Quy trình từ mua hàng đến thanh toán là một phần trong kế hoạch sản xuất, đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển của Doanh nghiệp. Xây dựng quy trình từ mua hàng đến thanh toán hiệu quả sẽ giúp Doanh nghiệp tối ưu chi phí và tiết kiệm thời gian trong quá trình mua hàng.

Quy trình từ mua hàng đến thanh toán là gì?

Quy trình từ mua hàng đến thanh toán là các bước mà Doanh nghiệp cần thực hiện để hoàn thành một giao dịch. Các Doanh nghiệp cần trải qua quy trình này khi muốn mua bất cứ nguyên vật liệu nào. Quy trình mua hàng Doanh nghiệp thường yêu cầu các công việc như: tìm kiếm nguồn cung ứng hàng hóa, thực hiện đàm phán với nhà cung cấp, lập hóa đơn và thanh toán.

>>> Xem thêm: 5 Bước thiết lập quy trình mua hàng hiệu quả

Lợi ích của việc xây dựng quy trình từ mua hàng đến thanh toán 

Xây dựng quy trình mua hàng hiệu quả giúp Doanh nghiệp hạn chế các nguy cơ thất thoát và đảm bảo chất lượng hàng hóa khi nhập kho. Dưới đây là một vài lợi ích khi Doanh nghiệp áp dụng quy trình từ mua hàng đến thanh toán:

• Đảm bảo nguồn cung cấp cho hàng hóa, dịch vụ.
• Có quy trình mua hàng chuẩn giúp loại bỏ các giao dịch mua hàng không phù hợp.
• Tạo dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài với các nhà cung cấp uy tín.
• Tạo lập được quy trình mua hàng hiệu quả áp dụng xuyên suốt quá trình thu mua nguyên vật liệu phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của Doanh nghiệp.
• Góp phần hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc kiểm toán, theo dõi đơn hàng một cách chính xác.
• Có một quy trình chuẩn giúp Doanh nghiệp quản trị mua hàng hiệu quả, từ đó tối ưu chi phí và tiết kiệm thời gian hơn.

8 Bước trong quy trình từ mua hàng đến thanh toán 

Nhu cầu mua hàng của Doanh nghiệp thường xuất phát từ các phòng ban hoặc phát sinh trong quá trình xây dựng kế hoạch tổng và kế hoạch sản xuất. Sau khi nhu cầu được xác định thì hoạt động mua hàng được tiến hành, một quy trình từ mua hàng đến thanh toán được thực hiện theo các bước sau đây.

Xác định yêu cầu 

Bước đầu tiên trong quy trình mua hàng là Doanh nghiệp cần xác định hàng hóa hoặc dịch vụ cần mua. Bộ phận mua hàng sẽ tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các phòng ban khi có nhu cầu để tiến hành mua các nguyên vật liệu, dụng cụ… phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của Doanh nghiệp. Cần lưu ý rằng, các yêu cầu mua hàng chỉ được thực hiện khi đã được phê duyệt bởi người chịu trách nhiệm phê duyệt.

Khởi tạo yêu cầu báo giá

Sau khi yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt, bộ phận mua hàng có trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp cho các nguyên vật liệu cần mua. Bộ phận mua hàng sẽ khởi tạo yêu cầu báo giá dựa trên các yêu cầu mua hàng và gửi đến cho các nhà cung cấp hiện có hoặc nhà cung cấp mới tùy theo đề xuất của bộ phận gửi yêu cầu.

Phê duyệt báo giá

Sau khi nhận được báo giá từ các nhà cung cấp, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp có khả năng đáp ứng các tiêu chí đề ra một cách tốt nhất để đề xuất lên ban lãnh đạo. Ban lãnh đạo sẽ căn cứ vào thông tin so sánh báo giá từ các nhà cung cấp với điều kiện mua hàng để tiến hành phê duyệt.

Mua hàng 

Khi Doanh nghiệp đã chọn được nhà cung cấp phù hợp, nhân viên mua hàng sẽ tiến hành lập hợp đồng mua hàng. Hợp đồng sẽ được gửi đến nhà cung cấp và thực hiện việc ký kết với các nội dung đã được thống nhất giữa hai bên. Sau khi hợp đồng được ký kết, nhân viên mua hàng có trách nhiệm theo dõi các nghiệp vụ thanh toán, tình hình giao nhận hàng hóa và tiến hành nhập kho.

