Vai trò của E-Procurement trong quản lý Chuỗi cung ứng NextPro

Nhận thức được tầm quan trọng của việc mua hàng, các Doanh nghiệp đã tìm kiếm các giải pháp khác nhau để quản lý và vận hành mua hàng hiệu quả nhất. Trong số đó có thể nhắc đến giải pháp mua hàng doanh nghiệp trực tuyến E-Procurement.

Mua hàng là khởi đầu của chuỗi cung ứng và đóng vai trò mấu chốt quyết định đến chất lượng sản phẩm và lợi nhuận của Doanh nghiệp. Do đó, các Doanh nghiệp cũng không ngần ngại đầu tư công nghệ để quản lý và vận hành mua hàng hiệu quả nhất. Nhờ đó, E-Procurement cũng dần trở nên phổ biến và vai trò của E-Procurement trong quản lý chuỗi cung ứng cũng được Doanh nghiệp nhận thức rõ hơn.

Tổng quan về chuỗi cung ứng của Doanh nghiệp

Trong thời gian gần đây, chuỗi cung ứng toàn cầu liên tục gặp những khó khăn và thách thức. Đại dịch vừa đi qua, căng thẳng UKraine tiếp tục làm chi phí vận chuyển tăng vọt. Chưa kể đến việc tăng tỷ giá USD và chính sách Zero Covid của Trung Quốc khiến cho việc cải thiện chuỗi cung ứng càng thêm khó khăn, tác động đến lạm phát và hoạch định chính sách.

vai-tro-e-procurement-trong-quan-ly-chuoi-cung-ung

Vấn đề lớn nhất trong chuỗi cung ứng hiện nay là tồn kho lớn với mức tiêu thụ chậm. Điều này đã khiến cho các Doanh nghiệp “điêu đứng”, ngừng sản xuất, ảnh hưởng nghiêm trọng đến nền kinh tế chung. Chẳng những thế, giá cả hàng hóa, nguyên vật liệu tăng vọt do sự gián đoạn của chuỗi cung ứng toàn cầu càng khiến cho các Doanh nghiệp “khó càng thêm khó”.

Trong bối cảnh đó, Việt Nam đang dần trở thành điểm thay thế và nắm giữ vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Đó là cơ hội và cũng là thách thức cho các Doanh nghiệp Việt. Các Doanh nghiệp Việt cần chủ động hoạch định chiến lược kinh doanh phù hợp, linh hoạt để thích ứng với môi trường kinh doanh vĩ mô. Chủ động, tận dụng các cơ hội để “thâm nhập” sâu rộng vào chuỗi cung ứng toàn cầu.

Bên cạnh đó, bản thân các Doanh nghiệp phải nhận thức được tầm quan trọng về quản lý chuỗi cung ứng để có thể đánh giá rủi ro và có kế hoạch ứng phó kịp thời. Bên cạnh đó, các Doanh nghiệp cần chú trọng đẩy mạnh công nghệ và tự động hóa trong hoạt động sản xuất, kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành Doanh nghiệp.

Vai trò của E-Procurement trong quản lý chuỗi cung ứng

Mua hàng là một phần trong chuỗi cung ứng. Nó là nhân tố đầu vào quan trọng quyết định cho toàn bộ hoạt động của chuỗi cung ứng. Đối với các Doanh nghiệp lớn, phòng mua hàng là bộ phận chiến lược đóng vai trò mấu chốt giúp Doanh nghiệp tối ưu trong chuỗi cung ứng. Trách nhiệm của phòng mua hàng sẽ gắn với hoạt động của các phòng ban khác, hướng đến việc phát triển và hoàn thiện quy trình mua hàng, mang lại hiệu suất cho toàn bộ chuỗi cung ứng.

Hỗ trợ yêu cầu mua hàng

Để tiến hành mua hàng, trước hết bộ phận yêu cầu sẽ phải xác định loại mua hàng và tạo yêu cầu mua hàng (Purchase Request). Sau đó, thông qua các cấp độ để phê duyệt yêu cầu và chuyển sang bộ phận mua hàng để tạo lập đơn hàng (PO – Purchase Order). Với cách làm truyền thống, bước này sẽ mất thời gian và dễ bị sai sót dữ liệu mua hàng.

Sử dụng hệ thống E-Procurement sẽ giúp đơn giản hóa quá trình yêu cầu mua hàng. Bộ phận yêu cầu chỉ cần truy cập vào hệ thống vào tạo yêu cầu, hệ thống sẽ tự động gửi yêu cầu phê duyệt đến các cấp ủy quyền theo định mức đã được thiết lập trước đó. Sau khi hoàn tất phê duyệt, yêu cầu sẽ được tự động chuyển cho bộ phận mua hàng để tạo PO.

