Quản lý danh mục mua hàng với E-Procurement

Quản lý danh mục mua hàng được xem là phương pháp tổ chức thu mua chiến lược thiết yếu. Phương pháp này có vai trò quan trọng, góp phần thúc đẩy chiến lược tìm nguồn cung ứng trong Doanh nghiệp hiện nay.

Quản lý danh mục mua hàng là gì?

Quản lý danh mục mua hàng với E-Procurement

Quản lý danh mục mua hàng là việc phân chia hàng hóa và dịch vụ thành các nhóm sản phẩm/dịch vụ riêng biệt theo chức năng. Đây là một phương pháp thúc đẩy chiến lược tìm nguồn cung ứng trong Doanh nghiệp. Với phương pháp này, Nhà quản trị có thể kiểm tra toàn bộ chi tiêu của từng danh mục, cách Doanh nghiệp sử dụng hàng hóa/dịch vụ trong từng danh mục, thị trường và nhà cung cấp. 

Việc áp dụng quản lý danh mục trong hoạt động mua hàng của Doanh nghiệp giúp giảm chi phí mua hàng đáng kể, giảm rủi ro trong chuỗi cung ứng, góp phần tăng giá trị tổng thể từ cơ sở cung ứng và tiếp cận với nhiều nhà cung cấp tiềm năng. Nếu Doanh nghiệp áp dụng hiệu quả phương pháp này, nó có thể đem lại kết quả tốt hơn cả các cuộc đàm phán mua hàng dựa trên các giao dịch truyền thống.

Thực trạng quản lý danh mục mua hàng trong Doanh nghiệp hiện nay

Quản lý danh mục mua hàng với E-Procurement

Nhu cầu đầu vào cao đòi hỏi các Doanh nghiệp sẽ phải làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau. Thông thường, khi quản lý các danh mục hàng hóa, nhân viên mua hàng sẽ sử dụng cách “thủ công”, đặt nặng về giấy tờ hoặc hiện đại hơn có thể là các file trên excel để phân loại đánh giá. Tuy nhiên, phương pháp này không hiệu quả và gây nhiều bất cập trong công tác quản lý và vận hành mua hàng. 

Nhiều Doanh nghiệp áp dụng phương pháp quản lý danh mục mua hàng “thủ công” đang gặp phải tình trạng như 

• Các file riêng lẻ, dữ liệu không được đồng bộ hóa, không có khả năng liên kết dữ liệu với các nhân viên khác dẫn đến tình trạng thất lạc dữ liệu, bàn giao sai sót.
• Khi người phụ trách cập nhật thông tin dễ xảy ra vấn đề trùng lặp gây khó khăn trong việc lọc thông tin hàng hóa.
• Việc quản lý nhiều danh mục và nhà cung cấp khác nhau nên khi muốn tìm kiếm dữ liệu về một nhà cung cấp nào đó, nhân viên mua hàng phải trao đổi với nhiều bộ phần, ký xác nhận,… làm mất thời gian và giảm hiệu suất công việc. 

Quản lý danh mục mua hàng với  E-Procurement:

Giải pháp E-Procurement là gì?

E-Procurement là giải pháp mua hàng được hệ thống hóa từ quy trình mua hàng truyền thống. Giải pháp này như là “cầu nối” giữa bộ phận mua hàng với phòng ban khác nhau trong Doanh nghiệp và nhà cung cấp. Người mua hàng có thể căn cứ vào dữ liệu của đơn hàng, nhà cung cấp lưu trữ trên hệ thống để theo dõi tiến độ công việc cũng như đưa ra những kế hoạch mua hàng tốt nhất cho Doanh nghiệp. Đồng thời, Nhà quản trị có thể dễ dàng kiểm soát và vận hành việc mua hàng của tổ chức một cách hiệu quả.

>>>Top 3 phần mềm E-Procurement tốt nhất hiện nay— Click ngay! 

Quản lý danh mục mua hàng với E-Procurement

Lợi ích của việc quản lý danh mục mua hàng với E-Procuremet

Việc quản lý mua hàng theo phương pháp truyền thống ẩn chứa nhiều khó khăn và rủi ro cho cả nhân viên mua hàng và Doanh nghiệp. Do vậy, khi áp dụng quản lý danh mục mua hàng với E-Procurement có thể đem đến những lợi ích vượt trội cho Doanh nghiệp như: 

• Tối ưu quy trình mua hàng: Thay vì thực hiện theo các bước trong quy trình truyền thống, nhân viên mua hàng chỉ cần thao tác trên hệ thống để xử lý các yêu cầu và đơn hàng nhanh chóng. 
• Tối ưu trao đổi thông tin giữa các bên liên quan: Hệ thống E-Procurement tích hợp cổng thông tin trao đổi giữa các bên liên quan trong và ngoài Doanh nghiệp bao gồm các phòng ban, ban lãnh đạo, phòng thu mua và nhà cung cấp. 
• Quản lý nhà cung cấp dễ dàng: Thay vì phải tốn thời gian trao đổi trực tiếp với nhà cung cấp, với E-Procurement người mua và nhà cung cấp có thể thương lượng trực tiếp trên hệ thống thông qua các tình năng thương lượng tự động, đấu thầu trực tuyến. 
• Hạn chế các vấn đề pháp chế: Việc triển khai hệ thống mua hàng E-Procurement sẽ giúp hạn chế vấn đề liên quan đến hối lộ, “cửa sau”. Ngoài ra, mọi dữ liệu đều được hệ thống ghi nhận và biểu thị một cách công khai nên sẽ hạn chế các vấn đề không minh bạch, rõ ràng.
• Tiết kiệm chi phí hiệu quả: Các báo cáo phân tích được biểu thị trực quan giúp cho nhân viên mua hàng đưa ra kế hoạch mua hàng phù hợp cho Doanh nghiệp. Do vậy, hệ thống sẽ giúp Doanh nghiệp tối ưu chi phí đầu vào hiệu quả. 

Qúy Doanh nghiệp quan tâm về hệ thống E-Procurement, vui lòng liên hệ với NextPro để được hỗ trợ và tư vấn ngay! 

Bài viết liên quan:

Ứng dụng E-Procurement để quản lý phòng mua hàng hiệu quả

Vai trò của E-Procurement trong quản lý Chuỗi cung ứng

Khám phá các chức năng chính nổi bật bên trong hệ thống E-Procurement của NextPro

Tối ưu quản lý mua hàng doanh nghiệp với giải pháp E-Procurement tốt nhất

_________________________________________________________________________________________________________

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CUNG ỨNG QUỐC TẾ NEXTPRO 

• Hotline: 0903 799 826
• Địa chỉ: 57 Lê Thị Hồng Gấm, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TPHCM.
• Email: info@nextpro.io
• LinkedIn: NextPro Intelligent Procurement & Auction Platform