Khám phá các chức năng chính của E-Procurement

E-Procurement của NextPro là giải pháp thích hợp cho các doanh nghiệp đang có nhu cầu chuyển đổi số trong mua hàng. Với E-Procurement, quy trình mua hàng “truyền thống” sẽ được chuyển đổi từ thủ công, giấy tờ sang trực tuyến trên hệ thống

Với sự bùng nổ của công nghệ thông tin và nhu cầu chuyển đổi số mạnh mẽ như hiện nay, xu hướng E-Procurement ngày càng được nhiều doanh nghiệp Việt quan tâm. Nắm bắt được nhu cầu đó, NextPro đã cho ra đời hệ thống E-Procurement với những tính năng ưu việt giúp cho quá trình mua hàng trong doanh nghiệp được tối ưu hiệu quả. Cùng NextPro khám phá các chức năng chính của E-Procurement qua bài viết dưới đây.

Bắt nhịp xu hướng mua hàng thời đại số với hệ thống E-Procurement của NextPro

Giới thiệu chung về E-Procurement của NextPro

E-Procurement của NextPro là hệ thống mua hàng điện tử được phát triển nhằm tối ưu hóa quản lý mua hàng cho doanh nghiệp. Hệ thống bao gồm các bước trong quy trình mua hàng tiêu chuẩn được số hóa lên trên nền tảng kỹ thuật số.

Bên trong hệ thống được tích hợp nhiều tích năng thông minh để hỗ trợ người sử dụng có thể làm việc một cách hiệu quả nhất. Hệ thống sẽ là “cầu nối” giữa nhà doanh nghiệp với nhà cung cấp, đồng thời là cổng kết nối nội bộ giữa ban lãnh đạo, các bộ phận với người mua hàng.

Quy trình hoạt động cơ bản của E-Procurement

1. Tạo yêu cầu mua hàng: Đây là bước đầu tiên trong quy trình mua hàng. Người yêu cầu mua hàng sẽ đăng nhập vào hệ thống để tạo yêu cầu mua hàng. Trong phiếu yêu cầu cần phải xác định rõ là loại yêu cầu mua hàng bởi mỗi loại sẽ có quy trình hoạt động khác nhau.

2. Duyệt yêu cầu: Sau khi tạo yêu cầu mua hàng, hệ thống sẽ tự động gửi email phê duyệt đến các cấp phê duyệt theo định mức đã thiết lập trước đó. Đây là điểm vượt trội của hệ thống so với cách làm việc truyền thống.

3. Mua hàng: Ở bước này, nhân viên mua hàng sẽ tiếp nhận thông tin đơn hàng, tạo đơn đặt hàng. Người mua hàng sẽ dựa vào Suppliers Database trên hệ thống để lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng và gửi yêu cầu chào giá. Hệ thống sẽ tự động gửi email yêu cầu báo giá đến các nhà cung cấp đã được chọn. Đặc biệt, E-Procurement cho phép nhân viên mua hàng có thể mở rộng yêu cầu chào giá đến các nhà cung cấp khác trong cùng ngành hàng.

Sau khi nhận được báo giá, nhân viên mua hàng sẽ tiến hành đánh giá kỹ thuật và giá thành giữa các nhà cung cấp. Nếu bạn thấy giá vẫn chưa hợp lý, có thể yêu cầu thỏa thuận với nhà cung cấp thông qua tính năng thương lượng giá tự động hoặc tổ chức đấu thầu. Cuối cùng, nhân viên mua hàng sẽ chọn lựa nhà cung cấp và ký hợp đồng mua hàng.

4. Nhận hàng hóa, dịch vụ: Căn cứ theo ngày giao hàng đã thỏa thuận với nhà cung cấp để nhận hàng. Sau khi nhận hàng và kiểm tra, người yêu cầu sẽ tiến hành đánh giá nhà cung cấp.