Nhận hàng và nhập kho

Phòng mua hàng sẽ lập đề nghị nhận hàng và kiểm hàng đến các phòng ban có liên quan để tiện theo dõi. Đây là bước quan trọng trong quy trình mua hàng, đảm bảo cho khâu nhận hàng được diễn ra đúng dự kiến cũng như phòng ngừa các rủi ro phát sinh tại thời điểm nhận hàng. 

Khi hàng hóa được chuyển đến kho, bộ phận kho hàng sẽ tiến hành kiểm định hàng hóa nhằm đảm bảo hàng hóa được nhập đủ số lượng, thông số kỹ thuật… đã đề ra. Nếu phát hiện hàng hóa không đạt tiêu chuẩn thì bộ phận kho cần phản hồi ngay với phòng mua hàng để có thể đổi, trả hàng hóa với nhà cung cấp.

Đánh giá nhà cung cấp

Việc đánh giá nhà cung cấp sẽ giúp Doanh nghiệp nhìn nhận được các yếu tố như nhà cung cấp đã thực hiện đúng các cam kết đã thỏa thuận về hàng hóa, dịch vụ hay chưa, chất lượng hàng hóa, dịch vụ có đảm bảo các tiêu chí đã đề ra… Việc đánh giá kịp thời có thể giúp Doanh nghiệp phòng tránh các rủi ro không mong muốn.

Phê duyệt hóa đơn

Phòng mua hàng sẽ tạo hồ sơ thanh toán dựa trên các điều khoản đã được ký kết trong hợp đồng và gửi đến bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán sẽ tiếp nhận và xác định tính hợp lệ của hồ sơ trước khi tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp. Trường hợp hồ sơ không hợp lệ thì phòng mua hàng có trách nhiệm chỉnh sửa lại.

Thanh toán cho nhà cung cấp

Trên cơ sở hợp đồng đã ký kết, nhà cung cấp sẽ tiến hành giao hàng hóa, dịch vụ trong khung thời gian và địa điểm đã thỏa thuận. Doanh nghiệp có trách nhiệm kiểm tra, nghiệm thu hàng hóa, dịch vụ, nếu không có vấn đề thì tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp.

Quản trị quy trình từ mua hàng đến thanh toán hiệu quả với giải pháp E-Procurement

Xây dựng quy trình từ mua hàng đến thanh toán hiệu quả sẽ giúp Doanh nghiệp tối ưu chi phí và tiết kiệm thời gian trong khâu mua hàng. Nắm bắt được điều đó, NextPro đã tạo ra E-Procurement, giải pháp mua hàng hiệu quả được tích hợp các tính năng nổi bật như:

• Tối ưu hóa quy trình mua hàng, rút ngắn thời gian làm việc, tạo điều kiện cho bộ phận thu mua làm việc và trao đổi với các bên liên quan dễ dàng hơn.
• Quản lý và làm việc với nhà cung cấp nhanh chóng thông qua Suppliers Database.
• Hạn chế các rủi ro trong quá trình làm việc với nhà cung cấp, giảm thiểu tình trạng thiếu minh bạch trong quá trình mua hàng, ảnh hưởng đến chi phí và chất lượng đầu vào của Doanh nghiệp.
• Với tính năng so sánh và chọn lựa nhà cung cấp có mức giá tốt nhất cho từng đơn hàng sẽ giúp Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, các báo cáo phân tích, thống kê sẽ hỗ trợ cho nhân viên thu mua trong việc lập kế hoạch mua hàng hiệu quả.

Nếu Quý Doanh nghiệp có nhu cầu và mong muốn trải nghiệm hệ thống, vui lòng liên hệ với NextPro để được hỗ trợ.

Bài viết liên quan:

Điểm khác biệt giữa Sole Sourcing và Single Sourcing

Chiến lược phát triển nhà cung cấp cho Doanh nghiệp

_________________________________________________________________________________________________________

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CUNG ỨNG QUỐC TẾ NEXTPRO 

• Hotline: 0903 799 826
• Địa chỉ: 57 Lê Thị Hồng Gấm, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TPHCM.
• Email: info@nextpro.io
• LinkedIn: NextPro Intelligent Procurement & Auction System.