6 Rủi ro trong Procurement thường mắc phải

Trước tình hình kinh tế đầy biến động như hiện nay, để có thể duy trì và phát triển các Doanh nghiệp đều đang tập trung xây dựng chiến lược Procurement nhằm tối ưu chi phí và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên trong quá trình xây dựng cũng không tránh khỏi các rủi ro trong Procurement thường mắc phải.

Trong quá trình hoạt động không Doanh nghiệp nào mong muốn gặp phải rủi ro. Đặc biệt là khi hoạt động đó được thực hiện dựa trên một quy trình như Procurement, chỉ cần mua hàng xảy ra vấn đề đồng nghĩa với các bộ phận khác sẽ bị ảnh hưởng. Do đó, các Doanh nghiệp đều rất chú trọng trong việc kiểm soát và vận hành từng bước trong quy trình mua hàng. Tuy nhiên, Doanh nghiệp cũng không thể tránh khỏi các rủi ro trong Procurement thường mắc phải.

Vai trò Procurement trong Doanh nghiệp

rui-ro-trong-procurement-thuong-mac-phai

Rủi ro trong Procurement thường mắc phải

Procurement là quy trình nằm trong chuỗi cung ứng, bao gồm toàn bộ các khâu liên quan đến hoạt động mua hàng của Doanh nghiệp. Theo thống kê từ các chuyên gia, hiện nay Doanh nghiệp dành khoảng 70% chi phí cho hoạt động thu mua. Có thể thấy Procurement đóng vai trò vô cùng quan trọng vì đây là yếu tố đầu vào giúp đảm bảo các hoạt động tiếp theo trong chuỗi cung ứng được diễn ra.

6 rủi ro trong Procurement thường mắc phải

Quy trình Procurement bao gồm rất nhiều bước từ tìm kiếm nhà cung cấp, xây dựng hợp đồng cho đến thanh toán và lưu kho. Do đó trong quá trình thực hiện sẽ khó tránh khỏi có sự thiếu sót, rủi ro. Sau đây là 6 rủi ro trong Procurement thường mắc phải.

Rủi ro trong Procurement thường mắc phải

1. Tìm kiếm và tạo mối quan hệ với nhà cung cấp

Trong quy trình Procurement nhiệm vụ đầu tiên và quan trọng nhất có lẽ phải kể đến đó là tìm kiếm nhà cung cấp. Nhằm đảm bảo sự ổn định trong sản xuất cũng như dịch vụ, Doanh nghiệp cần có những nhà cung cấp uy tín, đáng tin cậy cùng nguồn cung đảm bảo chất lượng. Việc nhà cung cấp không đủ khả năng đáp ứng các nhu cầu của Doanh nghiệp chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất và kế hoạch dự án, gây trì hoãn làm mất thời gian, chi phí của Doanh nghiệp.

Thêm vào đó, sự phát triển của công nghệ số, giúp cho việc tìm kiếm nhà cung cấp trở nên dễ dàng hơn. Điều này cũng dẫn đến sự chủ quan của Doanh nghiệp, làm gia tăng khoảng cách trong mối quan hệ với nhà cung cấp. Đây sẽ là rào cản cho việc duy trì sự ổn định và phát triển của Doanh nghiệp.

Để hạn chế những rủi ro trên, cần ưu tiên phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp giúp Doanh nghiệp có nguồn cung ổn định và chất lượng. Cùng với đó, sự thay đổi về tư duy của tất cả bộ phận, hãy xem nhà cung cấp như một đối tác mà không đơn thuần chỉ là nhà cung cấp. Điều này đồng nghĩa với việc khi có sự cố xảy ra, Doanh nghiệp cùng với nhà cung cấp sẽ tìm hướng giải quyết mà không phải là đổ lỗi cho nhau.

Rủi ro trong Procurement thường mắc phải

>>> Tham khảo thêm: Tiết kiệm chi phí mua hàng với hệ thống E-Procurement hàng đầu

2. Phân tích nhu cầu nội bộ

Sẽ là rủi ro nghiêm trọng khi bộ phận yêu cầu xác định nhu cầu mua hàng không chính xác. Như việc xác định nhu cầu không thực tế, quá mức hoặc thiếu hụt, bất kỳ tình huống nào cũng dẫn đến sự lãng phí ngân sách. Điều này gây trì hoãn cho việc triển khai dự án, sản xuất hàng hóa. Đặc biệt việc chậm trễ có thể dẫn đến sự nản lòng, thiếu kiên nhẫn của khách hàng, đưa họ đến quyết định chọn lựa sản phẩm của đối thủ.

Việc phân tích nhu cầu không chính xác có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả của chuỗi cung ứng. Vì thế, bộ phận yêu cầu cần nhận thức được chức năng của quy trình Procurement, từ đó dựa vào những số liệu và phân tích để đưa ra nhu cầu phù hợp, tránh tình trạng sai sót gây rủi ro cho quy trình Procurement.

