Dưới sự bùng nổ của công nghệ và xu hướng chuyển đổi số toàn cầu, các quy trình Doanh nghiệp dần chuyển sang những giải pháp vận hành tốt hơn. Trong chuỗi cung ứng, nhu cầu số hóa quy trình mua hàng cũng được các Doanh nghiệp chú trọng hơn. Nhờ đó, xu hướng E-Procurement cũng trở nên phổ biến trong lĩnh vực mua hàng.

Nhu cầu chuyển đổi số mua hàng của doanh nghiệp

Hiện nay, những thay đổi trong cách thức vận hành của nền kinh tế thị trường toàn cầu dưới tác động của đại dịch Covid và Cách mạng 4.0 đã mang lại cho các Doanh nghiệp những cơ hội và thách thức. Tình trạng đứt gãy chuỗi cung ứng trong đại dịch vừa rồi đã đẩy mạnh quá trình đầu tư nhằm đa dạng hóa chuỗi cung ứng, thúc đẩy quá trình đổi mới, ứng dụng công nghệ, chuyển đổi số (CĐS) của các Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và cả Doanh nghiệp trong nước. 

Xét về nhu cầu chuyển đổi so theo quy mô Doanh nghiệp, theo thống kê của Cục phát triển Doanh nghiệp, Bộ Kế hoạch và Đầu tư năm 2021, xu hướng CĐS trong chuỗi cung ứng tại các Doanh nghiệp vừa và lớn chiếm khoảng từ 32,4%-50%. Điều này cho thấy được nhu cầu và mong muốn số hóa của Doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng nói chung và mua hàng nói riêng. 

CĐS trong mua hàng, đặc biệt là trong chuỗi cung ứng sẽ giúp Doanh nghiệp có thể quản lý và kiểm soát chi phí hiệu quả hơn. Đồng thời, Doanh nghiệp có thể phản hồi kịp thời và hiệu quả trước bất kỳ rủi ro tiềm tàng gây gián đoạn hoạt động sản xuất, kinh doanh để từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh.

Chuyển đổi mua hàng với xu hướng E-Procurement 

Xu hướng E-Procurement là gì?

Xu hướng E-Procurement là xu hướng không mới, tuy nhiên, trước đây vẫn chưa có nhiều Doanh nghiệp thật sự biết đến và hiểu rõ lợi ích to lớn mà nó mang lại. Trong những năm gần đây, các Doanh nghiệp đã và đang nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong việc tối ưu hóa chi phí chuỗi cung ứng. Áp dụng xu hướng E-Procurement sẽ giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn lực đáng kể nhờ vào các tính năng tự động hóa các hoạt động trong quy trình mua hàng.

>>> Xem thêm: Khám phá sự khác biệt giữa mua hàng truyền thống và xu hướng E-Procurement– CLICK NGAY!

Lợi ích khi chuyển đổi mua hàng với xu hướng E-Procurement 

Tối ưu quy trình mua hàng 

Các bước của quy trình mua hàng được số hóa bên trong hệ thống E-Procurement. Do đó, thay vì thực hiện theo các bước thủ công trong quy trình truyền thống, bạn chỉ cần thao tác trên hệ thống để xử lý đơn hàng nhanh chóng. 

Dễ dàng quản lý nhà cung cấp 

E-Procurement tích hợp cổng thông tin trao đổi giữa các bên liên quan trong và ngoài hoạt động mua hàng bao gồm các phòng ban, ban lãnh đạo, phòng mua hàng với các nhà cung cấp. Thay vì phải tốn thời gian sắp xếp lịch hẹn trao đổi với nhà cung cấp để đàm phán mua hàng, thì với E-Procurement, người mua và nhà cung cấp có thể thương lượng trực tiếp trên hệ thống hoặc thông qua email. 

Hạn chế các vấn đề pháp chế

Thay vì gặp mặt trao đổi với nhà cung cấp dễ dẫn đến các vấn đề phát sinh như hối lộ, “đi cửa sau”, việc triển khai hệ thống mua hàng sẽ giúp hạn chế vấn đề đó. Ngoài ra, mọi mức giá, thông số đều được hệ thống ghi nhận và biểu thị một cách công khai nên sẽ hạn chế các vấn đề không minh bạch, rõ ràng. Do đó, hệ thống sẽ tạo ra một môi trường cạnh tranh công bằng giữa các nhà cung cấp.

