Chuyển đổi số đã mang lại những thay đổi đáng kể cho chuỗi cung ứng nói chung và quá trình mua hàng nói riêng. Và cũng nhờ đó, thị trường xuất hiện một khái niệm mới là E-Procurement. Cùng NextPro tìm hiểu sự khác biệt giữa mua hàng truyền thống và E-Procurement qua bài viết dưới đây.

Xu hướng mua hàng E-Procurement 

Hiện nay, xu hướng chuyển đổi số (CĐS) được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam chú trọng. Đặc biệt, việc đẩy mạnh chuyển đổi số trong chuỗi cung ứng nói chung và trong quá trình mua hàng nói riêng đã làm thay đổi và cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh. Theo thống kê của Cục Phát triển Doanh nghiệp, Bộ kế hoạch và Đầu tư 2021, nhu cầu CĐS trong Chuỗi cung ứng chiếm 35,30%. Với các doanh nghiệp vừa và lớn, nhu cầu này chiếm khoảng từ 32% – 50%.

Trên thực tế, việc áp dụng công nghệ để chuyển đổi trong mua hàng được các doanh nghiệp Việt khá quan tâm, đặc biệt là giải pháp E-Procurement. Tuy nhiên, liệu bạn đã thật sự hiểu rõ về hệ thống này chưa? Nếu triển khai, E-Procurement sẽ mang lại những lợi ích vượt trội như thế nào cho doanh nghiệp của bạn?

E-Procurement là gì? 

E-Procurement là hệ thống mua hàng điện tử cho doanh nghiệp được chuyển đổi số từ quy trình mua hàng truyền thống. Đây là hệ thống dùng để quản lý mua hàng và kết nối với nhà cung cấp thông qua nền tảng kỹ thuật số. 

Lợi ích của E-procurement 

Rút ngắn quy trình mua hàng 

Các bước của quy trình mua hàng được số hóa bên trong hệ thống E-Procurement. Do đó, thay vì thực hiện theo các bước thủ công trong quy trình truyền thống như viết yêu cầu mua hàng, gửi sếp phê duyệt, liên hệ nhà cung cấp, gửi thư yêu cầu chào giá… bạn chỉ cần thao tác trên hệ thống để xử lý đơn hàng nhanh chóng. 

Dễ dàng quản lý nhà cung cấp 

E-Procurement sẽ tự động cập nhật danh sách các nhà cung cấp đã đăng ký và thông qua thẩm định. Đồng thời, hệ thống còn biểu thị trực quan giá và hiệu suất của nhà cung cấp trong những đơn hàng trước đó, từ đó giúp cho nhân viên mua hàng có thể dễ dàng đánh giá và đưa ra lựa chọn phù hợp. 

Ngoài ra, E-Procurement còn tích hợp các tính năng thương lượng tự động giúp nhà doanh nghiệp và nhà cung cấp có thể trao đổi ở bất kỳ đâu mà không cần gặp mặt trực tiếp. Nhờ đó mà doanh nghiệp cũng sẽ tiết kiệm được chi phí và rủi ro trong quá trình di chuyển.

Hạn chế các vấn đề pháp chế

Thay vì gặp mặt trao đổi với nhà cung cấp dễ dẫn đến các vấn đề phát sinh như hối lộ, “đi cửa sau”, việc triển khai hệ thống mua hàng sẽ giúp hạn chế vấn đề đó. Ngoài ra, mọi mức giá, thông số đều được hệ thống ghi nhận và biểu thị một cách công khai nên sẽ hạn chế các vấn đề không minh bạch, rõ ràng. Do đó, hệ thống sẽ tạo ra một môi trường cạnh tranh công bằng giữa các nhà cung cấp.

Tiết kiệm chi phí hiệu quả

Với E-Procurement, việc lựa chọn nhà cung cấp với mức giá tốt nhất sẽ trở nên vô cùng dễ dàng. Đồng thời, các báo cáo phân tích được biểu thị sẽ giúp cho nhân viên mua hàng đưa ra những chiến lược, kế hoạch mua hàng phù hợp cho doanh nghiệp. Do vậy, hệ thống sẽ giúp tiết kiệm được chi phí đầu vào cho doanh nghiệp một cách hiệu quả. 

Sự khác biệt giữa mua hàng truyền thống và E-Procurement

Giải pháp E-Procurement ra đời thay thế cho quy trình mua hàng “cũ”. Vậy đâu là khác biệt giữa mua hàng truyền thống và E-Procurement?