Rủi ro trong Procurement thường mắc phải

3. Ảnh hưởng Doanh nghiệp mang đến cho xã hội

Với xu hướng mua hàng xanh hiện nay, người tiêu dùng rất quan tâm đến nguồn gốc, xuất xứ của sản phẩm. Khách hàng thường chọn mua sản phẩm từ các Doanh nghiệp được cho là đáp ứng tiêu chí về môi trường, đạo đức và chuẩn mực xã hội. Chi phí đầu tư cho những cam kết kể trên có lẽ sẽ là một khoảng đáng kể nhưng các Doanh nghiệp thực hiện được điều này sẽ có được sự tin tưởng của khách hàng, sự công nhận của xã hội từ đó góp phần tăng độ nhận diện thương hiệu cũng như là uy tín và tài chính.

Ngược lại, nếu Doanh nghiệp hợp tác với nhà cung cấp có danh tiếng không tốt, đã từng có hành vi sai trái, gây ô nhiễm môi trường, vi phạm đạo đức xã hội. Đây chắc chắn là rủi ro không một doanh nghiệp nào muốn mắc phải.

Khách hàng đã chú ý nhiều hơn đến chuỗi cung ứng và tác động mà nó mang lại cho môi trường. Doanh nghiệp cần cẩn trọng trong việc tìm kiếm nhà cung cấp, khi rủi ro xảy ra sẽ không thể đổ lỗi cho nhà cung cấp khi nguồn cung không đáp ứng các tiêu chí về môi trường. Vì thế, Doanh nghiệp cần phải có trách nhiệm về chất lượng sản phẩm của mình, cần xây dựng chiến lược Procurement sao cho phù hợp với tiêu chuẩn xã hội, đạo đức, môi trường.

4. Quản lý hợp đồng

Hợp đồng là cơ sở quan trọng hình thành mối quan hệ hợp tác cùng có lợi giữa Doanh nghiệp và nhà cung cấp. Dù vậy Doanh nghiệp đang dành quá nhiều thời gian cũng như chi phí cho việc xem xét hợp đồng, quy định những điều khoản cần tuân thủ để bảo vệ quyền lợi của các bên. Do đó, cần có một hệ thống dữ liệu tập trung cùng với các điều khoản đã được phê duyệt. Các điều khoản, dữ liệu có thể liên kết với nhà cung cấp giúp việc đàm phán đơn giản hơn.

Thêm vào đó, việc đánh giá và phê duyệt sẽ được thực hiện bởi nhóm các chuyên viên pháp lý của Doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp những thông tin trên hợp đồng luôn chính xác và nhân viên Procurement có thể tạo hợp đồng mới từ các mẫu đã được phê duyệt.

Rủi ro trong Procurement thường mắc phải

5. Mich bạch trong mua hàng

Nếu những rủi ro khác được tạo ra do thiếu dữ liệu hoặc sự thiếu hiệu quả trong quản lý, Doanh nghiệp vẫn tồn tại một rủi ro do sự cố ý vì lợi ích cá nhân. Đó là hành vi gian lận hóa đơn, tham ô và trộm cắp dữ liệu thông qua lưu trữ hồ sơ.

Quy trình Procurement rất cần sự minh bạch, việc quản lý mua hàng truyền thống sẽ gặp các rủi ro như trên. Do đó, việc cấp thiết mà các Doanh nghiệp cần làm đó là tìm kiếm giải pháp để tối ưu hóa quản lý mua hàng hiệu quả. Tối ưu hóa sẽ giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát quy trình mua hàng, đảm bảo sự công khai, minh bạch, hạn chế tình trạng gian lận, tham ô.

6. Thiếu hụt nhân lực

Hiện nay, các Doanh nghiệp rất cần những nhân tài chất lượng cao, đặc biệt là cho bộ phận Procurement. Tuy nhiên, theo khảo sát gần đây của DHL Research đã đưa ra dự đoán sự thiếu hụt tài năng chuỗi cung ứng rất nghiêm trọng. Đây là rủi ro cần được lưu ý hơn hết nhưng phần lớn các Doanh nghiệp lại chưa nhận thức được, không có chiến lược dài hạn để nâng cao trình độ chuyên môn và chất lượng nguồn nhân lực. Dẫn đến việc các Doanh nghiệp hiện nay hầu hết đều không đủ nguồn nhân lực chất lượng để hoàn thành chiến lược đã đề ra.

Nhận thức được vấn đề trên, các cấp quản trị cần có kế hoạch đào tạo nhân sự phù hợp, giúp họ phát triển kỹ năng cũng như kiến thức với mục tiêu đóng góp phát triển Doanh nghiệp.

Chuyển đổi mua hàng thời đại số với E-Procurement

Với 6 rủi ro trong Procurement thường mắc phải như đã nêu trên, Doanh nghiệp cần phải có một giải pháp mua hàng phù hợp. Thấu hiểu được những khó khăn của Doanh nghiệp trong quá trình quản lý mua hàng, NextPro đã phát triển và xây dựng nên hệ thống mua hàng E-Procurement.

E-Procurement của NextPro là hệ thống quản lý mua hàng doanh nghiệp được xây dựng từ quy trình mua hàng truyền thống. Đây là giải pháp thông minh giúp tối ưu và tiết kiệm chi phí mua hàng cho các doanh nghiệp. Hệ thống được tích hợp các tính năng ưu việt như đấu thầu trực tuyến, thương lượng tự động, danh sách các điều khoản,… giúp cho quá trình mua hàng trở nên tối ưu và minh bạch.

Quý Doanh nghiệp quan tâm và mong muốn được trải nghiệm hệ thống, vui lòng liên hệ với NextPro để được hỗ trợ.