Mua hàng trong Doanh nghiệp là hoạt động tiềm ẩn rất nhiều rủi ro về tài chính, thất thoát, nhất là những Doanh nghiệp sản xuất, nhu cầu nguyên vật liệu số lượng lớn. Do vậy, việc xây dựng quy trình mua hàng trong Doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng đảm bảo cho chuỗi cung ứng diễn ra ổn định. 

Tổng quan quy trình mua hàng trong Doanh nghiệp

Quy trình mua hàng trong Doanh nghiệp là các bước mà Doanh nghiệp phải tuân thủ để hoàn thành một giao dịch thu mua. Nó là một phần trong kế hoạch sản xuất, đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng của Doanh nghiệp. Lưu đồ quy trình mua hàng được bắt đầu từ lúc tạo yêu cầu mua hàng cho đến khi hàng hóa được nhập kho và thanh toán. 

Quy trình mua hàng trong Doanh nghiệp sẽ được tuân thủ theo trình tự nhất định. Khi áp dụng quy trình mua hàng chuẩn, Doanh nghiệp sẽ có những ưu điểm và nhược điểm khác nhau.

*Ưu điểm:

• Đơn giản hóa Quy trình mua hàng trong Doanh nghiệp.
• Duy trì chuỗi cung ứng, hạn chế các tình trạng thất thoát và rủi ro.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm đầu ra của Doanh nghiệp, cải thiện hiệu suất mua hàng hiệu quả. 
• Chuyên môn hóa bộ phận mua hàng, dễ dàng trong việc đào tạo nhân viên mới, kịp thời ứng phó với tình trạng thiếu hụt nhân sự. 
• Thể hiện tính chuyên nghiệp trong cách làm việc của tổ chức, Doanh nghiệp. 

*Nhược điểm:  

• Nếu gặp trục trặc ở bước nào đó trong quy trình hoặc bị chậm trễ so với kế hoạch thì nguy cơ xảy ra tắc nghẽn rất cao. 
• Doanh nghiệp gặp khó khăn nếu muốn đi “tắt” để đón đầu thị trường. 

6 bước của quy trình mua hàng trong Doanh nghiệp

Xác định loại mua hàng

Để tiến hành mua hàng, bộ phận yêu cầu cần phối hợp với bộ phận mua hàng để xác định loại hình mua hàng phù hợp. Mỗi loại hình mua hàng sẽ có quy trình khác nhau. Trong Doanh nghiệp hiện nay chủ yếu có 6 loại hình mua hàng phổ biến: 

• Hợp đồng nguyên tắc 
• Đơn gọi hàng từ hợp đồng nguyên tắc 
• Đơn hàng khẩn cấp
• Đơn hàng nhỏ
• Mua hàng thông thường
• Mua hàng đặc biệt

Tạo lập yêu cầu mua hàng

Bộ phận yêu cầu mua hàng sẽ tiến hành tạo lập yêu cầu mua hàng (PR – Purchase Request). Trong PR thường bao gồm các thông tin như:

• Mô tả sản phẩm
• Số lượng
• Tên nhà cung cấp (nếu có)
• Giá bán
• Tên và bộ phận mua hàng
• Khác

Phê duyệt yêu cầu 

Yêu cầu mua hàng sẽ được gửi đến các cấp phê duyệt theo định mức tương ứng. Người duyệt yêu cầu có thể là quản lý, trưởng bộ phận, phòng kế toán/tài chính,… thậm chí có thể là cấp cao như CFO, CEO nếu đơn hàng có giá trị lớn. Phê duyệt yêu cầu nhằm đảm bảo các bộ phận không sử dụng chi phí vượt mức cho phép, tránh sự trùng lặp các đơn hàng, kiểm soát chi phí đầu vào hiệu quả. 

Mua hàng 

Phòng mua hàng sẽ tiếp nhận yêu cầu mua hàng sau khi đã được duyệt và tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp để gửi yêu cầu chào giá. Nhà cung cấp sẽ dựa vào những thông số trên yêu cầu để gửi báo giá tương ứng. Sau khi nhận được báo giá, nhân viên mua hàng phụ trách sẽ phân tích, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất các tiêu chí đã đặt ra. 