5. Thanh toán: Nhân viên mua hàng sẽ căn cứ vào căn cứ hóa đơn nhà cung cấp, điều khoản hợp đồng và các chứng từ giao nhận hàng hóa để lập hóa đơn thanh toán online. Nếu hóa đơn được duyệt thì phòng kế toán sẽ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp.

>>> Trải nghiệm hệ thống E-Procurement — CLICK NGAY!

Các chức năng chính của E-Procurement

Triển khai E-Procurement trong doanh nghiệp sẽ thay thế hoàn toàn quy trình mua hàng hiện tại, loại bỏ những bất cập trong quy trình mua hàng truyền thống và đem lại hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp. Các chức năng chính của E-Procurement như:

Chức năng quản lý đơn hàng: Hệ thống đáp ứng quy trình mua hàng doanh nghiệp theo từng bước, đảm bảo quá trình diễn ra dễ dàng, nhanh chóng và minh bạch.
Chức năng quản lý nhà cung cấp: Đơn giản hóa việc quản lý nhà cung cấp thông qua Suppliers Database và đánh giá hiệu suất nhà cung cấp trên mỗi đơn hàng bên trong hệ thống.
Chức năng quản lý chi phí: Hệ thống tự động khấu trừ các chi phí dự án/thường niên tương ứng sau khi yêu cầu mua hàng đã được duyệt. Đồng thời, hệ thống còn cho phép cân đối, điều chỉnh các mã chi phí. Nhờ đó, người mua hàng có thể quản lý chi phí hiệu quả và đưa ra kế hoạch, chiến lược mua hàng phù hợp cho doanh nghiệp.
Chức năng đấu thầu trực tuyến: Hệ thống được tích hợp tính năng đấu thầu trực tuyến cho các đơn hàng có giá trị lớn giúp tăng tính cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Dựa vào đó, nhân viên mua hàng có thể lựa chọn được nhà cung cấp với mức giá tốt nhất.

Hiệu quả khi sử dụng hệ thống E-Procurement của NextPro

Kiểm soát và quản lý mua hàng hiệu quả thông qua việc đồng bộ hóa dữ liệu các yêu cầu mua hàng trên hệ thống.
Đảm bảo minh bạch trong quá trình mua hàng, hạn chế tình trạng trục lợi, “cửa sau”.
Các báo cáo phân tích được biểu thị trực quan giúp nhà quản lý đưa ra những đánh giá khách quan nhất về hiệu suất làm việc của nhân viên.
Tăng tính cạnh tranh giữa các nhà cung cấp thông qua tính năng thương lượng tự động.
Rút ngắn thời gian cung cấp thông tin, tổng hợp thông tin đơn hàng và theo dõi tiến độ.
Đánh giá hiệu suất và giá của nhà cung cấp qua mỗi đơn hàng, nhờ đó nhân viên mua hàng có thể đưa ra lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng phù hợp.

Chương trình hỗ trợ triển khai E-Procurement cho doanh nghiệp Việt

Nhằm thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp, đặc biệt là chuyển đổi trong chuỗi cung ứng, NextPro đã thực hiện chương trình hỗ trợ triển khai E-Procurement cho các đơn vị có nhu cầu. Đây là cơ hội cho các doanh nghiệp có thể đổi mới mua hàng với mức chi phí đầu tư hợp lý.

Khi triển khai hệ thống E-Procurement tại NextPro, ngoài được hỗ trợ chi phí, doanh nghiệp còn được hỗ trợ chuyển đổi, đào tạo bởi đội ngũ chuyên gia kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực mua hàng. Hơn nữa, chúng tôi còn cam kết thời gian theo đúng lộ trình và đảm bảo không phát sinh thêm phụ phí trong quá trình chuyển đổi.

Quý Khách hàng quan tâm và mong muốn được trải nghiệm thử hệ thống, vui lòng liên hệ với chúng tôi thông qua hotline 0903 799 826 hoặc trực tiếp thông qua website.

“ĐỔI MỚI MUA HÀNG, DỄ DÀNG QUẢN LÝ, CHI PHÍ TỐI ƯU”