6 lợi ích của quản trị thu mua mang đến cho doanh nghiệp

Tiết kiệm chi phí, quản trị phòng mua hàng hiệu quả và đáp ứng kịp thời các nhu cầu hàng hóa/dịch vụ là những lợi ích của quản trị thu mua mang lại cho Doanh nghiệp. Để có thể áp dụng phương pháp phù hợp tận dụng các lợi ích của quản trị thu mua tại tổ chức, người mua hàng cần xem xét các yếu tố liên quan đến quá trình mua sắm của Doanh nghiệp. 

Quản trị thu mua là gì?

Quản trị thu mua là đề cập đến quy trình và thủ tục liên quan trong việc thu mua hàng hóa/dịch vụ cung cấp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của Doanh nghiệp. Không phải Doanh nghiệp nào cũng có thể tự sản xuất nội bộ nguyên vật liệu hoặc dịch vụ cần thiết liên quan trong chuỗi cung ứng của họ. Do vậy, nhiều Doanh nghiệp sử dụng hình thức quản trị thu mua để đáp ứng nhu cầu hoạt động sản xuất, kinh doanh. 

lợi ích của quản trị thu mua

Các yếu tố của hoạt động quản trị thu mua bao gồm:

• Lập kế hoạch mua hàng: Trước khi thực hiện bất kỳ giao dịch mua hàng nào, người mua hàng phải lập kế hoạch chi tiết tất cả yêu cầu cần thiết đáp ứng cho hoạt động của Doanh nghiệp. Họ quyết định những hàng hóa/dịch vụ cần thiết cho Doanh nghiệp và đặt ngân sách dự kiến cho từng hạng mục mua sắm. Doanh nghiệp nên thiết lập một hệ thống để các phòng ban liên hệ trao đổi cho từng hạng mục cần thiết tại bất kỳ thời điểm nào để nâng cao hiệu quả thu mua. Doanh nghiệp có thể tham khảo hệ thống mua hàng Doanh nghiệp E-Procurement: TẠI ĐÂY! 
• Lựa chọn nhà cung cấp: Đánh giá và lựa chọn nguồn cung ứng phù hợp để đáp ứng nhu cầu của Doanh nghiệp là yếu tố quan trọng trong quản trị thu mua. Quá trình này sẽ bao gồm việc xác định danh sách nhà cung cấp tiềm năng, lập bộ tiêu chí đánh giá và căn cứ vào đó để xác định những nhà cung cấp thật sự có năng lực cung ứng. Ngoài ra, trong quy trình quản trị thu mua, người mua hàng cần phải có phương án nguồn cung ứng dự phòng trong trường hợp nhà cung cấp hiện tại không thể đáp ứng. 
• Đàm phán hợp đồng: Gửi các đề xuất đến các nhà cung cấp và tiến hành đàm phán về các điều khoản, điều kiện của đơn hàng. Quá trình thương lượng và đàm phán với nhà cung cấp sẽ giúp người mua hàng có thể hiểu rõ được đối tác của họ từ đó xác định được có nên ký hợp đồng hay không. 
• Vận chuyển: Trong giai đoạn vận chuyển, người mua hàng cần thực hiện một số công việc như xác định lịch trình, theo dõi đơn hàng, xem xét đơn đặt hàng, lên lịch nhận hàng và kiểm tra chất lượng. 
• Quản lý hóa đơn: Thanh toán cho nhà cung cấp và quản lý hóa đơn là phần cuối trong chu trình quản trị thu mua. Người mua hàng cần thực hiện đối chiếu đơn đặt hàng với hàng hóa/dịch vụ đã nhận, cân bằng tài khoản công ty và theo dõi biên lai. Việc quản lý hóa đơn sẽ giúp người mua hàng theo dõi chi phí mua hàng tại các nhà cung cấp khác nhau và xem xét khả năng sử dụng ngân sách hiệu quả hơn. 

Những lợi ích của quản trị thu mua

Thực hiện quy trình quản trị thu mua có thể mang lại những hiệu quả tích cực cải thiện chất lượng và tiết kiệm chi phí đầu vào hiệu quả cho Doanh nghiệp. Một số lợi ích của quản trị thu mua mang lại cho hoạt động kinh doanh bao gồm: 

• Độ tin cậy: Áp dụng quy trình quản trị thu mua nhất quán sẽ tạo nên sự tin tưởng hơn giữa các thành viên trong đội nhóm thu mua của bạn khi họ được chia sẻ trách nhiệm. 
• Tiết kiệm chi phí: Quản trị thu mua sẽ giúp Doanh nghiệp lựa chọn được nguồn cung ứng tiết kiệm chi phí nhất có thể, từ đó tiết kiệm được chi phí đầu vào hiệu quả. 
• Quản lý thời gian thu mua: Ứng dụng quản trị thu mua sẽ giúp người mua hàng có thể rút ngắn chu trình mua hàng, xác định đúng thời điểm thu mua phù hợp để đáp ứng nhu cầu hàng hóa/dịch vụ của Doanh nghiệp. 
• Tuân thủ quy tắc thu mua: Quy trình quản trị thu mua sẽ đảm bảo người mua hàng và các bên liên quan tuân thủ các quy tắc và quy định trong thu mua, hạn chế được các hành vi vi phạm pháp chế. 
• Nâng cao hiệu suất thu mua: Đội nhóm thu mua của bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn vì tập trung vào trách nhiệm đã được phân công phụ trách.
• Cải thiện mối quan hệ kinh doanh: Quản trị thu mua không chỉ giúp quá trình làm việc nội bộ giữa các phòng ban được trơn tru hơn mà còn xây dựng được mối quan hệ kinh doanh tốt hơn khi các nhà cung cấp hiểu rõ các mong muốn và yêu cầu của Doanh nghiệp bạn. 

lợi ích của quản trị thu mua

Quản trị thu mua dễ dàng với giải pháp E-Procurement

Hiện nay, quy trình quản trị thu mua ngày càng được nhiều Doanh nghiệp áp dụng thông qua giải pháp mua hàng Doanh nghiệp trực tuyến E-Procurement. Giải pháp này được NextPro phát triển dựa trên quy trình mua hàng chuẩn được các chuyên gia mua hàng quốc tế áp dụng. 

Với E-Procurement, quy trình mua hàng của Doanh nghiệp sẽ trở nên nhanh chóng, dễ dàng và minh bạch. Các phòng ban nội bộ có thể tự động đề xuất các yêu cầu mua hàng phù hợp trên hệ thống để cấp trên phê duyệt. Người mua hàng có thể quản lý được toàn bộ yêu cầu mua hàng, nhận đề xuất nhà cung cấp tốt nhất cho từng đơn hàng, tiến hành thương lượng giá, tổ chức đấu thầu để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Ban lãnh đạo có thể kiểm soát được quy trình vận hành mua hàng cũng như chi phí đầu vào của Doanh nghiệp một cách hiệu quả. 

>>> Đăng ký bản dùng thử E-Procurement: TẠI ĐÂY!

Bài viết liên quan:

5 Kỹ năng cần thiết trong quản lý thu mua

Giải pháp quản lý rủi ro trong thu mua

_________________________________________________________________________________________________________

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CUNG ỨNG QUỐC TẾ NEXTPRO 

• Hotline: 0903 799 826
• Địa chỉ: 57 Lê Thị Hồng Gấm, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TPHCM.
• Email: info@nextpro.io
• LinkedIn: NextPro Intelligent Procurement & Auction Platform