Công việc của nhân viên mua hàng gắn liền với nhà cung cấp và các bên liên quan trong nội bộ. Do vậy, việc xây dựng các mối quan hệ với các bên liên quan chính là nền tảng làm nên thành công cho mọi hoạt động mua hàng.

KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA NHÂN VIÊN MUA HÀNG

Đối với Doanh nghiệp, yếu tố hàng hóa đầu vào đóng vai trò vô cùng quan trọng. Do vậy, nhân viên mua hàng cũng là một trong những vị trí chủ chốt của Doanh nghiệp. Để trở thành một nhân viên mua hàng chuyên nghiệp, bạn buộc phải nắm rõ các kỹ năng cần thiết của nhân viên mua hàng. Cùng khám phá 8 kỹ năng cần thiết của nhân viên mua hàng thông qua bài viết sau.

Nhân viên mua hàng là ai?

ky-nang-can-thiet-cua-nhan-vien-mua-hang

Nhân viên mua hàng (Purchasing Officer) là người chịu trách nhiệm tìm kiếm nguồn cung ứng và đảm bảo hàng hòa của Doanh nghiệp luôn duy trì trong tình trạng sẵn có. Họ sẽ tham gia trực tiếp trong khâu nhập nguyên vật liệu đầu vào. Do vậy, nhân viên mua hàng cần phải có tính tỉ mỉ và tính chính xác cao trong công việc. Bên cạnh đó, họ còn phải tìm nguồn cung ứng uy tín để đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra cho Doanh nghiệp.

Trách nhiệm của nhân viên mua hàng chủ yếu:

Làm việc với nhà cung cấp: Tìm kiếm và chọn lựa nhà cung cấp phù hợp. Quản lý và xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp quan trọng.
Làm việc với các bên nội bộ liên quan và thực thi quy trình mua hàng của Doanh nghiệp.
Lập kế hoạch, chiến lược mua hàng cho Doanh nghiệp.
Kiểm soát và quản lý chi phí mua hàng.
Thực hiện các yêu cầu từ cấp trên và đề xuất các giải pháp giúp tiết kiệm chi phí đầu vào hiệu quả cho Doanh nghiệp

8 Kỹ năng cần thiết của nhân viên mua hàng

Kỹ năng quản lý các mối quan hệ

Các mối quan hệ cần được xây dựng trên cơ sở tôn trọng lẫn nhau, tức là bạn cần nghiêm túc thực hiện những điều đã cam kết và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình làm việc. Điều này góp phần đảm bảo hoạt động mua hàng của bạn sẽ vận hành một cách hiệu quả, đáp ứng tốt nhất các nhu cầu hàng hóa của Doanh nghiệp.

Kỹ năng đàm phán

Kỹ năng đàm phán của người mua hàng là một yếu tố quan trọng mang lại giá trị thực cho Doanh nghiệp. Nhân viên mua hàng cần nhận thức được việc thương lượng không chỉ là kiên trì tìm kiếm và nỗ lực để đạt được mục tiêu đề ra mà còn khám phá nhu cầu, mục tiêu của đối phương trong bất kỳ cuộc thảo luận nào.

Khả năng thấu hiểu và thỏa hiệp là một kỹ năng cần thiết của nhân viên mua hàng buộc họ phải rèn luyện mỗi ngày. Mỗi cơ hội đàm phán đều là một cơ hội duy nhất. Do vậy, người mua hàng cần phải linh hoạt và nắm bắt cơ hội để đạt được thành công khi đàm phán.

Kỹ năng quản lý thời gian

Việc cung ứng hàng hóa/dịch vụ cho Doanh nghiệp vào đúng thời điểm là điều quan trọng giúp giảm thiểu được thời gian chết và loại bỏ được các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất. Ngày nay, sự phát triển của công nghệ với các công cụ mua sắm điện tử đã hỗ trợ cho nhân viên mua hàng trong việc hạn chế vòng quay mua hàng, tiết kiệm thời gian thu mua cho Doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhân viên mua hàng cần phải quản lý các khoảng thời gian mua hàng sao cho hiệu quả.

Nhân viên mua hàng cần đảm bảo các hồ sơ mua hàng được hoàn thành đúng thời điểm, các yêu cầu mua hàng được diễn ra suôn sẻ, tuân thủ theo quy trình của Doanh nghiệp. Đây là một kỹ năng quan trọng giúp đảm bảo chức năng mua hàng đạt được hiệu quả cao nhất.

