Chuẩn mực đạo đức nghề mua hàng

Nhà quản lý thu mua sẽ là những người chịu nhiều áp lực lớn về các hành vi vi phạm đạo đức hơn bất kỳ bộ phận nào trong công ty. Điều này cũng dễ hiểu bởi phòng thu mua có quyền kiểm soát trực tiếp số tiền lớn, người mua hàng phải chịu trách nhiệm cho các hợp đồng thu mua hàng triệu đô của Doanh nghiệp. Do đó, việc đảm bảo tuân thủ theo chuẩn mực đạo đức nghề mua hàng sẽ là kim chỉ nam trong quá trình hoạt động của phòng mua hàng nói riêng và Doanh nghiệp nói chung. 

Chuẩn mực đạo đức nghề mua hàng trong Doanh nghiệp

Chuẩn mực đạo đức nghề mua hàng

Chuẩn mực đạo đức là những nguyên tắc chung liên quan đến việc xác định các hành động phù hợp hoặc không phù hợp nhằm định hướng hành vi của con người. Trong Doanh nghiệp, hành vi đạo đức là việc áp dụng các nguyên tắc xã hội liên quan đến pháp lý và công bằng trong mối quan hệ hợp tác kinh doanh.

Bộ phận mua hàng trong Doanh nghiệp là bộ phận chiến lược, đóng vai trò mấu chốt trong việc hợp tác giữa Doanh nghiệp và các nhà cung cấp. Khi tương tác với các nhà cung cấp, người mua hàng có đạo đức sẽ tuân thủ theo quy trình, công bằng, minh bạch với các nhà cung cấp. 

Ba quy tắc chuẩn mực đạo đức nghề mua hàng mà bất cứ nhân viên thu mua nào cung phải tuân thủ, đó là:

• Thứ nhất, người mua hàng phải cam kết dồn hết tâm huyết của mình vì lợi ích chung của tổ chức chứ không vì bất kỳ tư lợi cá nhân. Người mua hàng có đạo đức sẽ không chấp nhận những quyền lợi hay những cám dỗ từ bên ngoài để vi phạm chuẩn mực đạo đức. 
• Thứ hai, người mua hàng phải thực hiện chuẩn mực đạo đức đối với các nhà cung cấp của Doanh nghiệp. Tức là người mua hàng phải đối xử với từng nhà cung cấp một cách tôn trọng và làm việc chuyên nghiệp. 
• Thứ ba là người mua hàng phải nêu cao tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp đã đặt ra. Một điều lệ hoặc tuyên bố về chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp thường được chính thức hóa thành chuỗi các tiêu chuẩn đạo đức. 

Những hành vi vi phạm chuẩn mực đạo đức nghề mua hàng 

Chuẩn mực đạo đức nghề mua hàng

“Có qua có lại” 

Tình huống này sẽ bao gồm những hành động đưa ra những đãi ngộ dành cho nhà cung cấp cũng là đối tác chính của bộ phận thu mua. Nói một cách dễ hiểu, nó đề cập đến sự dàn xếp thu mua “Tôi sẽ mua hàng của của bạn nếu bạn mua hàng từ tôi”. Điều này đã được Ủy ban Thương mại Liên bang (FTC) đưa ra một lập trường nhằm chống trả lại sự thỏa thuận thu mua đối ứng, nó được cho là bất hợp pháp vì cố tình sử dụng sức mua lớn nhằm hạn chế cơ hội cạnh tranh trên thị trường. 

Mua hàng cá nhân

Trường hợp này xảy ra khi bộ phận thu mua mua hàng cho các nhu cầu cá nhân của nhân viên. Hành vi mua sắm cá nhân đối với các mặt hàng không cần thiết trong quá trình kinh doanh thông thường sẽ được xem là chệch hướng thương mại.

Mua sắm cá nhân là một phạm vi không rõ ràng với bộ phận thu mua. Một số Doanh nghiệp có thể đó là một quyền lợi của người lao động, số khác thì cấm tuyệt đối. Một người mua hàng khi đối mặt với yêu cầu mua hàng cá nhân cần phải xác định hành vi đó có vi phạm quy định của tổ chức hay không và sau đó thảo luận với cấp trên. 

Nhận quyền lợi từ nhà cung cấp 

Chấp nhận những quyền lợi như nhận quà cáp, ưu đãi, “phong bì”,… từ nhà cung cấp là hành vi phi đạo đức phổ biến nhất trong hoạt động mua hàng Doanh nghiệp. Những quyền lợi này sẽ ảnh hưởng đến quyết định của người mua trong quá trình chọn nguồn cung ứng cho Doanh nghiệp.

Chính sách về dịch vụ cung cấp thường là một vấn đề khó hiểu bởi sẽ có những món quà, ưu đãi của nhà cung cấp xuất phát từ thiện chí muốn hợp tác kinh doanh hoặc cũng có thể là nỗ lực gây ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn của người mua hàng. Doanh nghiệp có thể giải quyết trường hợp này bằng cách xác định những gì người mua có thể nhận từ nhà cung cách quy định trong chính sách đạo đức của Doanh nghiệp. 