Nhân viên mua hàng sau khi đã chọn được nhà cung cấp sẽ tiến hành lập hợp đồng mua hàng. Nội dung bên trong hợp đồng sẽ bao gồm các thông tin như báo giá, điều kiện thanh toán, thời gian giao nhận hàng. 

Nhận hàng hóa/dịch vụ

Tới ngày giao hàng, bộ phận yêu cầu sẽ tiến hành nhận hàng và kiểm định hàng hóa, đảm bảo số lượng, thông số kỹ thuật, chất lượng… đã đề ra. Những hàng hóa/dịch vụ không đạt yêu cầu, cần phải thông báo với bộ phận mua hàng để trao đổi lại với nhà cung cấp. Những sản phẩm đạt yêu cầu sẽ được ký nhận bàn giao. 

Thanh toán

Bộ phận mua hàng tiến hành lập hồ sơ thanh toán căn cứ vào các điều khoản đã được ghi trong hợp đồng, các hồ sơ liên quan và gửi đến phòng kế toán. Bộ phận kế toán sẽ tiếp nhận và thanh toán cho nhà cung cấp nếu hồ sơ hợp lệ. Trong trường hợp không hợp lệ, phòng mua buộc phải chỉnh sửa thông tin sai lệch.

Hệ thống quản lý mua hàng hiệu quả cho Doanh nghiệp

Thông thường, Doanh nghiệp muốn hoàn thành một quy trình mua hàng hiệu quả thì đòi hỏi bộ phận mua hàng phải có nhiều kinh nghiệm, kỹ năng và kiến thức chuyên môn. Do đó, để đơn giản hóa quy trình mua hàng trong doanh nghiệp, các giải pháp mua hàng ra đời và cung cấp quy trình tự động hóa, thuận tiện cho việc vận hành mua hàng. Trong đó, E-Procurement được xem là một trong những giải pháp tốt nhất cho quản lý mua hàng của Doanh nghiệp. 

E-Procurement của NextPro là một trong những giải pháp mua hàng tốt nhất hiện nay. Hệ thống này hỗ trợ Doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu hóa chi phí đầu vào hiệu quả thông qua việc hệ thống hóa quy trình mua hàng trong doanh nghiệp lên trên nền tảng số. E-Procurement được tích hợp đầy đủ các tính năng ưu việt để bổ trợ trong từng bước của quy trình mua hàng.

Điểm đặc biệt của hệ thống đó là việc thực hiện mua hàng tuân thủ theo quy trình nhất định và có sự tham gia của nhiều phòng ban khác nhau lên trên hệ thống. Đồng thời, tính năng thương lượng tự động và đấu thầu trực tuyến cho phép người mua hàng có thể đàm phán với nhà cung cấp một cách nhanh chóng.

>>> Tham khảo thêm: Các chức năng chính bên trong E-Procurement của NextPro. 

Qúy Doanh nghiệp quan tâm và mong muốn trải nghiệm thực tế sản phẩm, vui lòng liên hệ với NextPro để được tư vấn và hỗ trợ. 

“Kiến tạo không gian mua hàng số với E-Procurement của NextPro”

Bài viết liên quan:

Thách thức trong triển khai E-Procurement cho Doanh nghiệp

Tiết kiệm chi phí mua hàng với hệ thống E-Procurement hàng đầu

Xu hướng E-Procurement trong chuyển đổi mua hàng Doanh nghiệp

Phương pháp tiết kiệm chi phí mua hàng hiệu quả cho Doanh nghiệp

__________________________________________________________________________________________________________

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CUNG ỨNG QUỐC TẾ NEXTPRO 

• Hotline: 0903 343 258
• Địa chỉ: 57 Lê Thị Hồng Gấm, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TPHCM.
• Email: info@nextpro.io
• LinkedIn: NextPro Intelligent Procurement & Auction Platform