Quản lý mua hàng hiệu quả

vai-tro-của-e-procurement-trong-quan-ly-chuoi-cung-ung

Hệ thống E-Procurement là giải pháp mua hàng được số hóa từ các bước trong quy trình mua hàng tiêu chuẩn lên trên nền tảng kỹ thuật số. Do vậy, hệ thống có thể tương thích với quy trình mua hàng của bất kỳ Doanh nghiệp nào. Các bước trong quy trình mua hàng đều được tích hợp các tính năng ưu việt giúp cho quá trình vận hành và quản lý mua hàng được tối ưu nhất.

Bên cạnh đó, thông qua các phân tích số liệu về đơn hàng, hệ thống E-Procurement sẽ biểu thị trực quan các báo cáo phân tích về các ngành hàng có mức chi tiêu cao nhất, tổng giá trị mua hàng, dự báo tiết kiệm… Nhà quản lý mua hàng có thể căn cứ vào những số liệu đó để hoạch định kế hoạch, chiến lược mua hàng phù hợp cho Doanh nghiệp trong tương lai.

Quản lý nhà cung cấp

Nhà cung cấp được xem là đối tác chiến lược của bộ phận mua hàng. Do vậy, nếu muốn chuỗi cung ứng hoạt động hiệu quả và ổn định buộc người mua hàng phải xây dựng quy trình quản lý nhà cung cấp hợp lý. Áp dụng hệ thống E-Procurement, việc quản lý và làm việc với nhà cung cấp sẽ trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn.

Với dữ liệu nhà cung cấp từ Suppliers Database, hệ thống sẽ tự động gửi yêu cầu báo giá đến các nhà cung cấp được chọn. Sau khi đã nhận được báo giá, hệ thống E-Procurement sẽ đưa ra các đề xuất nhà cung cấp tiềm năng phù hợp cho từng đơn hàng để người mua hàng có thể chọn lựa.

Bên cạnh đó, người mua hàng có thể thỏa thuận online với nhà cung cấp thông qua các tính năng thương lượng tự động, đấu thầu trực tuyến. Điều này giúp hạn chế quá trình di chuyển trong lúc đàm phán, tránh mất thời gian và hạn chế phát sinh những hành vi “dark purchasing”. Ngoài ra, người mua hàng có thể xem toàn bộ thông tin về hiệu suất và giá của các nhà cung cấp bên trên hệ thống một cách nhanh chóng thông qua những đánh giá trước đó.

Quản lý chi phí mua hàng hiệu quả

Để quản lý mua hàng hiệu quả, ngoài việc vận hành các hoạt động mua hàng tốt còn phải đảm bảo chi phí mua hàng tối ưu nhất. Chuyển đổi mua hàng với hệ thống E-Procurement giúp Doanh nghiệp kiểm soát chi phí đầu vào hiệu quả. Người mua hàng có thể kiểm soát chi phí mua hàng tổng và từng bộ phận dễ dàng, đồng thời, giảm thiểu “thất thoát, lãng phí” chi phí mua hàng bởi các hành vi “dark purchasing”.

>>> Xem thêm: Phương pháp tiết kiệm chi phí mua hàng hiệu quả cho Doanh nghiệp

Quản lý mua hàng hiệu quả với giải pháp E-Procurement hàng đầu của NextPro

Nhằm đem đến sự đổi mới trong mua hàng cho các Doanh nghiệp, đặc biệt là loại bỏ những rủi ro tiềm ẩn trong mua hàng, đội ngũ NextPro đã phát triển hệ thống E-Procurement với những tính năng nổi bật. Ưu điểm khi sử dụng hệ thống E-Procurement cho doanh nghiệp:

Tăng tính minh bạch, rõ ràng trong quá trình mua hàng.
Tránh sai sót và tập trung dữ liệu.
Tối ưu hóa chi phí đầu vào cho doanh nghiệp.
Tự động hóa các quy trình như gửi yêu cầu phê duyệt, gửi yêu cầu báo giá, so sánh giá, thương lượng giá, chấp thuận chọn thầu…
Không bị phụ thuộc quá nhiều vào một nhà cung cấp.
Quản lý hiệu quả, mang lại lợi thế cạnh tranh.
Tăng hiệu suất làm việc cho phòng mua hàng.

Quý Doanh nghiệp quan tâm và muốn trải nghiệm hệ thống, vui lòng liên hệ đến HOTLINE 0903 799 826 để được NextPro hỗ trợ tư vấn!