hiểu đây là phương pháp Doanh nghiệp chuyển nhượng một phần rủi ro cho bên liên quan bên ngoài chuỗi cung ứng Một trong những phương thức chia sẻ rủi ro được Doanh nghiệp áp dụng là chia sẻ chi phí phát triển sản phẩm hoặc mua bảo hiểm hàng hóa. Doanh nghiệp có thể thỏa thuận các điều khoản, điều kiện để phân rõ trách nhiệm với nhà cung cấp khi xảy ra rủi ro. 

Chấp nhận rủi ro: Trong một số trường hợp nhận thấy rủi ro không ảnh hưởng nghiêm trọng đến chuỗi cung ứng và chi phí để giải quyết lớn hơn tác động của rủi ro đó mang lại hoặc Doanh nghiệp phải đối mặt với những rủi ro chưa có giải pháp nào thì việc chấp nhận rủi ro sẽ là quyết định khả thi nhất. 

4. Giám sát rủi ro

Chuỗi cung ứng không ngừng biến đổi và các rủi ro cũng vì vậy ngày càng xuất hiện nhiều hơn và mức độ càng phức tạp hơn. Vì thế, ngoài việc lập kế hoạch quản lý và giải quyết các rủi ro, Doanh nghiệp cần giám sát và liên tục cập nhật những thay đổi xảy ra trong chuỗi cung ứng để kịp thời đưa ra nhận định và phỏng đoán về những rủi ro có khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng của chúng đối với chuỗi cung ứng. 

E-Procurement – Giải pháp quản trị rủi ro chuỗi cung ứng hiệu quả

Nhà cung cấp là yếu tố quan trọng, đóng vai trò quyết định đến chất lượng trong chuỗi cung ứng. Do vậy, trong quá trình làm việc với nhà cung cấp sẽ không tránh khỏi các rủi ro liên quan đến các vấn đề vi phạm pháp chế. Do vậy, để quá trình trao đổi với nhà cung cấp diễn ra một cách thuận tiện và minh bạch, Doanh nghiệp cần sự hỗ trợ của các giải pháp công nghệ.

E-Procurement của NextPro là giải pháp mua hàng Doanh nghiệp được phát triển bởi đội ngũ chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực Procurement. Bên trong hệ thống được tích hợp các tính năng ưu việt như thương lượng tự động, so sánh giá, đấu thầu trực tuyến,… cho phép người mua hàng trao đổi với các bên liên quan bên trong nội bộ và nhà cung cấp được diễn ra thuận lợi và minh bạch. 

>>> Tham khảo thêm quy trình và tính năng ưu việt của hệ thống E-Procurement: TẠI ĐÂY! 

Bài viết liên quan:

Thực trạng chuỗi cung ứng tại Việt Nam và 5 biện pháp hạn chế những thách thức

+5 Vai trò của phòng mua hàng trong chuỗi cung ứng

_________________________________________________________________________________________________________

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CUNG ỨNG QUỐC TẾ NEXTPRO 

• Hotline: 0903 799 826
• Địa chỉ: 57 Lê Thị Hồng Gấm, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TPHCM.
• Email: info@nextpro.io
• LinkedIn: NextPro Intelligent Procurement & Auction Platform