Giải pháp quản lý rủi ro trong thu mua

Rủi ro mua hàng là những tổn thất do hậu quả của sự không chắc chắn trong quá trình mua hàng của Doanh nghiệp. Có rất nhiều rủi ro phát sinh trong quá trình mua hàng của Doanh nghiệp. Việc lường trước những rủi ro phải đối mặt trong quá trình mua hàng giúp Doanh nghiệp có thể đánh giá và đề ra các giải pháp cần thiết để quản lý rủi ro trong thu mua và hạn chế những tổn thất không đáng có. 

Phân tích và quản lý rủi ro trong mua hàng 

Phân tích rủi ro là giai đoạn lập kế hoạch nhằm xác định nguyên nhân, xác suất và mức độ của rủi ro. Nó giúp định hướng sự chú ý đến những rủi ro có khả năng xảy ra để giảm thiểu rủi ro lớn nhất. Phân tích rủi ro là một phần trong giai đoạn lập kế hoạch mua sắm và cần được cập nhật thường xuyên. 

Quản lý rủi ro là các biện pháp nhằm giảm thiểu tác động của rủi ro bằng cách giảm khả năng xảy ra hoặc các hậu quả có thể tránh thông qua việc lập kế hoạch, giám sát… Trong những trường hợp cụ thể, người mua hàng phải xác định và phân tích những rủi ro có khả năng xảy ra trong một dự án, sau đó đưa ra các biện pháp quản lý phù hợp cho từng rủi ro. 

Trong nhiều lĩnh vực dù là công hay tư đều không tránh khỏi các rủi ro, nó là một phần trong quá trình hoạt động của tổ chức. Một công cụ hữu ích dùng để phân tích rủi ro và tập trung sự chú ý đó là ma trận phân tích và quản lý rủi ro. Trong quá trình thiết lập quá trình mua hàng, các hoạt động được đặt trên một chuỗi rủi ro từ thấp đến cao và tác động từ thấp đến cao đều được thể hiện bên dưới. 

quản lý rủi ro trong thu mua

Lợi ích của việc quản lý rủi ro mua hàng 

Lợi ích khi thực hiện quản lý rủi ro mua hàng hiệu quả cho Doanh nghiệp bao gồm: 

• Đáp ứng nhu cầu Doanh nghiệp vào đúng thời điểm
• Kiểm soát hoạt động mua hàng tốt hơn
• Hạn chế các tác động nghiêm trọng từ rủi ro mua sắm
• Cải thiện việc đưa ra quyết định mua hàng
• Quá trình trao đổi, làm việc với các bên liên quan được hiệu quả
• Hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh của Doanh nghiệp

Xác định nguồn gốc rủi ro và biện pháp khắc phục 

Rủi ro mua hàng thường bắt nguồn từ một số nguyên nhân như 

• Độ phức tạp của dự án: Sự phức tạp của dự án có thể dẫn đến khó khăn trong việc xác định các yêu cầu mua hàng do điều kiện không được đầy đủ hoặc bị thay đổi do nhiều lý do khác nhau. Rủi ro này cần sự tham gia sớm của các nhà quản lý trong dự án và xem xét các yêu cầu. 
• Lập kế hoạch mua hàng: Việc lập kế hoạch không được thực hiện đúng cách có thể gây ra các tác động tiêu cực đến kết quả thu mua cũng như gây xích mích trong nội bộ. Rủi ro này có thể được giảm thiểu thông qua sự tham gia của các nhà quản lý mua sắm trong quá trình lập kế hoạch mua hàng nhằm đảm bảo các yêu cầu được đáp ứng tốt nhất. 
• Quy trình mua hàng: Quá trình mua hàng mỗi giai đoạn sẽ có những rủi ro khác nhau. Quản lý những rủi ro này là một phần trách nhiệm chuyên môn của nhà quản trị mua hàng. 
• Gian lận trong mua hàng: Đây là hành vi thiếu chuyên nghiệp có thể gây ra những ảnh hưởng về nguồn lực và ngân sách của Doanh nghiệp do chọn nguồn cung ứng không phù hợp. Một số biện pháp để giảm thiểu rủi ro này là xây dựng quy trình mua hàng minh bạch, sự cạnh tranh công bằng, phân tách nhiệm vụ, hệ thống kiểm soát hiệu quả, đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên,…
• Các yếu tố bên ngoài khác bao gồm chính trị, kinh tế, thị trường,… Mặc dù các yếu tố này nằm ngoài tầm kiểm soát của người mua hàng tuy nhiên, để giảm thiểu rủi ro cung ứng chậm trễ, người mua hàng nên xem xét thời gian để bắt đầu quá trình mua hàng hiệu quả. 

Tất cả những người tham gia vào quá trình mua hàng của Doanh nghiệp cần tự xem mình là “nhà quản lý rủi ro” và nhận thức được những rủi ro tiềm ẩn ở mỗi giai đoạn trong quy trình mua hàng, từ đó, đề ra những biện pháp để quản lý rủi ro trong thu mua hiệu quả. 

quản lý rủi ro trong thu mua

E-Procurement – Giải pháp quản lý rủi ro trong thu mua hiệu quả

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp có thể giúp quản lý rủi ro trong thu mua và giải quyết các vấn đề  “tồn đọng” trong quy trình mua hàng Doanh nghiệp thì E-Procurement của NextPro chắc chắn sẽ là một lựa chọn đúng đắn. Áp dụng E-Procurement sẽ giúp Doanh nghiệp giải quyết các vấn đề về kiểm soát chi phí mua hàng, quản lý quy trình mua hàng và loại bỏ được các hành vi “dark purchasing”.

• Tối ưu hóa quy trình và rút ngắn được thời gian mua hàng, tạo điều kiện để bộ phận mua hàng làm việc với các bên liên quan một cách dễ dàng. 
• Quản lý nhà cung cấp hiệu quả thông qua Suppliers Database cùng với các tính năng nổi bật khác như thương lượng tự động, đấu thầu trực tuyến, so sánh giá…
• Hạn chế các rủi ro trong quá trình làm việc với nhà cung cấp ảnh hưởng đến chi phí và chất lượng hàng hóa/dịch vụ cung ứng.
• Tiết kiệm chi phí mua hàng nhờ vào tính năng so sánh và chọn lựa nhà cung cấp có mức giá tốt nhất cho từng đơn hàng. 
• Ngoài ra, các báo cáo phân tích sẽ hỗ trợ cho nhân viên mua hàng trong việc lập kế hoạch mua hàng hiệu quả. 

Bài viết liên quan:

5 Kỹ năng cần thiết trong quản lý thu mua

3 Yếu tố chính khi xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp

_________________________________________________________________________________________________________

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CUNG ỨNG QUỐC TẾ NEXTPRO 

• Hotline: 0903 799 826
• Địa chỉ: 57 Lê Thị Hồng Gấm, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TPHCM.
• Email: info@nextpro.io
• LinkedIn: NextPro Intelligent Procurement & Auction Platform