Kỹ năng tư duy chiến lược

Tư duy chiến lược của nhân viên mua hàng thể hiện khả năng phân tích vượt trội để nhận ra các cơ hội hoặc các rủi ro tiềm ẩn trong mua hàng của Doanh nghiệp. Để giữ vững lợi thế cạnh tranh của Doanh nghiệp trước thị trường năng động như hiện nay, nhân viên mua hàng phải cập nhật kịp thời những thay đổi của thị trường cung ứng cũng như là dự đoán những xu hướng hàng hóa và nhận biết những yếu tố có thể tác động hiệu quả đến hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp.

Một khía cạnh khác của tư duy chiến lược mà nhân viên mua hàng cần nắm bắt đó là khả năng thích nghi với môi trường kinh doanh với bối cảnh văn hóa đa dạng. Điều này không chỉ đảm bảo xây dựng được mối quan hệ với các đối tác quốc tế mà còn đưa ra một phương pháp tư duy mới và linh hoạt trước các thay đổi của thị trường.

Khả năng nhạy bén, thích ứng

Dưới vai trò là nhân viên mua hàng của Doanh nghiệp, bạn cần thích ứng trước những biến động bất ngờ của thị trường. Bởi những tác động đó có ảnh hưởng rất lớn đến mọi khía cạnh hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp. Thay đổi để tìm ra những cơ hội phát triển mới, nắm bắt để mang lại những bước đột phá nhất định.

Kỹ năng sắp xếp công việc

Dưới áp lực từ khối lượng công việc lớn, nhân viên mua hàng cần biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những nhiệm vụ. Điều này giúp bạn có thể đảm bảo tiến độ công việc, đồng thời, xác định và đánh giá được các tình huống có thể xảy ra trong quá trình vận hành mua hàng.

Kỹ năng quan sát

Một nhân viên mua hàng cần phải có kỹ năng quan sát tốt, chú ý đến các chi tiết, những vấn đề tiềm ẩn bên trong quá trình hoạt động mua hàng. Bởi vì, chỉ cần có chút sai lệch giữa các sản phẩm cũng có thể gây ảnh hưởng đến đầu ra của Doanh nghiệp.

Tính kiên trì và trung thực

Là một nhân viên mua hàng chuyên nghiệp, bạn phải luôn kiên trì cho đến khi tìm được phương án phù hợp với mục tiêu kinh doanh của Doanh nghiệp. Đồng thời, bạn cần phải giữ đức tính trung thực trong quá trình hoạt động mua hàng bởi trong nghề này luôn ẩn chứa những vấn đề “nhạy cảm” liên quan đến pháp chế. Duy trì được phẩm chất kiên trì và trung thực sẽ giúp người khác thêm tin tưởng và tôn trọng bạn.

Quản lý mua hàng dễ dàng với không gian mua hàng số của NextPro

E-Procurement của NextPro là công cụ đắc lực cho nhà quản trị trong việc kiểm soát và vận hành mua hàng Doanh nghiệp hiệu quả. Ứng dụng E-Procurement, Nhà quản trị không chỉ tối ưu được quy trình mua hàng, thời gian thu mua, hạn chế các vấn đề rủi ro mà còn kiểm soát và tiết kiệm chi phí đầu vào hiệu quả.

Dễ dàng điều chỉnh để tương thích với quy trình mua hàng của từng Doanh nghiệp.
Thời gian thiết lập và bàn giao theo đúng lộ trình cam kết.
Tối ưu chi phí triển khai và cam kết không phát sinh thêm bất kỳ phụ phí nào trong quá trình chuyển đổi.
Giao diện thân thiện với người dùng Việt, dễ dàng triển khai và sử dụng ngay.
Tích hợp nhiều tính năng thông minh như thương lượng giá, email phê duyệt yêu cầu, so sánh và đưa ra mức giá tốt nhất cho mỗi đơn hàng, đấu thầu trực tuyến…

Đó là những ưu điểm vượt trội bên trong hệ thống E-Procurement của NextPro.

>>> Tìm hiểu thêm xu hướng E-Procurement trong chuyển đổi mua hàng Doanh nghiệp