Mua hàng truyền thống	E-Procurement
Đặt nặng về giấy tờ	Quy trình được số hóa lên trên hệ thống
Tốn nhiều thời gian trong quá trình yêu cầu, phê duyệt mua hàng.	Hệ thống tự động gửi yêu cầu xét duyệt ngay khi đơn hàng được tạo.Tiết kiệm thời gian mua hàng.
Sai sót dữ liệu, thông số	Dữ liệu được đồng bộ hóa và lưu trữ trên nền tảng đám mây
Khó khăn trong quản lý dữ liệu nhà cung cấp.	Quản lý nhà cung cấp dễ dàng với Suppliers Database.
Khó khăn trong việc theo dõi đơn hàng, tiến độ công việc.	Dễ dàng theo dõi tiến độ công việc thông qua các biểu đồ được cập nhật.
Rủi ro trong làm việc với nhà cung cấp như tình trạng hối lộ, không minh bạch.	Minh bạch, rõ ràng trong mua hàng. Hạn chế tình trạng “cửa sau”.

(Khác biệt giữa mua hàng truyền thống và E-Procurement)

Thách thức của doanh nghiệp khi triển khai hệ thống E-Procurement 

Thiếu nguồn nhân lực triển khai 

Để tiến hành triển khai hệ thống mua hàng cho doanh nghiệp, cần có một đội ngũ có đủ kiến thức, kỹ năng và hệ thống hóa nền tảng. Trong khi đó, giải pháp mua hàng E-Procurement là một khái niệm còn khá mới với các doanh nghiệp Việt, chưa có quá nhiều doanh nghiệp triển khai nên việc thiếu nguồn nhân lực là điều không thể tránh khỏi. 

Tìm kiếm giải pháp phù hợp

Mỗi doanh nghiệp, mỗi lĩnh vực sẽ có quy trình mua hàng khác nhau. Do vậy, để lựa chọn hệ thống E-Procurement phù hợp để chuyển đổi không phải là điều dễ dàng. Hệ thống mua hàng triển khai trong doanh nghiệp cần đảm bảo tương thích với quy trình mua hàng “cũ” để không ảnh hưởng đến quá trình vận hành của doanh nghiệp, tạo lợi thế tối ưu nhất.

Chi phí đầu tư

Chuyển đổi mua hàng giúp tối ưu chi phí đầu vào cho doanh nghiệp là ưu điểm không thể phủ nhận của giải pháp này. Tuy nhiên, để đầu từ triển khai hệ thống, doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản chi phí không hề nhỏ cho việc mua hệ thống và nguồn nhân lực triển khai. Do vậy trước khi muốn chuyển đổi, doanh nghiệp phải xem xét lại quy mô chuỗi cung ứng, cân nhắc việc triển khai có thật sự cần thiết và mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp không. 

Giải pháp mua hàng E-Procurement tốt nhất hiện nay

Thấu hiểu những khó khăn của doanh nghiệp trong việc chuyển đổi mua hàng, NextPro đã phát triển giải pháp E-Procurement. Hệ thống ra đời nhằm hỗ trợ cho các doanh nghiệp trong quá trình quản trị và vận hành mua hàng. Với những tính năng nổi bật được tích hợp, E-Procurement tin chắc sẽ là giải pháp mua hàng hiện đại tốt nhất cho các doanh nghiệp Việt đang có nhu cầu tối ưu chi phí đầu vào.

Tại sao nên triển khai E-Procurement của NextPro?

• Hệ thống có thể tùy chỉnh để tương thích với quy trình của từng doanh nghiệp, từng lĩnh vực.
• Giao diện thân thiện với người dùng Việt
• Tính hợp nhiều tính năng ưu việt như email thông báo tự động, thương lượng giá, phân tích và so sánh giá giữa các nhà cung cấp,…
• Thời gian triển khai nhanh chóng và cam kết triển khai đúng lộ trình.
• Được hỗ trợ triển khai bởi đội ngũ chuyên gia là người trong nghề mua hàng.
• Cam kết không phát sinh phụ phí trong quá trình triển khai hệ thống.

Hiện tại, NextPro đang có chương trình hỗ trợ doanh nghiệp Việt chuyển đổi số. Quý Khách hàng có nhu cầu chuyển đổi sẽ được chúng tôi hỗ trợ chi phí triển khai lên đến 10%. Liên hệ để trải nghiệm ngay nhé!

Bài viết liên quan:

Sự khác biệt giữa E-Commerce và E-Procurement

Khác biệt giữa E-Sourcing và E-Procurement

E-Procurement là gì? Khác nhau giữa Procurement và Purchasing

___________________________________________________________________________________________________________

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CUNG ỨNG QUỐC TẾ NEXTPRO 

• Hotline: 0903 799 826
• Địa chỉ: 57 Lê Thị Hồng Gấm, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TPHCM.
• Email: info@nextpro.io
• LinkedIn: NextPro Intelligent & Auction Platform