3 Nguyên tắc thu mua hiệu quả nhân viên mua hàng cần biết

Nhân viên mua hàng có trách nhiệm đảm bảo nguồn cung cấp đầu vào, tìm kiếm nguồn cung mới, kiểm soát các thông số kỹ thuật và chất lượng cụ thể của từng mặt hàng được mua. Ngoài ra, họ còn có nhiệm vụ đảm bảo hàng hóa được giao kịp thời cũng như giải quyết toàn bộ sự cố phát sinh liên quan đến nguồn cung hàng hóa. Do đó, việc thu mua sao cho hiệu quả là việc mà họ đặc biệt quan tâm. Dưới đây là 3 nguyên tắc thu mua hiệu quả dành cho nhân viên mua hàng.

Nguyên tắc thu mua 1: Mua hàng của nhiều nhà cung cấp

Nguyên tắc thu mua

Nhằm phân tán những rủi ro trong hoạt động mua hàng, doanh nghiệp cần thiết lập một danh sách các nhà cung cấp để có nhiều sự lựa chọn. Tránh việc chỉ chọn một nhà cung cấp duy nhất vì khi xảy ra những rủi ro như: nhân viên đình công, thiếu nguồn nguyên vật liệu, thiên tai, gặp sự cố trong quá trình vận chuyển hoặc sự bất tín của nhà cung cấp… thì chính Doanh nghiệp mua hàng sẽ bị ảnh hưởng. Đây được hiểu là nguyên tắc thu mua “không bỏ tiền vào một túi”.

Bên cạnh đó, việc lựa chọn mua hàng từ nhiều nhà cung cấp sẽ tạo nên sự cạnh tranh giữa họ. Khi đó, các nhà cung cấp có thể đưa ra những ưu đãi hấp dẫn về mức giá, thời gian giao nhận hàng hóa hoặc thanh toán… để tạo lợi thế nhằm thu hút người mua. Ngược lại, khi chỉ có một nhà cung cấp độc quyền thì họ sẽ ép giá và áp đặt điều kiện mua hàng cho Doanh nghiệp.

Tuy nhiên, trong nhiều nhà cung cấp, Doanh nghiệp cần phải chọn ra một nhà cung cấp chính để thiết lập mối quan hệ hợp tác lâu dài dựa trên sự giúp đỡ và tin tưởng lẫn nhau. Nhà cung cấp chính là đơn vị uy tín, có sản phẩm chất lượng và thường xuyên hợp tác cung cấp hàng hóa cho Doanh nghiệp.

Khi đó, Doanh nghiệp có thể nhận được nhiều ưu đãi hơn, thậm chí nhà cung cấp chính có thể hỗ trợ Doanh nghiệp khi khó khăn: ưu tiên mua hàng khi hàng hóa khan hiếm, kéo dài thời gian trả tiền hàng… Đổi lại, Doanh nghiệp cũng cần hỗ trợ khi nhà cung cấp gặp khó khăn. Đây là một nguyên tắc thu mua quan trọng mà các Doanh nghiệp cần lưu ý.

>> Xem thêm: 6 rủi ro trong mua hàng thường mắc phải

Nguyên tắc thu mua 2: Luôn giữ thế chủ động tr­ước các nhà cung cấp

Nguyên tắc thu mua

Đối với nguyên tắc thu mua này, việc thu mua có thể được ví như một bài toán khó với nhiều điều kiện ràng buộc khác nhau. Trong quá trình đàm phán mua hàng giữa Doanh nghiệp và nhà cung cấp, chắc chắn sẽ phát sinh những điều kiện không thể nhân nhượng và những điều kiện có thể nhân nhượng. Nếu không có sự chuẩn bị, quyền chủ động của Doanh nghiệp sẽ mất dần khi bị hấp dẫn bởi những yếu tố giá cả, điều kiện vận chuyển, thanh toán, dịch vụ sau bán… mà quên đi những điều kiện về chất lượng hàng hóa.

Do đó, để không bị dẫn dắt bởi nhà cung cấp và nắm thế chủ động, mọi thỏa thuận, điều kiện ràng buộc giữa hai bên cần phải được quy định cụ thể trong hợp đồng mua bán.

Nguyên tắc thu mua 3: Đảm bảo “sự hợp lý ” trong tương quan quyền lợi giữa Doanh nghiệp với nhà cung cấp

Nguyên tắc thu mua

Trong nguyên tắc thu mua, nếu Doanh nghiệp chấp nhận những điều kiện bất lợi, sẽ có nguy cơ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất hàng hóa, chất lượng của sản phẩm, dẫn đến suy giảm lợi nhuận trong kinh doanh. Ngược lại, nếu Doanh nghiệp cố tình o ép nhà cung cấp nhằm đạt được lợi ích riêng mình mà không quan tâm đến lợi ích của họ thì rất khó để xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài.

Do đó, việc đảm bảo tính hợp lý trong tương quan quyền lợi giữa Doanh nghiệp và nhà cung cấp là điều kiện cơ bản cho mối quan hệ hợp tác lâu dài giữa hai bên. Từ đó tạo được sự tín nhiệm, giúp Doanh nghiệp có nguồn cung ổn định và có thể thực hiện mọi hoạt động một cách hiệu quả.

Quản lý thu mua hiệu quả với giải pháp E-Procurement 

Nguyên tắc thu mua

Thu mua là một trong những hoạt động quan trọng nhất của Doanh nghiệp, giúp ổn định nguồn nguyên liệu đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Để hoạt động thu mua diễn ra hiệu quả, Doanh nghiệp cần có giải pháp quản lý mua hàng cũng như nguyên tắc thu mua phù hợp. Do đó, NextPro đã tạo ra E-Procurement, giải pháp chuyển đổi mua hàng thời đại số, được tích hợp các tính năng nổi bật giúp Doanh nghiệp có thể quản lý thu mua hiệu quả.

• Hệ thống được tích hợp 6 loại mua hàng bào gồm đơn hàng nhỏ, hợp đồng nguyên tắc, đơn gọi hàng, mua hàng khẩn cấp và mua hàng thông thường.
• Yêu cầu mua hàng sẽ được hệ thống tự động gửi đến các cấp ủy quyền để phê duyệt.
• Hệ thống sẽ tự động khấu trừ chi phí chênh lệch của các yêu cầu mua hàng đã được duyệt.
• Hệ thống được tích hợp tính năng tổng hợp và so sánh giá, giúp nhân viên mua hàng dễ dàng phân tích và chọn lựa nhà cung cấp.
• Ngoài ra, hệ thống còn có tính năng thương lượng tự động và đấu thầu trực tuyến nhằm hỗ trợ nhân viên mua hàng có thể thỏa thuận với nhà cung cấp và đưa ra mức giá tốt nhất.

Quý Doanh nghiệp có mong muốn trải nghiệm hệ thống, vui lòng liên hệ với NextPro để được hỗ trợ.

Bài viết liên quan:

10 Lời khuyên trong đàm phán Nhà cung cấp

Lựa chọn nhà kho lưu trữ khi thu mua nguyên liệu thô

Trách nhiệm của Nhân viên thu mua vật tư xây dựng

Thiết lập kế hoạch mua hàng hiệu quả với chỉ 5 bước

_________________________________________________________________________________________________________

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CUNG ỨNG QUỐC TẾ NEXTPRO 

• Hotline: 0903 799 826
• Địa chỉ: 57 Lê Thị Hồng Gấm, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TPHCM.
• Email: info@nextpro.io
• LinkedIn: NextPro Intelligent Procurement & Auction Platform