Chức năng  và nhiệm vụ của phòng thu mua trong Doanh nghiệp

Đối với các Doanh nghiệp lớn, phòng thu mua đóng vai trò chiến lược, chuyên đảm nhận việc tìm kiếm và mua sắm các nguồn lực cần thiết phục vụ cho hoạt động của tổ chức. Ngoài ra, chức năng và nhiệm vụ của phòng thu mua còn bao gồm việc xem xét chi phí, lên kế hoạch mua sắm phù hợp với tình hình sản xuất nhằm tránh thừa hoặc thiếu, gây ảnh hưởng đến Doanh nghiệp.

Chức năng của phòng thu mua 

Phòng thu mua có chức năng theo dõi cũng như tổng hợp nhu cầu thu mua nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa và các nguồn lực khác với mức giá tốt nhất, nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động khác của Doanh nghiệp được diễn ra suôn sẻ. Thêm vào đó, phòng thu mua còn có nhiệm vụ xử lý các loại giấy tờ và thủ tục liên quan đến hoạt động mua hàng, cũng như đảm bảo quy trình mua hàng được thực hiện đúng với các chiến lược mà Doanh nghiệp đã hoạch định.

>>> Xem thêm: Vai trò của E-Procurement trong chuỗi cung ứng 

Nhiệm vụ của phòng thu mua

Xem xét nhu cầu mua hàng và năng lực nhà cung cấp

Trước khi xây dựng chiến lược mua hàng, phòng thu mua có nhiệm vụ đánh giá hiệu quả hoạt động hiện tại của Doanh nghiệp, việc sử dụng ngân sách của các bộ phận để từ đó đưa ra kế hoạch mua hàng hiệu quả. Đồng thời, phòng thu mua sẽ phân tích thị trường nhà cung cấp, xem xét năng lực, giá cả để có thể lập ra một danh sách nhà cung cấp phù hợp nhất cho Doanh nghiệp.

Tạo dựng và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp

Doanh nghiệp lớn thường lập danh sách các nhà cung cấp mà họ đang hợp tác, phòng thu mua có nhiệm vụ quản lý và duy trì mối quan hệ này. Tạo dựng quan hệ hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp là cơ hội để phòng thu mua có thể cùng họ chia sẻ kiến thức, sản phẩm, công nghệ mới trên thị trường… từ đó giúp Doanh nghiệp giữ được vị thế trước đối thủ cạnh tranh. 

Quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho có vai trò rất quan trọng, việc hết nguyên vật liệu hoặc dự trữ quá nhiều đều gây ra ảnh hưởng lớn cho Doanh nghiệp. Do đó, phòng thu mua có nhiệm vụ đảm bảo số lượng nguyên vật liệu cũng như các nguồn lực cần thiết cho hoạt động kinh doanh, sản xuất của Doanh nghiệp. 

Kiểm soát chất lượng

Phòng thu mua có trách nhiệm đảm bảo nhà cung cấp đáp ứng tốt các yêu cầu, phù hợp với chiến lược mua hàng của Doanh nghiệp. Vì thế họ cần liên tục kiểm tra chất lượng, hiệu suất và độ tin cậy của nhà cung cấp, tránh trường hợp xảy ra sai sót gây ảnh hưởng đến Doanh nghiệp. 

Tuân thủ chính sách mua hàng của Doanh nghiệp

Trước khi tiến hành mua hàng, phòng thu mua cần tính toán ngân sách và đảm bảo nguồn hàng được mua phù hợp với chính sách chung của Doanh nghiệp.

Xử lý thủ tục liên quan

Phòng thu mua là bộ phận xử lý tất cả các thủ tục liên quan đến việc giao nhận hàng hóa, sản phẩm. Trong quá trình mua hàng, phòng thu mua cần tạo và theo dõi đơn đặt hàng, cũng như phải phối hợp chặt chẽ với bộ phận nhận hàng và phòng kế toán để đảm bảo các đơn hàng được giao đầy đủ và thanh toán đúng hạn.

Kiểm soát và vận hành phòng thu mua hiệu quả với E-Procurement

Chức năng và nhiệm vụ của phòng thu mua đối với Doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Kiểm soát và vận hành phòng thu mua hiệu quả sẽ giúp Doanh nghiệp tối ưu chi phí, quy trình mua hàng diễn ra suôn sẻ hơn.

Tuy nhiên, hiện nay các Doanh nghiệp Việt đang phải đối mặt với rất nhiều khó khăn trong quản lý mua hàng, như việc không thống nhất yêu cầu mua hàng từ các bộ phận, nhân viên thu mua chưa đủ khả năng để xây dựng chiến lược mua hàng phù hợp cho từng thời điểm. Đặc biệt, với các Doanh nghiệp lớn, việc tập hợp, đánh giá và phê duyệt các yêu cầu mua hàng từ nhiều bộ phận sẽ mất khá nhiều thời gian, khó kiểm soát và quản lý.

Thấu hiểu những khó khăn mà các Doanh nghiệp đang gặp phải, NextPro đã tạo ra E-Procurement, giải pháp quản lý mua hàng hiệu quả, được tích hợp các tính năng ưu việt như:

• Tối ưu hóa quy trình mua hàng, rút ngắn thời gian làm việc, tạo điều kiện cho bộ phận thu mua làm việc và trao đổi với các bên liên quan dễ dàng hơn.
• Quản lý và làm việc với nhà cung cấp nhanh chóng thông qua Suppliers Database.
• Hạn chế các rủi ro trong quá trình làm việc với nhà cung cấp, từ đó giảm thiểu tình trạng thiếu minh bạch trong quá trình mua hàng, ảnh hưởng đến chi phí và chất lượng đầu vào của Doanh nghiệp.
• Với tính năng so sánh và chọn lựa nhà cung cấp có mức giá tốt nhất cho từng đơn hàng sẽ giúp Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, các báo cáo phân tích, thống kê sẽ hỗ trợ cho nhân viên thu mua trong việc lập kế hoạch mua hàng hiệu quả.

Quý Doanh nghiệp quan tâm và mong muốn được trải nghiệm hệ thống, vui lòng liên hệ với NextPro để được hỗ trợ.

Bài viết liên quan:

8 Kỹ năng cần thiết của nhân viên mua hàng

Nghề Buyer là gì? Cơ hội và thách thức khi trở thành Buyer

Green Procurement và 4 lợi ích bất ngờ đối với Doanh nghiệp

6 Rủi ro trong Procurement thường mắc phải

________________________________________________________________________________________________________

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CUNG ỨNG QUỐC TẾ NEXTPRO 

• Hotline: 0903 799 826
• Địa chỉ: 57 Lê Thị Hồng Gấm, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TPHCM.
• Email: info@nextpro.io
• LinkedIn: NextPro Intelligent & Auction Platform