5 Kỹ năng cần thiết trong quản lý thu mua

Nhằm phục vụ cho việc duy trì và phát triển sản xuất của Doanh nghiệp, chuyên viên thu mua phải đảm bảo rằng, các nguyên vật liệu và dịch vụ được mua từ những nhà cung cấp uy tín và được cung cấp theo đúng các điều khoản đã thoả thuận. Một nhân viên thu mua giỏi sẽ mang lại được giá trị tối đa cho Doanh nghiệp. Sau đây là 5 kỹ năng cần thiết trong quản lý thu mua mà nhân viên mua hàng cần trau dồi.

Tư duy chiến lược

Một nhân viên thu mua cần có các kiến thức liên quan đến sản phẩm và dịch vụ mà mình cần mua cũng như thị trường, từ đó tìm kiếm được những đối tác cung cấp phù hợp.

Đồng thời, một nhân viên thu mua cũng phải biết nắm bắt và nhạy bén với tất cả sự thay đổi của thị trường, đánh giá và đưa ra quyết định để chọn được nhà cung cấp tiềm năng. Tư duy chiến lược là việc lùi lại để xem xét tình hình tổng thể thay vì chỉ tập trung vào các vấn đề trước mắt. Thêm vào đó, để đưa ra chiến lược giúp nâng cao hiệu quả chung cho toàn chuỗi cung ứng, nhân viên thu mua cần phải biết cách phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong chuỗi cung ứng như bộ phận kế hoạch, tài chính và sản xuất…

kỹ năng cần thiết trong quản lý thu mua

Kỹ năng đàm phán

Kỹ năng cần thiết trong quản lý thu mua mà nhân viên mua hàng thành thạo chính là kỹ năng đàm phán. Trong vai trò là người mua hàng, nhân viên thu hàng sẽ tiến hành việc đàm phán với nhà cung cấp để chia sẻ thông tin, học hỏi và hỗ trợ về sản phẩm để nhận về một mức giá thu mua hợp lý nhất. Một cuộc đàm phán thành công có thể mang đến nhiều lợi ích cho Doanh nghiệp. Việc này phụ thuộc rất lớn vào kỹ năng cũng như sức ảnh hưởng của nhân viên thu mua.

Một cuộc đàm phán thành công là khi người mua thỏa thuận với người bán sao cho cả hai bên đều có lợi. Về phía người mua sẽ có được mức giá hợp lý và nguồn sản phẩm chất lượng. Tuy nhiên, thực tế đôi lúc chuyên viên thu mua chiến lược cũng cần phải có sự nhượng bộ nhất định trong cuộc đàm phán để có thể đạt được những kết quả dài hạn cho Doanh nghiệp. Đó là lý do vì sao nhân viên thu mua cần nắm được các thông tin, tình hình tài chính và hướng đi chiến lược của Doanh nghiệp.

Kỹ năng quản lý nguồn tài chính

Quản lý nguồn tài chính là hoạt động ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động thu mua. Việc xử lý tài chính không đúng cách sẽ dẫn đến nhiều hệ lụy tác động trực tiếp đến nhà cung cấp và lợi ích của Doanh nghiệp.

Vì vậy, một chuyên viên thu mua giỏi cần biết cách lập kế hoạch và quản lý ngân sách, cũng như theo dõi nguồn chi tiêu sao cho hợp lý, để có thể duy trì chất lượng thu mua. Từ đó đưa ra đánh giá và cân đối tài chính hiện có để đảm bảo chọn được nhà cung cấp tốt nhất cho Doanh nghiệp.

Kỹ năng giải quyết xung đột

Làm việc với các nhà cung cấp không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Sẽ có những lúc, mọi việc diễn ra không như ý muốn dẫn đến các cuộc xung đột. Do đó, để đảm bảo lợi ích của Doanh nghiệp, nhân viên thu mua cần hiểu rõ kết quả và rủi ro để đưa ra hướng giải quyết hợp lý trong tình huống cấp bách nhất.

Ngoài ra, vì nguồn lực tài chính có hạn, xung đột nội bộ giữa nhân viên thu mua và các bộ phận trong một Doanh nghiệp cũng là điều khó tránh khỏi. Đứng ở vị trí một chuyên viên thu mua, bạn cần phải có khả năng nhìn nhận và giải quyết những xung đột nội bộ sẽ xảy ra.

Kỹ năng quản lý các mối quan hệ

Ngoài ra, một kỹ năng cần thiết trong quản lý thu mua không thể thiếu chính là việc quản lý tốt các mối quan hệ. Để hoàn tất một quy trình thu mua hiệu quả, chuyên gia thu mua không chỉ làm việc với nhà cung cấp mà còn phải làm việc với tập thể và các cá nhân nội bộ Doanh nghiệp, đảm bảo công việc thu mua chiến lược diễn ra “mạch lạc” và hiệu quả. Do đó, với những mối quan hệ, nhân viên thu mua cần phải biết sắp xếp thứ tự ưu tiên để có những phương án duy trì mối quan hệ phù hợp.

kỹ năng cần thiết trong quản lý thu mua

Quản lý thu mua hiệu quả với hệ thống E-Procurement của NextPro

Bên cạnh những kỹ năng cần thiết trong quản lý thu mua kể trên, E-Procurement của NextPro là công cụ hỗ trợ đắc lực cho chuyên viên thu mua trong việc kiểm soát và quản lý mua hàng Doanh nghiệp hiệu quả. Ứng dụng E-Procurement, Doanh nghiệp không chỉ tối ưu được thời gian thu mua, quy trình thu mua và hạn chế các vấn đề rủi ro mà còn tiết kiệm chi phí đầu vào hiệu quả. 

• Dễ dàng điều chỉnh để tương thích với quy trình thu mua của từng Doanh nghiệp.
• Thời gian thiết lập hệ thống và bàn giao theo đúng lộ trình cam kết. 
• Tối ưu chi phí triển khai và cam kết không phát sinh bất kỳ phụ phí nào trong quá trình chuyển đổi.
• Giao diện thân thiện, dễ dàng triển khai và sử dụng ngay.
• Tích hợp nhiều tính năng nổi bật như thương lượng giá, đấu thầu trực tuyến, email phê duyệt yêu cầu, tự động so sánh và đưa ra mức giá tốt nhất cho mỗi đơn hàng…

Đó là những ưu điểm vượt bật được tích hợp bên trong hệ thống E-Procurement của NextPro. 

Bài viết liên quan:

3 Yếu tố chính khi xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp

Giải pháp quản lý rủi ro trong thu mua

__________________________________________________________________________________________________________

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CUNG ỨNG QUỐC TẾ NEXTPRO 

• Hotline: 0903 799 826
• Địa chỉ: 57 Lê Thị Hồng Gấm, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TPHCM.
• Email: info@nextpro.io
• LinkedIn: NextPro Intelligent & Auction Platform