Bất chấp thủ đoạn

Bất chấp các thủ đoạn bất lương để đưa ra các thông tin, báo cáo sai lệch là một hành động gian lận thực tế. Nó thường xảy ra trong tình huống người mua hàng “chơi trò lén lút” với nhà cung cấp. Nó sẽ bao gồm các hành vi khác nhau như:

• Cố ý đưa các thông tin sai lệch để lừa dối nhà cung cấp nhằm nhận một số lợi ích. Ví dụ như yêu cầu báo giá số lượng lớn để nhận mức giảm giá sau đó đặt hàng số lượng ít hơn rất nhiều. 
• Phóng đại quy mô để nhận được chiết khấu lớn hơn từ nhà cung cấp hoặc nhận được sự nhượng bộ từ phía nhà cung cấp.
• Yêu cầu mời thầu từ các nhà cung cấp không đủ tiêu chuẩn nhằm dồn ép nhà cung cấp không đạt chuẩn đưa ra cái giá thấp hơn.
• Chia sẻ thông tin báo giá cạnh tranh giữa các nhà cung cấp trong quá trình đấu thầu. 
• Không tính thêm chi phí cho nhà cung cấp về việc hỗ trợ cung cấp thêm các dịch vụ khác.
• Lợi dụng tài chính không ổn định từ nhà cung cấp, cố tình gây áp lực với họ trong giai đoạn khó khăn.
• Nói dối hoặc gây hiểu lầm trong quá trình làm việc với nhà cung cấp. 

Mâu thuẫn lợi ích tài chính 

Khi hợp tác với nhà cung cấp vì người mua hàng có mối quan hệ hoặc lợi ích tài chính liên quan trực tiếp đến nhà cung cấp, điều này được coi là một hành vi phi đạo đức. Hành vi này là lý do khiến cho nhiều Doanh nghiệp yêu cầu nhân viên kê khai chi tiết các khoản đầu tư vào các công ty bên ngoài. 

Nâng cao chuẩn mực đạo đức trong thu mua 

Chuẩn mực đạo đức nghề mua hàng

Để nâng cao chuẩn mực đạo đức trong thu mua cho Doanh nghiệp, nhà quản trị có thể áp dụng một số giải pháp như: 

• Áp dụng chính sách đạo đức chính thức cho Doanh nghiệp 
• Nhà quản trị cấp cao cần thiết lập những quy định về đạo đức hành vi trong Doanh nghiệp. Mặc dù họ có thể không trực tiếp soạn thảo nhưng những hành vi đạo đức do những nhà lãnh đạo đề ra có thể truyền tải thông điệp đến các nhân viên trong tổ chức. 
• Xây dựng mối quan hệ bền vững giữa người mua và người bán, tăng cường sử dụng các đội nhóm thu mua để đánh giá nhà cung cấp tiềm năng.
• Tổ chức các chương trình đào tạo, buổi tập huấn về chuẩn mực đạo đức nghề mua hàng cho Doanh nghiệp. 
• Nhất quán hành vi đạo đức trong tổ chức. Chẳng hạn như công ty nghiêm phòng thu mua nhận quà từ nhà cung cấp những có phép bộ phận tiếp thị tặng quà cho khách hàng. Khi đó, các tiêu chuẩn khác nhau trong cùng một tổ chức sẽ dễ dàng để cho một bộ phận biện minh cho hành vi phi đạo đức của mình. Để tránh trường hợp này, công ty cần quy định rõ những mặt hàng được tặng và được nhận.
• Báo cáo nội bộ về các hành vi vi phạm đạo đức.
• Luân phiên chuyển đổi người mua hàng phụ trách danh mục ngành hàng khác nhau. Hạn chế quyền mua hàng khi không có sự phê duyệt của cấp trên.

Bản chất của việc thu mua là việc tiếp xúc giữa người mua và nhà cung cấp nên cũng không tránh khỏi các hành vi phi đạo đức. Do đó, để kiểm soát các hành vi vi phạm về chuẩn mực đạo đức, nhà quản trị cần có sự hỗ trợ của các giải pháp mua hàng E-Procurement của NextPro.

Ứng dụng giải pháp này, nhà quản trị có thể kiểm soát được quá trình mua hàng và làm việc với các nhà cung cấp của bộ phận thu mua, hạn chế được sự tiếp xúc trực tiếp với nhà cung cấp, từ đó giảm thiểu những vấn đề phi đạo đức trong nghề mua hàng. 

Tham khảo các tính năng vượt trội của hệ thống E-Procurement: Tại đây! 

Bài viết liên quan:

Tổng hợp những câu hỏi thường gặp về nghề mua hàng

Cơ hội và thách thức khi theo đuổi nghề BUYER

__________________________________________________________________________________________________________

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CUNG ỨNG QUỐC TẾ NEXTPRO 

• Hotline: 0903 799 826
• Địa chỉ: 57 Lê Thị Hồng Gấm, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TPHCM.
• Email: info@nextpro.io
• LinkedIn: NextPro Intelligent Procurement & Auction Platform