Tiết kiệm chi phí hiệu quả

Với xu hướng E-Procurement, việc lựa chọn nhà cung cấp với mức giá tốt nhất sẽ trở nên vô cùng dễ dàng. Đồng thời, các báo cáo phân tích được biểu thị sẽ giúp cho nhân viên mua hàng đưa ra những chiến lược, kế hoạch mua hàng phù hợp cho doanh nghiệp. Do vậy, hệ thống sẽ giúp tiết kiệm được chi phí đầu vào cho doanh nghiệp một cách hiệu quả. 

Quy trình mua hàng cơ bản của hệ thống E-Procurement 

E-Procurement là giải pháp mua hàng cho doanh nghiệp được số hóa từ quy trình truyền thống nên sẽ bao gồm các bước cơ bản như sau:

1. Tạo yêu cầu mua hàng: Người yêu cầu mua hàng sẽ đăng nhập vào hệ thống để tạo yêu cầu mua hàng. 

2. Duyệt yêu cầu: Hệ thống sẽ tự động gửi email phê duyệt yêu cầu mua hàng đến các cấp theo định mức ủy quyền phê duyệt đã thiết lập trước đó. 

3. Mua hàng: Nhân viên mua hàng sẽ tiếp nhận thông tin đơn hàng, tạo đơn đặt hàng. Người mua hàng tiến hành lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng và gửi yêu cầu chào giá. Hệ thống sẽ gửi email yêu cầu báo giá đến các nhà cung cấp đã được chọn.

Sau khi nhận được báo giá, nhân viên mua hàng và bộ phận yêu cầu sẽ tiến hành đánh giá kỹ thuật và giá thành giữa các nhà cung cấp. Nếu thấy giá vẫn chưa hợp lý, người mua hàng có thể yêu cầu thỏa thuận với nhà cung cấp thông qua tính năng thương lượng tự động hoặc đấu thầu trực tuyến. Cuối cùng, nhân viên mua hàng sẽ chọn lựa nhà cung cấp và ký kết hợp đồng.

4. Nhận hàng hóa/dịch vụ: Căn cứ theo ngày giao hàng đã thỏa thuận với nhà cung cấp để tiến hành nhận hàng. Sau khi nhận hàng và kiểm tra, người yêu cầu sẽ đánh giá nhà cung cấp.

5. Thanh toán đơn hàng: Nhân viên mua hàng sẽ căn cứ vào căn cứ hóa đơn, điều khoản hợp đồng và các chứng từ giao nhận để lập hóa đơn thanh toán online. Nếu hóa đơn được duyệt, phòng kế toán sẽ thanh toán cho nhà cung cấp.

Số hóa quy trình mua hàng với E-Procurement của NextPro

E-Procurement của NextPro là hệ thống mua hàng trực tuyến cho Doanh nghiệp được phát triển bởi đội ngũ chuyên gia có kinh nghiệm trong nghề. Do vậy, NextPro đảm bảo quá trình vận hành mua hàng trên hệ thống sẽ dễ dàng, tối ưu và tiện lợi hơn so với quy trình mua hàng truyền thống. Bên cạnh đó, hệ thống E-Procurement của NextPro còn được tích hợp các tính năng thông minh cho phép quá trình trao đổi giữa bộ phận mua hàng và các bên liên quan nội bộ hay nhà cung cấp được diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.

Tại sao nên triển khai hệ thống mua hàng E-Procurement của NextPro

• Điều chỉnh theo yêu cầu: E-Procurement của NextPro có thể linh hoạt điều chỉnh để tương thích với quy trình mua hàng của từng doanh nghiệp.
• Tích hợp nhiều tính năng nổi bật như đấu thầu trực tuyến, tự động thương lượng,…
• Thời gian triển khai nhanh chóng theo đúng lộ trình đã cam kết.
• Chi phí triển khai được tối ưu hóa và cam kết không phát sinh thêm bất kỳ chi phí nào trong quá trình chuyển đổi.
• Hỗ trợ chi phí chuyển đổi hệ thống lên đến 10%. 

Qúy Doanh nghiệp có nhu cầu trải nghiệm sản phẩm, vui lòng liên hệ với NextPro để được hỗ trợ. 

Bài viết liên quan:

Tiết kiệm chi phí mua hàng với hệ thống E-Procurement hàng đầu

6 Bước của Quy trình mua hàng trong Doanh nghiệp

Thách thức trong triển khai E-Procurement cho Doanh nghiệp

Phương pháp tiết kiệm chi phí mua hàng hiệu quả cho Doanh nghiệp

_________________________________________________________________________________________________________________________

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CUNG ỨNG QUỐC TẾ NEXTPRO 

• Hotline: 0903 799 826
• Địa chỉ: 57 Lê Thị Hồng Gấm, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TPHCM.
• Email: info@nextpro.io
• LinkedIn: NextPro